עיקרי פעולות התוכנה / מערכות הטובות ביותר לניהול מסמכים לעסקים קטנים - 2021

התוכנה / מערכות הטובות ביותר לניהול מסמכים לעסקים קטנים - 2021

ההורוסקופ שלך למחר

ישנן סיבות רבות לעסקים לנהל קבצים אלקטרוניים ולספר את המסמכים שלהם. יצירת מבנה לארגון ושיתוף מידע היא יתרון אחד; כמו גם צמצום נייר, יצירת שבילי ביקורת, הבטחת תאימות לתקנות, והקלת שיתוף פעולה פנימי וחיצוני. מערכות ניהול מסמכים (DMS) מסייעות לחברות לספר, לאחסן, לנהל ולעקוב אחר מסמכים, אובייקטים נתונים ותמונות באופן אלקטרוני. בין אם מכונים מערכות, תוכנה או פתרונות, הצעות DMS מגיעות עם מגוון תכונות ותווי מחיר. מצאנו כמה מהטובים ביותר בקטגוריות שיעזרו לך למיין מה יכול להיות מגוון מבלבל של אפשרויות.

בסקירתנו מצאנו רוחב של הצעות. מערכות מסוימות מתמקדות באפשרות אחסון, חיפוש, אבטחה וכוללות כמה פונקציות לתיקון ושיתוף מסמכים. אחרים חורגים מעבר ל- DMS ומספקים שפע של פעמונים ושריקות (ותוספים) לספקטרום של יכולות כגון יצירת זרימת עבודה, ניהול משימות, שיתוף פעולה, כללים אוטומטיים ועוד.

בהתחשב בשפע האפשרויות, קביעת המערכת הנכונה יכולה להיות מרתיעה. שוחחנו עם ג'ניפר פאנקוב, מנהלת, לקוח הצלחה, SHI International Corp, שעזרה לפשט אותה: 'מתוך החלטה עסקית שאל את עצמך' מה זה משיג לי שעוזר להעצים את העסק שלי או למלא צורך קריטי? ' זה מה שאנחנו עוזרים ללקוחות להסתכל ולמפות פיתרון. במקום לחשוב 'אני צריך DMS', שאל: 'מה אני צריך לעשות?' ואז צמצם את הבחירה שלך לאיזה פיתרון עושה את זה, ואילו חלקים היא עושה. '

מידות קורטני ת'ורן-סמית'

שאלה נוספת שיש לקחת בחשבון היא: היכן אני רוצה לשמור את הקבצים שלי? ישנם שלושה סוגים של DMS: ענן, מקומי והיברידי.

ענן: באמצעות שירות זה המסמכים שלך נמצאים בענן של הספק - מוכנים לגישה סלולרית בכל זמן ובכל מקום שיש לך אינטרנט. האחסון יכול להיות מוגבל על ידי החוזה שלך (אם כי רוב השירותים מציעים מגוון רמות אחסון ותמחור נלווה), אך לרוב זו אפשרות זולה הכוללת ניהול מערכת ועדכונים, וקבצים מגובים לענן.

במתחם: אפשרות זו מאפשרת התאמה אישית רבה יותר כאשר ה- DMS יושב על השרת שלך, ואינך מוגבל לאחסון ברמת החוזה. אך העלות הקדמית עשויה להיות מאיימת, תחזוקת ה- IT עשויה להיות נוספת, ותצטרך ליישם פרוטוקול גיבוי במקרה שהשרת שלך יירד.

היברידי: משולב זה של מקום מקומי וענן יכול לאפשר לך גמישות להשתמש בענן עבור סוגי מסמכים מסוימים, תוך הימנעות מהעברת תוכן מדור קודם שאינך זקוק לגישה ניידת אליו.

כאשר בוחנים אפשרויות DMS גורמים עיקריים שיש לקחת בחשבון הם:

בִּטָחוֹן: היבט אחד הוא היכולת שלך לשלוט בגישה ולהגדיר הרשאות למסמכים וקבצים בתוך המערכת. חשוב להעריך כיצד קבצים אלה משותפים בצורה מאובטחת באופן פנימי וחיצוני. היבט נוסף הוא רמת האבטחה המגנה על הנתונים שלך במקום בו הם מאוחסנים. אם אתה בוחן פתרון ענן, ודא כי אבטחת הספק עבור מרכזי הנתונים שלהם מספיקה כדי להגן על הנתונים שלך ותואמת את כל התקנות בענף שלך.

