הערת העורך: בעל טור Inc.com אליסון גרין עונה על שאלות בנושאי מקום עבודה וניהול - הכל איך להתמודד עם בוס מיקרו-ניהול איך לדבר עם מישהו בצוות שלך על ריח גוף.
קורא כותב:
אני עובד כיועץ לכמה עמותות קטנות. לאחרונה פרש מנהל אחד הארגונים בהם אני עובד. היא ואני עבדנו יחד מספר שנים, וסגנונות התקשורת שלנו התאימו בכך שבדרך כלל שנינו העדפנו להשתמש במייל דרך הטלפון לרוב הדברים (למעט שיחות שתכננו מראש או במקרי חירום קיצוניים).
המנהל החדש של הארגון לקח אלי מספר פעמים ביום 'לבדוק' דברים שכבר שלחתי לו דוא'ל לגבי עדכונים עליהם, או דברים שהסכמנו לעקוב אחר כך בהמשך, בהמתנה למידע נוסף שאני עדיין מחכה להם. . פעמים אחרות, הוא יתקשר באופן אקראי לקיים דיון קבוצתי גדול על משהו, ללא תכנון מוקדם. כמה פעמים זה קרה כשהייתי הרחק משולחן העבודה שלי ואז זה הופך להיות נושא איפה אני ומתי אוכל להתקשר בחזרה, מה שאומר שאני צריך להגיע לשולחן שלי ברגע שאוכל.
יתרה מכך, הוא ישאיר הודעות קוליות חסרות תועלת לחלוטין כשאני לא עונה ואומר דברים כמו 'היי, זה (שם). תתקשר אלי חזרה.' זאת אומרת ... אם אתה מתכוון להשאיר דואר קולי, לפחות תגיד משהו בדואר הקולי מעבר לזה שזה עתה התקשר אליו, אותו אני כבר יכול לראות בשל שלוש השיחות שלא נענו ממך בעבר 20 דקות.
בנוסף להיות מעצבן ומסיח את הדעת, הדינמיקה הזו של שיחות טלפון קבועות מאוד מלחיצה אותי. אני יועץ ולא עובד, מה שאומר שאני לא אחראי לארגון על מקום הימצאותי ופעילויותיי במהלך היום כל עוד העבודה שלי מסתיימת (מה שהיא עושה), ומטח השיחות המתמיד הזה עושה אני מרגיש כבול לשולחן הטלפון שלי. ותאמין לי, הם לא משלמים לי כסף 'כבול לשולחן שלי'. מעבר לכך, ה'צ'ק-אין 'הרבים שלו על פריטים עליהם אני עובד באופן פעיל גורמים לי להרגיש כלבים, נדנדים ומנוהלים במיקרו.
חתונת ג'ייק מרלין ג'סיקה אוסרי
חבר שלי המליץ לי לנסות 'להכשיר' את המנהל החדש כיצד לתקשר איתי על ידי כך שאומר לו 'אני לא זמין טלפונית, אבל אני אהיה זמין בדוא'ל' ולהגיב מיד לכל הדוא'ל אבל לא לענות לי מכשיר טלפון. ניסיתי את זה, אבל עד עכשיו זה לא עובד. אם אני לא קולט, אני יכול בדרך כלל לצפות לעוד כמה שיחות שלא נענו, עד שלבסוף נושך את הכדור ומתקשר חזרה. והנושאים שהוא קורא אליהם הם אף פעם לא 'מצבי חירום'.
זה משגע אותי, וככל שאני נותן לזה להמשיך, כך יהיה קשה יותר לגרום לו להפסיק. זה עד לנקודה בה הוא ואני משוחחים בטלפון שש, שבע פעמים ביום אחד. האם יש דרכים ישירות יותר - אך עדיין מקובלות מקצועית - לומר לו שהוא פשוט לא יכול להתקשר אלי לעתים קרובות כל כך?
גרין מגיב:
ובכן, ראשית, לא הייתי לוקח את עצתו של חברך. לומר ללקוח שאליו ניתן להגיע אליך רק בדוא'ל ייראה נוקשה ולא מציאותי באופן שבו לקוחות רבים עובדים. (כמובן שאם אתה מבוקש מאוד, אתה יכול לעשות כל מיני כללים - אבל אחרת, אתה צריך להיות גמיש למדי.)
