הטריקים טים קוק, ביל גייטס ומנהלים אחרים בעלי כוח רב משתמשים כדי לנקות את תיבות הדואר הנכנס שלהם

כשאתה מקבל כמעט 150 מיילים לעבודה מדי יום , תיבת הדואר הנכנס שלך יכולה להפוך במהירות לסל הקיום שלך.

הסבל הזה גדל באופן אקספוננציאלי כשאתה מנהיג חברה.

אז איך מנהלים בכירים כמו ביל גייטס וטים קוק מנהלים את שטף הדואר הנכנס המוחץ שלהם?

מנכ'ל אמזון, ג'ף בזוס, מעביר דוא'ל לוחץ עם תו אחד נוסף.

כש דוא'ל לקוח מיילים בזוס להתלונן על משהו שקשור לאמזון, שהם יכולים לעשות בקלות, בזוס מעביר לעתים קרובות את המסר לאדם המתאים בחברה, ומוסיף רק דמות אחת: '?'

'כאשר עובדי אמזון מקבלים דוא'ל של סימן השאלה של בזוס, הם מגיבים כאילו גילו פצצה מתקתקת,' Businessweek דיווח בשנת 2013 . 'בדרך כלל יש להם כמה שעות לפתור כל נושא שסימן המנכ'ל ולהכין הסבר יסודי לאופן בו זה קרה, תגובה שתיבדק על ידי רצף מנהלים לפני שהמענה יוגש לבזוס עצמו.'

מנכ'ל לינקדאין ג'ף ויינר שולח פחות דוא'ל.

הוא כותב בלינקדאין שהכלל התרחש אצלו בחברה קודמת כאשר לאחר ששני עמיתים מאושרים בדואר אלקטרוני עזבו את החברה, תנועת הדואר הנכנס שלו פחתה בכמעט 30%.

'מסתבר שלא רק המיילים שלהם יצרו את כל הפעילות בתיבת הדואר הנכנס - התגובות שלי להודעות הדוא'ל שלהם, התגובות של האנשים שהתווספו לשרשורים האלה, התגובות של האנשים שהאנשים שהעתיקו לאחר מכן וכן הלאה, 'כותב ויינר.

הוא ממשיך: 'לאחר שזיהיתי את הדינמיקה הזו, החלטתי לערוך ניסוי שבו לא אכתוב אימייל אלא אם כן הדבר נחוץ לחלוטין. תוצאה סופית: פחות מיילים דוא'ל ותיבת דואר נכנס ניווט הרבה יותר. ניסיתי לעמוד באותו הכלל מאז. '

מייסדת חברת Birchbox, קטיה ביושאן, גורמת לעובדים לכלול מועד אחרון לתגובה.

'זה הופך את התעדוף להרבה יותר מהיר,' אמרה.

מנכ'ל זאפוס, טוני הסיה, מעסיק צוות במשרה מלאה של נינג'ות בדוא'ל.

ב חוט קווורה מרתק על הרגלי הדוא'ל של המנכ'ל, מייקל חן, מגיב שפגש פעם את הסיה, כתב כי מנכ'ל זאפוס אמר לו שיש לו צוות של ארבעה או חמישה מטפלים בדוא'ל במשרה מלאה.

'עובדה מהנה, אני חושב שהכותרות הרשמיות שלהם הן Ninja Ninja,' אמר חן.

מנכ'ל Loews ג'ונתן מ 'טיש מעולם לא פותח דוא'ל עם' אני '.

'הבוס שלי אמר לי שבכל פעם שאתה כותב מכתב - ועכשיו זה חל על הודעות דוא'ל היום - לעולם אל תפתח פיסקה במילה 'אני', כי זה מיד שולח הודעה שאתה יותר חשוב מהאדם ש אתה מתקשר עם, 'טיש אמר אדם בראיינט של הניו יורק טיימס.

לדבריו, הצורך לחשוב כיצד להתחיל משפט ללא 'אני' עוזר לך להיות סופר טוב יותר ומלמד אותך כיצד לחשוב באמת על נושא.

מנכ'ל אפל טים קוק קורא את רוב הודעות הדוא'ל שלו בתוספת של כ- 700 איש.

וקראתי את רוב אלה ... כל יום, כל יום. אני וורקוהוליק.

מנכ'ל מיקרוסופט, ביל גייטס, מבורך עם מעט מדי אימיילים כדי להדגיש אפס בתיבת הדואר הנכנס.