סריקה: אם אתה טובע בנייר, מצא מערכת המאפשרת סריקת כמויות מסיביות של מסמכים עם מאפיינים עבור שמות ותיוק אוטומטיים. תכונה פוטנציאלית אחת, זיהוי תווים אופטי (OCR), הופכת מסמכים סרוקים לקבצים הניתנים לעריכה וניתנים לחיפוש.

לחפש: זה חכם לוודא שלא משנה איך המערכת מארגנת את הקבצים שלך, יכולות החיפוש מאפשרות חיפוש מילות מפתח בטקסט מלא בתוך קבצים (לא רק לפי כותרת).

גישה, עריכה, צג: כמה נרחב הצרכים של העסק שלך ליצירה, גישה ושינוי מסמכים? בעת בדיקת DMS, עיין ב:

  • הגדרת / הרשאת גישה למסמכים וקבצים, למשל, מוקצים תפקידים, האם הגישה מוגדרת על ידי מסמך, תיקיה או שניהם, האם אתה יכול להגדיר הרשאות על ידי יחידים ועל ידי קבוצות?
  • שיתוף / עריכת קבצים, כלומר האם יש צ'ק אין / אאוט, האם מספר משתמשים יכולים לערוך בו זמנית?
  • ניטור ומעקב, למשל, האם אתה יכול לראות מי צפה במסמך, האם אתה מקבל יומן פעילות / ביקורת, האם אתה יכול להגדיר התראות?
  • בקרת גרסאות, כלומר האם אתה יכול לראות את היסטוריית הגרסאות, כיצד המערכת מבטיחה שעובדים על הגרסה העדכנית ביותר, האם תוכל לגשת לגרסאות קודמות?
  • יצירה, הרכבה וארכיון, כלומר אילו תכונות קיימות למשך חיי המסמך מיצירה ועד ארכיון?

שיתוף פעולה: כמה שיתוף פעולה פנימי וחיצוני אתה צריך כדי להעצים? אמנם בקרת גרסאות, עריכה וחתימה אלקטרונית עשויות להיות תכונות DMS די סטנדרטיות, אך מערכות מסוימות כוללות זרימות עבודה, עריכה משותפת, ניהול משימות, התראות, העברת הודעות ועוד.

ידידותיות למשתמש: אתה רוצה אימוץ מערכת קרוב ל 100% ככל שתוכל לקבל. ודא שהכלים והממשק ידידותיים למשתמש ואינטואיטיביים, כך שהצוות שלך יכול להשתמש בו בקלות.

ניידות: אם הגישה לנייד היא בראש סדר העדיפויות, מצא מערכת שתואמת לכל המכשירים. שקול אפליקציה שיש לה אפליקציה שמשכפלת את חוויית שולחן העבודה.

שילוב: יש מגוון רחב של יכולות אינטגרציה בין הצעות DMS שבדקנו. דע אילו מערכות תזדקק ל- DMS שלך כדי להשתלב בהן. לדוגמא, הרצון שלך להימנע מהצורך להעביר קבצים מאחסון ענן קיים, למשל, Drobox, Microsoft Cloud, Google Drive וכו ', או הצורך שלך להתחבר ל- CRM, מערכת ניהול התוכן שלך או תוכנת הנהלת חשבונות עשויים להניע את החלטת הספק שלך. .

תמיכה: כמו בכל שירות ספקים, ודא שאתה מבין כיצד ניתן תמיכה. לרוב הספקים שבדקנו היו מספר אפשרויות תמיכה, כולל דוא'ל, צ'אט מקוון וטלפון - אם כי לפעמים היו שעות מוגבלות. חלקם מציעים תמיכה רק באמצעות מערכת כרטיסים. בחר אחד שמתאים לרמה ולסוג התמיכה שתזדקק לה.

מחיר: מחיר DMS משתנה לפי הספק והשירות. כפי שצוין קודם לכן, ל- DMS המקומי יש עלות קדמית משמעותית. עם זאת, בשירותי ענן ככל הנראה תשלם תשלום חודשי או שנתי הנקבע על בסיס משתמש / חודש או קיבולת אחסון, ותכונות נוספות עשויות להוסיף לעלויות. לכן, שקול את העלויות השוטפות שלך ואת כל העלייה שתתרחש אם הצרכים שלך יגדלו.