בן כמה טוד בלקלדג'
אבל אתה יכול וצריך להציב כמה גבולות כאן. אתה צודק לחלוטין בכך שכיועץ עם מספר לקוחות, לא צפוי להיות זמין בכל שעה ובכל פעם שהמצב יכה על לקוח מסוים זה.
ובעוד שאנשים מסוימים יקלוטו בסוגי הרמזים ששלחתם, ברור שהבחור הזה לא. זה אומר שאתה צריך לנהל איתו שיחה ישירה יותר.
הייתי אומר משהו כזה: 'אני רוצה לדבר על הדרך הטובה ביותר להגיע אלי כשאתה צריך אותי. מכיוון שיש לי מספר לקוחות, אני בדרך כלל לא זמין לשיחות אד הוק לאורך כל היום - אבל אני שמח לפנות להם זמן כשאנחנו יכולים לתזמן אותם מראש. אבל כקבלן אני מחלק את זמני בין מספר פרויקטים ולא יכול להציע זמינות מלאה. התעריפים שלי יהיו הרבה יותר גבוהים אחרת! אבל מה שאני יכול לעשות זה לקבוע איתך שיחת טלפון שבועית או פעמיים בשבוע, ואנחנו יכולים לחצות את כל הדברים האלה בשיחות האלה. האם זה יעבוד?'
אם הוא נדחק לאחור, אתה יכול לומר: 'אתה יודע, היתרון של שכירת יועץ כמוני שיעשה את העבודה הזו הוא שאתה מקבל מומחיות ב ___ מבלי לשלם את המשכורת במשרה מלאה וההטבות שתשלם כדי שיהיה מישהו בה צוות שעושה את זה. אבל הצד השני של זה הוא שאני לא זמין כל הזמן כמו שעובד במשרה מלאה יכול להיות; יש לי לקוחות אחרים והתחייבויות אחרות בלוח הזמנים שלי. בחודש האחרון התחלתי לקבל ממך שיחות מספר פעמים ביום או ציפיתי להצטרף לשיחות קבוצתיות ברגע האחרון. כיועץ חיצוני, זה לא משהו שאני יכול לעשות. אבל אשמח לתאם עבורנו שיחת טלפון שבועית או פעמיים בשבוע. '
אם הוא מסכים לכך, משם זה סביר לצפות שהוא יפסיק להתקשר כל כך הרבה מחוץ לשיחות הטלפון המתוזמנות שלך. אבל אם הוא ממשיך, אתה יכול לתת לרוב השיחות האלה לעבור לדואר קולי, ואז לירות אליו דוא'ל מהיר מאוחר יותר באותו יום ובו נכתב, 'קיבלתי את הדואר הקולי שלך. לא יהיה חופשי רוב היום - האם זה יכול לחכות לשיחתנו ביום שישי? ' (עם זאת, זה חכם להיות מוכן לענות כמה מהשיחות ברגע האחרון - כלומר אחת או שתיים בשבוע, ולא שתיים ביום. יועצים שהם לפחות קצת גמישים הם בדרך כלל בעלי ערך רב יותר.)
אפשרות אחרת, אם זה נמשך, היא לומר לו שעם כמות הזמינות שהוא מבקש, אתה צריך להעלות את התעריפים שלך כדי לכסות את זה (אם זה משהו שאתה מוכן לעשות במחיר גבוה יותר - אבל אולי אתה לא מוכנים לעשות זאת בכל מחיר, וזה גם בסדר).
עם זאת, לאורך כל זה, זכור שעליך לדעת כמה אתה מוכן לדחוף זאת. האם אתה מוכן לאבד את הלקוח בגלל זה? יתכן שהוא יחליט שהוא מעדיף לעבוד עם מישהו שזמין בתדירות גבוהה יותר. אם זו תוצאה שאתה לא מוכן לסבול, היית רוצה לשנות את הגישה שלך בהתאם.
רוצה להגיש שאלה משלך? שלח אותו אל alison@askamanager.org .
משאית גריינר ודן גריינר
