לפני כמעט עשרים שנה, אחת החברות הראשונות בה עבדתי מחוץ לקולג 'החליטה לקיים את פגישת המשרד השנתית שלה בחוץ.
ולא רק ב כל מיקום בחוץ. להגדיל את החוגה ל'11 'ברמת מצב הרוח מעוררת השראה? - להשאיל את' המטאפורה 'הקלאסית משלהי הרוקומנטרי של שנות השמונים, 'זה ברז בעמוד השדרה' ? - התכנסות החברות שלנו הייתה אמורה להתרחש במקום נופי הממוקם על שפת מערה במרהיב ביופיו פארק ערוץ טרוקו בחוף המזרחי של טייוואן.
ג'סי ברדפורד התחתן עם ג'ולי רוברטס
התנדבתי לעזור לשותף המנהל שלנו להכין את המצגת שלו, שאותה הוא התכוון לשאוף להקרין על מסך שמוצב בחוץ, עם ההרים הירוקים והמפלים השואגים כרקע טבעי מעורר השראה.
לעולם לא אשכח את תחושת הטעויות שהיה לי סביב תוכניתו. כן, זה היה מעורר השראה! אבל למרות שרק לאחרונה הצטרפתי למשרד, הכרתי היטב את השיהוקים הטכניים שפגשנו לעתים קרובות. תקלות שישתקשו את המצגות שלנו, אפילו בגבולות הבטוחים כביכול של חדר ישיבות במשרדנו, או במשרד הלקוח שלנו - מקומות צפויים בהם נוכל לאתר בקלות מישהו ממחלקת ה- IT שיכול לתקן את הבעיה שלנו ולהביא לדברים לעבוד שוב. .
לכן, כ'תוכנית ב '', החלטתי להדפיס עותקים מהמצגת בלילה לפני שעתיים ברכבת שלנו למחרת בבוקר. בזמן שכולם עזבו את המשרד בשעה הרבה יותר שפויה, הייתי תקוע בחדר הדפוס בשעה 3 לפנות בוקר, גוזל עותקים של המצגת. (למקרה, כמובן.)
למחרת, לאחר שהותנו ברכבת החוצה ושעה נוספת באוטובוס בדרך הרים צרה ומפותלת עד כדי גיחוך, הגענו לנקודת המנוחה הנופית בקצה ערוץ טרוקו.
בטוח, המקרן.
לא.
עֲבוֹדָה.
(מבט במצוקה על פני השותף המנהל).
(קיו גלן ותיבת התדפיסים שלו!)
(מבט של הקלה ותודה על פני השותף המנהל).
במהלך הקריירה שלי חוויתי הרבה יותר הפתעות, טעויות, תקלות ולפעמים כישלונות מוחלטים. היום, הפתעות לא צפויות ומאוד לא נעימות עוֹד לִקְרוֹת. תוכניות מונחות היטב מושלכות מהחלון. דברים לפעמים פשוט משתבשים ממש.
להלן מספר שיעורים שלמדתי בדרך שעזרו לי לנווט במצבים קשים רבים:
1. היזהר מלהניח הנחות.
התוכנית של השותף המנהל שלנו הייתה יצירתית ומעוררת השראה, אך היא התבססה גם על כמה הנחות שהתבררו כשגויות. כמו המקרן שעובד. אני ממשיך לראות אנשים מניחים הנחות שמבוססות על מינונים מוגזמים של אופטימיות, על מידע מוטעה או על בורות סתם. יתכן שלא תצליח לבטל את כל הסיכונים האפשריים, אך בהחלט תוכל למתן אותם ולהכין את עצמך להתמודד איתם טוב יותר אם תעשה את מה שאני מציע בנקודה הבאה.
2. למפות תרחישים פוטנציאליים והחלטות מרכזיות.
נסה לדמיין את האירוע שאתה מנסה לארגן, או את המוצר שאתה מנסה ליצור ('מוצר' זה יכול להיות דו'ח כמותי רב, עיצוב יצירתי, פיסת תקשורת או כל דבר אחר שאתה עובד עליו ). לאחר מכן תכנן כמה תרחישים ורצפים אפשריים של אירועים שיכולים לקרות מעכשיו לאירוע בפועל, או לרגע שבו תעביר את המוצר המוגמר שלך. בתרחיש א ', מה יכול לקרות? באיזו דרך פעולה היית צריך ואחרים לנקוט? בצע את אותו הדבר לגבי 'תרחיש ב' ו'תרחיש ג '. עם זאת אל תעשו את כל זה, אלא אם כן תעשו את מה שאני מציע בנקודה הבאה.
3. תקשר את התרחישים שלך - וקבל תמיכה בהם.
הדבר האחרון שאתה רוצה לעשות הוא ליצור סט חכם של 'מה אם זה?' והחלטות מרכזיות, רק כדי לגלות שאף אחד אחר אינו עומד בתוכנית שלך. הקפד לתקשר את 'תוכנית A' ו'תוכנית B 'עם בעלי העניין ומקבלי ההחלטות העיקריים, כדי שהם יבינו למה לצפות כשדברים לא מתנהלים כמתוכנן במקור.
4. אל תסמוך על הטכנולוגיה (לא לגמרי לפחות).
כל חיינו המקצועיים ואפילו האישיים קשורים כל כך לטכנולוגיה, אין לנו ברירה אלא לסמוך על יכולתה לספק את מה שהיא מבטיחה לעשות.
אבל כולנו מכירים את הטכנולוגיה הזו עושה נכשלים, וזה נכשל מהר, וזה נכשל קשה. ודא שיש לך תוכנית יתירות, שתדע כיצד לפתור בעיות בסיסיות ושיש לך מומחה להתקשר אליו כשתזדקק להן. כי אתה תעשה.