הערת העורך: מחפש תוכנה לניהול מסמכים עבור החברה שלך? אם אתה מעוניין במידע שיעזור לך לבחור את המתאים לך, השתמש בשאלון שלמטה כדי שהשותף שלנו, BuyerZone, יספק לך מידע בחינם:

בחיפושנו אחר ה- DMS 'הטוב מ-' מצאנו מועמדים מוסמכים בכמה קטגוריות:

הזוכה הכללי, התוכנה / מערכות ניהול המסמכים הטובות ביותר לעסקים קטנים: eFileCabinet

eFileCabinet זוכה בהצבעה שלנו כזוכה הטוב ביותר בסך הכל בתוכנות / מערכות ניהול מסמכים לעסקים קטנים 2018. DMS הוא אך ורק מה ש- eFileCabinet עושה. זוהי הצעה חזקה המקדמת את קלות השימוש בה, גישה ניידת, חיפוש מתקדם 'לעולם לא מאבד דבר' ורמות אבטחה גבוהות.

יתרונות: יש מגוון רחב של תכונות DMS עם תכונות חדשות שנוספו, כגון זרימת עבודה (זמינה כעת בגרסת בטא). אבטחה ותאימות הם תחומי מיקוד.

חסרונות: תמיכת הלקוחות, בזמן שהיא מהירה להגיב באמצעות טלפון, דוא'ל או צ'אט, זמינה רק בשעות העבודה. כמו כן, זו לא אפשרות ה- DMS הזולה ביותר; אבל גם לא הכי יקר.

ראה את הסקירה המלאה של eFileCabinet.

התוכנה / מערכות הניהול הטובות ביותר לניהול מסמכים לעסקים קטנים: Zoho Docs

בעוד שספקי DMS רבים מציעים גרסאות בחינם, גרסאות בחינם הן נדירות. אלה שמצאנו לרוב מותרים רק לחשבון משתמש יחיד. מציע 5GB של נפח אחסון / משתמש לעד 25 חברי צוות בחינם, הרוויח את Zoho Docs כהכרה שלנו כתוכנה הטובה ביותר לניהול מסמכים לעסקים קטנים 2018.

יתרונות: Zoho Docs מציג אבטחה ותאימות חזקים, כולל ממשק משתמש ידידותי, פורומים מקוונים לתמיכה ורבים מהתכונות של שירותים בתשלום שבדקנו.

חסרונות: ל- Zoho Docs, כמו ל- Google Docs, יש פורמט משלה לקבצים. חלק מהמשתמשים העירו כי העבודה עם מסמכי Word במערכת זו מאתגרת יותר ממה שהיו רוצים.

קרא את המלא שלנו סקירת Zoho Docs .

התוכנה / מערכות הניהול הטובות ביותר לשירות לקוחות: eFileCabinet

eFileCabinet זוכה בהצבעה שלנו כתוכנה / מערכות המסמכים הטובות ביותר לניהול מסמכים לשירות לקוחות בשנת 2018. למרות ש- DMS זה עשוי לעלות קצת יותר מכמה מתחרים, כמה ביקורות משתמשים קובעות שזה שווה את זה בגלל האנשים ושירות הלקוחות. צוות הצלחת הלקוחות מתחייב לכל לקוח חדש שמקבל שיחה מיד לאחר הרכישה כדי להבטיח שהוא מבין היטב את המוצר וחברתם יכולה להפיק תועלת ממנו.

יתרונות: כשפנו לשירות הלקוחות באמצעות שלוש השיטות שלהם, כלומר צ'אט, טלפון ודואר אלקטרוני, שמענו מהר מאוד, והנציגים היו ידידותיים, מקצועיים ועוזרים.

חסרונות: תמיכת לקוחות זמינה רק בשעות הפעילות (08:00 - 17:00) בימים שני עד שישי.

ראה את הסקירה המלאה של eFileCabinet.