גייטס אמר ל'היום 'בשנת 2013 שהוא קיבל רק בין 40 ל -50 מיילים ביום.

״אז אתה מעבד כמה וחוזר לאחרים בלילה. אתה מוודא שאם אתה דוחה משהו תחזור אליו אחר כך, 'הסביר.

מייסדת האפינגטון פוסט, אריאנה האפינגטון, כוללת שלוש מספרי דוא'ל.

להופינגטון יש שלושה כללים פשוטים למייל :

1. אין מיילים במשך חצי שעה לפני השינה.

2. אין למהר למיילים ברגע שהיא מתעוררת.

3. אין מיילים בזמן שהיא עם ילדיה.

'הפעם האחרונה שאמי כעסה עלי לפני מותה הייתה כשראתה אותי קורא את הדוא'ל שלי ומדבר עם ילדי במקביל,' כתבה הופינגטון בספרה, ' לְשַׂגְשֵׂג . ' '[B] קשר המחובר בצורה רדודה לעולם כולו יכול למנוע מאיתנו להיות מחוברים עמוק עם הקרובים אלינו ביותר - כולל עצמנו.'

למנכ'ל אטסי צ'אד דיקרסון יש מערכת לזכירת אנשי קשר.

מנכ'ל השוק המקוון אמר לחברת פאסט שאתה צריך מערכת לכל דבר, לא משנה מה זה.

מה הרקע האתני של דיוויד מיור?

לדוגמא, בכל פעם שהוא פוגש מישהו חדש ומוסיף את פרטי הקשר שלו לפנקס הכתובות שלו, הוא כולל הערה על מתי הם נפגשו ועל מה הם דנו. בדרך זו, בכל פעם שהוא שולח דוא'ל למישהו, הוא יכול להפנות ישירות לפגישה שלהם לפני שהוא ממשיך הלאה.

מייסדת ומנכ'ל הרמז מים קארה גולדין מתעוררת מוקדם לבדוק את הדוא'ל.

לדבריה, היא פונה ישירות לתיבת הדואר הנכנס שלה בשעה 5:30 בבוקר מכיוון ש'לעשות זאת נותן לי הבנה ברורה כיצד 12 השעות הבאות הולכות להיראות ואיך סדר העדיפויות שלי ברגע שאגיע למשרד '.

מנכ'ל ומייסד Hootsuite, ראיין הולמס, הולך על שבירת דוא'ל.

כשהוא מוצף בתיבת הדואר הנכנס שלו, הולמס אוהב 'להכריז על פשיטת רגל בתיבת הדואר הנכנס' ולמחוק הכל כדי שהוא יכול להתחיל טרי.

הוא ממליץ לעשות זאת רק אחת לכמה שנים, ועל המתרגלים להוסיף הודעת כתב ויתור לחתימת הדוא'ל שלהם לאחר מחיקת דואר שלא נקרא. משהו כמו, 'סליחה אם לא חזרתי לדוא'ל האחרון שלך. כדי להיות מתקשר טוב יותר בשנת 2015, הכרזתי לאחרונה על פשיטת רגל בדוא'ל, 'הוא מייעץ.

יו'ר מנכ'ל גוגל, אריק שמידט, מגיב במהירות לכל אימייל.

בספרו ' איך גוגל עובדת ', כתב מנכ'ל גוגל לשעבר,' רוב האנשים הטובים ביותר והעסוקים ביותר שאנו מכירים פועלים במהירות על המיילים שלהם, לא רק אלינו או למספר שולחים נבחרים, אלא לכל אחד. '

גם אם התשובה היא פשוט 'הבנתי', אומר שמידט כי היענות היא לולאת תקשורת חיובית ותרבות הממוקדת בזכות.

מייסד ומנכ'ל צוקרברג מדיה, רנדי צוקרברג, מעמיד דוא'ל בהמתנה.

צוקרברג אומרת מארי קלייר שיש לה שני כללים חשובים בכל מה שקשור למייל:

1. היא מחכה לפחות 20 דקות אחרי שהתעוררה לפני שהיא בודקת את זה.

2. היא ממהרת לשלוח מיילים כשהיא יודעת שהיא מרגישה יותר מדי רגשית.

'סביר להניח שתנשום לרווחה שלא שלחת את זה ברגע שקראת אותו שוב,' היא אומרת.

זֶה כַּתָבָה הופיע לראשונה ב Insider Insider .