אם אתה זקוק למערכת שתסייע בניהול המסמכים שלך בצוות שלך, אך התקציב שלך דחוס, הגרסה החינמית של Zoho Docs מערכת ניהול מסמכים (DMS) היא אפשרות מוצקה. גרסה זו תומכת בצוותים המונים עד 25 משתמשים, מקצה נפח אחסון בענן בנפח של 5 ג'יגה בייט למשתמש, ומציגה אבטחה ותאימות חזקים. זה הבחירה שלנו בתוכנות / מערכות ניהול המסמכים החינמיות הטובות ביותר לעסקים קטנים 2018.
כאשר סקרנו DMS לעסקים קטנים, גילינו שמעטים מאוד מציעים גרסה חינמית של התוכנה שלהם. אלה שמצאנו לרוב מותרים רק לחשבון משתמש יחיד. בדקנו גם תוכנות קוד פתוח חינמיות, אך מצאנו כי השימוש בזה מחייב אנשי IT בעלי הבנה נרחבת במערכת. ל- Zoho Docs יש ממשק משתמש ידידותי, פורומים מקוונים לתמיכה ורבים מהתכונות של שירותים בתשלום שבדקנו.
התכונות המוצעות בגרסה החינמית של Zoho Docs כוללות:
סנכרון שולחן עבודה
1GB מגבלת העלאת קבצים
בקרת מנהל
שילוב דרופבוקס
סוויטת משרד Zoho
SSL
גרסאות גרסאות (עד 25 גרסאות)
שיתוף פעולה קבצי מאובטח
אימות דו-גורמי
איפה מיס רוטשטיין עכשיו
אפליקציה לנייד
צ'אט בתוך האפליקציה
הודעת אימייל
כמובן שבגרסה החינמית אין את כל הפיצ'רים שמשתמשי Zoho Docs בתשלום מקבלים, כגון מסלול ביקורת, גרסת קבצים ללא הגבלה, קישורי הגנת סיסמה / תפוגה, שחזור בלתי מוגבל, העברת בעלות על קבצים ועוד. זה צפוי ומשתמש בחינם יכול לשדרג לשירות בתשלום ככל שצרכיו יגדלו.
ביקורות הלקוחות, כולל אלה שהגיבו על הגרסה החינמית, היו בסך הכל חיוביות מאוד. הפלטפורמה זכתה בפרס חוויית המשתמש הגדולה של FinancesOnline.com בשנת 2017 ודורג במקום ה -11 בקטגוריית שיתוף הקבצים וניהול המסמכים.
ל- Zoho Docs, כמו ל- Google Docs, יש פורמט משלה לקבצים. חלק מהמשתמשים העירו כי עבודה עם מסמכי Word במערכת זו היא קצת יותר מאתגרת ממה שהיו רוצים. עם זאת, ברגע שקובץ מומר ל- Zoho Doc נראה שזה קל לעריכה ולשיתוף פעולה. מה גם שהפונקציונליות והמראה של מרבית התכונות של ממשק המשתמש יהיו מוכרים. לדוגמה, ארגון קבצים משתמש במבנה ארון הקבצים המסורתי. וכמו מערכות ניהול מסמכים רבות, פונקציונליות חיפוש מילות מפתח בטקסט מלא מאפשרת למשתמש למצוא מסמך גם אם אינו זוכר את מיקומו או כותרתו.
אתגר אחד בגרסה החינמית עשוי להיות קבלת תמיכה כשתזדקק לה. תמיכה טלפונית זמינה רק ללקוחות משלמים. משתמשים שאינם משלמים יכולים להגיש כרטיס תמיכה ולגשת לפורומים ישירות מהאפליקציה כדי לשוחח עם משתמשים אחרים שעשויים לעזור בבעיות בצילום. תוכל גם לגשת למדריך למשתמש, לשאלות נפוצות, לסמינרי אינטרנט ולבלוג בקטע המשאבים באתר.
בסך הכל, Zoho Docs כוללת מערכת תכונות מוצקה לניהול, אחסון ושיתוף פעולה במסמכים בצוותים קטנים. חברות בעלות תקציב הדוק או שרוצות להתחיל עם שירות בחינם ואז לשדרג ככל שהצרכים גדלים, יכולות לשקול את הגרסה החינמית של Zoho Docs.
כדי ללמוד על הבחירות שלנו את מערכת ה- DMS הטובה ביותר בקטגוריות אחרות, קרא ' התוכנה / מערכות הטובות ביותר לניהול מסמכים לעסקים קטנים 2018 . '
גילוי עריכה: Inc כותב על מוצרים ושירותים במאמר זה ובמאמרים אחרים. מאמרים אלה אינם תלויים בעריכה - כלומר עורכי וכתבים חוקרים וכותבים אודות מוצרים אלה ללא השפעה של כל מחלקות שיווק ומכירות. במילים אחרות, אף אחד לא אומר לעיתונאים או לעורכינו מה לכתוב או לכלול במאמר מידע חיובי או שלילי מסוים על מוצרים או שירותים אלה. תוכן המאמר נתון לחלוטין לשיקול דעתו של הכתב והעורך. עם זאת תבחין כי לעיתים אנו כוללים קישורים למוצרים ושירותים במאמרים. כאשר הקוראים לוחצים על קישורים אלה וקונים מוצרים או שירותים אלה, Inc עשוי לקבל פיצוי. מודל פרסום מבוסס מסחר אלקטרוני זה - כמו כל מודעה אחרת בדפי המאמר שלנו - אינו משפיע על כיסוי העריכה שלנו. כתבים ועורכים לא מוסיפים קישורים אלה, והם גם לא ינהלו אותם. מודעות אלה, כמו אחרות שאתה רואה ב- Inc, תומכות בעיתונות העצמאית שתמצא באתר זה.
הערת העורך: מחפש מערכות לניהול מסמכים עבור החברה שלך? אם אתה מעוניין במידע שיעזור לך לבחור את המתאים לך, השתמש בשאלון שלמטה כדי שהשותף שלנו, BuyerZone, יספק לך מידע בחינם:
גילוי עריכה: Inc כותב על מוצרים ושירותים במאמר זה ובמאמרים אחרים. מאמרים אלה אינם תלויים בעריכה - כלומר עורכי וכתבים חוקרים וכותבים על מוצרים אלה ללא כל השפעה של מחלקות שיווק ומכירות כלשהן. במילים אחרות, אף אחד לא אומר לעיתונאים או לעורכינו מה לכתוב או לכלול במאמר מידע חיובי או שלילי מסוים על מוצרים או שירותים אלה. תוכן המאמר נתון לחלוטין לשיקול דעתו של הכתב והעורך. עם זאת תבחין כי לעיתים אנו כוללים קישורים למוצרים ושירותים אלה במאמרים. כאשר הקוראים לוחצים על קישורים אלה וקונים מוצרים או שירותים אלה, Inc עשוי לקבל פיצוי. מודל פרסום מבוסס מסחר אלקטרוני זה - כמו כל מודעה אחרת בדפי המאמר שלנו - אינו משפיע על כיסוי העריכה שלנו. כתבים ועורכים לא מוסיפים קישורים אלה, והם גם לא ינהלו אותם. מודל פרסום זה, כמו אחרים שאתה רואה ב- Inc, תומך בעיתונות העצמאית שאתה מוצא באתר זה.