שווי נטו של kirk frost 2017

התוכנה / מערכות הניהול הטובות ביותר לשיתוף פעולה: SharePoint

SharePoint, DMS של מיקרוסופט, כולל תכונות רבות שיעניינו חברות או צוותים הזקוקים לשיתוף פעולה ביעילות. תוכנן מתוך כוונה 'להעצים עבודת צוות' ו'שיתוף פעולה חלק ברחבי הארגון ', SharePoint הוא הבחירה שלנו בתוכנות / מערכות ניהול המסמכים הטובות ביותר לשיתוף פעולה 2018.

יתרונות: כמוצר של מיקרוסופט, SharePoint מספק רמות אבטחה גבוהות ותמיכה בלקוחות עם מגוון נקודות מחיר. יכולות נראות כמעט אינסופיות כאשר בוחנים את החבילה המלאה של הצעות מיקרוסופט ש- SharePoint משתלב איתן.

חסרונות: ביקורות רבות מצביעות על כך שיש צורך במומחיות של SharePoint והתאמה אישית. זה עלול להפוך את הפיתרון ליותר מדי זמן ויקר עבור עסקים קטנים.

ראה את סקירת SharePoint המלאה שלנו.

התוכנה / מערכות הניהול הטובות ביותר לניהול מסמכים עבור משרדי עורכי דין: M-Files

מכיוון שמשרדי עורכי דין עוסקים בהמון ניירת, חלקם הגדול מכיל מידע חסוי ורגיש, ישנם שיקולים נוספים לבחירת DMS. על פי מאמר בכתב העת ABA, ' הנה ההורדה המשפטית בתוכנות ניהול מסמכים , 'רכיבי ניהול המסמכים בתוכנת ניהול הפרקטיקה בה משתמש משרד עורכי דין עשויים להספיק לפרקטיקות סולו או לחברות קטנות בתחומי עיסוק שאינם כבדים במסמכים. אך עבור חברות קטנות המנהלות כמויות אדירות של מסמכים, מציאת מערכת עצמאית שתוכל להשתלב היטב עם תוכנת ניהול הפרקטיקה והנהלת החשבונות הקיימת שלך עשויה להועיל ביותר. בגלל הטכנולוגיה החדשנית שלה, האבטחה, התמיכה בהתאמת נתונים ויכולת האינטגרציה, הבחירה שלנו בתוכנה / מערכות ניהול המסמכים הטובות ביותר עבור משרדי עורכי דין היא M-Files.

יתרונות: בנוסף לתכונות מוצקות של DMS כגון יכולות סריקה, OCR לארגון וחיפוש ובקרת גישה, טכנולוגיה זו מציעה למשרדי עורכי דין תהליכי עבודה לאישור חוזים ותומכת בגילוי אלקטרוני.

חסרונות: M-Files לא מציעה חבילות שהוגדרו מראש מכיוון שחלק מהמתחרים עושים זאת, קשה לאמוד מה העלות של משרד עורכי דין קטן כדי לקבל את התכונות הדרושות להם. הפתרונות מותאמים אישית לכל לקוח ותמחור מתחיל מתחת ל -2,000 דולר לשנה.

קרא את הסקירה המלאה של M-Files.

שירותי ניהול מסמכים אחרים

בנוסף לאלה שבחרנו בקטגוריות המובחרות שלנו, הנה חברות אחרות שבדקנו:

דוקמי מתאר את ההצעה כמערכת ניהול מסמכים מאובטחת ונוחה לשימוש המיועדת למגוון מטרות, כולל לכידת ואחסון מסמכים, חיפוש ואחזור ושיתוף קבצים.

אתר חבילת ניהול המסמכים משמשת חברות אדריכלות, הנדסה ובנייה לצורך תהליכי עבודה, ניהול מידע ועמידה בתקנים גלובליים.

ענן DocuWare ממכללת תהליכי נייר, מאפשרת תצורה של תהליכי עבודה מותאמים אישית ומשתלבת עם מערכות ERP, CRM ומערכות אחרות.

Adobe Document Cloud כולל Acrobat DC לייצור PDF ו- Adobe Sign לחתימה אלקטרונית משולבת.

עסקים הייטל , לשעבר YouSendIt, מורכב מההצעות שלהם לשיתוף קבצים ושיתוף פעולה יצירתי.

אסנסיו רק משרד מספק עורכי מסמכים מקוונים וכלים עסקיים לפרודוקטיביות באמצעות ענן או רשת פרטית.

אלפרסקו אחד מבית Alfresco Software, Inc. היא פלטפורמת ניהול תוכן ארגוני (ECM) הכוללת ניהול מסמכים, שיתוף פעולה ואוטומציה של תהליכים.

מֵתוֹדוֹלוֹגִיָה

השתמשנו בסקירה רחבה של מונחי חיפוש, מגמות חברתיות ומחקרי אינטרנט כדי לצמצם את רשימת הצעות ה- DMS שלנו. ראינו אנשי מקצוע בשירותי הלקוחות, בעלי ניסיון בשימוש ב- DMS ובעזרה ללקוחות בקבלת החלטות ניהול תוכן או רכישת תוכנה. עם הבחירה המצומצמת שלנו, בדקנו את האתר של כל חברה וצפינו בהדגמות או נרשמנו לניסויים, והשווינו הצעות ספציפיות סביב סוג שירות, תמחור, שירות לקוחות, מדרגיות, פונקציונליות, קלות שימוש, ביקורות לקוחות, אתר עסקי וטכנולוגיה ביקורות ופרסים. לכל מידע חסר פנינו לחברה. בתהליך זה לא רק מילאנו פערי מידע, אלא גם הערכנו את מהירותם ויסודיותם.

גילוי עריכה: Inc כותב על מוצרים ושירותים במאמר זה ובמאמרים אחרים. מאמרים אלה אינם תלויים בעריכה - כלומר עורכי כתבים חוקרים וכותבים על מוצרים אלה ללא השפעה של כל מחלקות שיווק ומכירות. במילים אחרות, אף אחד לא אומר לעיתונאים או העורכים שלנו מה לכתוב או לכלול במאמר מידע חיובי או שלילי מסוים על מוצרים או שירותים אלה. תוכן המאמר נתון לחלוטין לשיקול דעתו של הכתב והעורך. עם זאת תבחין כי לעיתים אנו כוללים קישורים למוצרים ושירותים במאמרים. כאשר הקוראים לוחצים על קישורים אלה וקונים מוצרים או שירותים אלה, Inc עשוי לקבל פיצוי. מודל פרסום מבוסס מסחר אלקטרוני זה - כמו כל מודעה אחרת בדפי המאמר שלנו - אינו משפיע על כיסוי העריכה שלנו. כתבים ועורכים לא מוסיפים קישורים אלה, והם גם לא ינהלו אותם. מודעות אלה, כמו אחרות שאתה רואה ב- Inc, תומכות בעיתונות העצמאית שאתה מוצא באתר זה.

הערת העורך: מחפש תוכנה לניהול מסמכים עבור החברה שלך? אם אתה מעוניין במידע שיעזור לך לבחור את המתאים לך, השתמש בשאלון שלמטה כדי שהשותף שלנו, BuyerZone, יספק לך מידע בחינם:

הערת העורך: מחפש תוכנה לניהול מסמכים עבור החברה שלך? אם אתה מעוניין במידע שיעזור לך לבחור את המתאים לך, השתמש בשאלון שלמטה כדי שהשותף שלנו, BuyerZone, יספק לך מידע בחינם:

גילוי עריכה: Inc כותב על מוצרים ושירותים במאמר זה ובמאמרים אחרים. מאמרים אלה אינם תלויים בעריכה - כלומר עורכי וכתבים חוקרים וכותבים על מוצרים אלה ללא כל השפעה של מחלקות שיווק ומכירות כלשהן. במילים אחרות, אף אחד לא אומר לעיתונאים או העורכים שלנו מה לכתוב או לכלול במאמר מידע חיובי או שלילי מסוים על מוצרים או שירותים אלה. תוכן המאמר נתון לחלוטין לשיקול דעתו של הכתב והעורך. עם זאת תבחין כי לעיתים אנו כוללים קישורים למוצרים ושירותים אלה במאמרים. כאשר הקוראים לוחצים על קישורים אלה וקונים מוצרים או שירותים אלה, Inc עשוי לקבל פיצוי. מודל פרסום מבוסס מסחר אלקטרוני זה - כמו כל מודעה אחרת בדפי המאמר שלנו - אינו משפיע על כיסוי העריכה שלנו. כתבים ועורכים לא מוסיפים קישורים אלה, והם גם לא ינהלו אותם. מודל פרסום זה, כמו אחרים שאתה רואה ב- Inc, תומך בעיתונות העצמאית שאתה מוצא באתר זה.