כמה ימים נראה שלא משנה כמה נתאמץ, אנחנו לא יכולים להקדים את לוחות הזמנים שלנו. תמיד יש משימות שלא מסתיימות, שיחות שלא מתבצעות, מיילים שלא נענים.
ישנם שני פתרונות לשליטה בזמן שיזמים רבים מתנגדים לו:
- מִשׁלַחַת
- מיקור חוץ
זה נכון במיוחד לגבי סולופרנרים שנמצאים לעתים קרובות בתקציב נעים, ועשויים להיאבק ברעיון לשחרר שליטה. לפעמים נראה קל יותר לומר, 'אני פשוט אעשה את זה בעצמי' במקום להשקיע זמן במציאת מישהו שיעזור לך.
אני צופה בכל הפעילויות היומיומיות שלי דרך חלון בעל 4 חלונות:
- אני אוהב את מה שעלי לעשות ואני נהדר בזה.
- אני לא אוהב את מה שאני צריך לעשות אבל אני טוב בזה.
- אני אוהב את מה שאני צריך לעשות אבל אני לא טוב בזה.
- אני לא אוהב את מה שאני צריך לעשות, ואני לא עושה את זה טוב.
אניבנוסף, אני שואל את עצמי, 'האם זה השימוש הטוב ביותר בזמני? יכול להיות שאאהב את מה שעלי לעשות, ואוכל לעשות זאת אמיתיטוב, אבל האם אוכל למיקור חוץ ממנה מישהו אחר שיכול לעשות זאת טוב יותר, מהיר יותר או זול יותר?
המטרה שלי היא להתמקד רק בפעילויות שאני אוהבת, שעושות לי טוב, והן השימוש הטוב ביותר בזמני.
זה נשמע כמו מטרה נהדרת, אבל הביצוע הוא מה שחשוב. אז איך תמצאו את המשאבים להתמודד עם המשימות שאנחנו חוששים מהם או משימות שמושלמות טוב יותר על ידי אחרים?
האציל והרם בחוכמה
אם יש לך עובדים, המקום הטבעי להאציל הוא בית אם יש לך משאבים המצטיינים במה שאתה צריך. זהו אזהרה חשובה.
לעיתים קרובות מעסיקים ינסו להוסיף משימות לצלחת העובד מכיוון שבמקרה הן זמינות, ולא בגלל שהם האנשים הטובים ביותר לתפקיד. זה יכול להוביל להרבה בעיות, כולל ביצוע לקוי, תסכול גבוה וירידה במורל העובדים.
האצלת משימה לעובד מחייבת מחשבה מראש ומעקב. המשלחת המצליחה ביותר מתרחשת כאשר מעסיקים מבצעים את הצעדים הבאים:
1: זהה בבירור את המשימות והמסירות.
2: קבע למי תעביר את המשימות. ודא שאתה לא מבקש ממישהו לקחת על עצמו אחריות נוספת שאיננה תואמת את נקודות החוזק, הכישרון או המוכנות שלהם. העובדים חייבים להיות מסוגלים לנהל את עצמם לפני שהם לוקחים על עצמם את האחריות על ניהול אחרים.
3: צור תוכנית ניהול עבור האדם המוקצה למשימות אלה. כאשר אנו מאצילים משימות, איננו משחררים אחריות או בעלות על משימה זו. במקום זאת, הוספנו לאחריות שלנו כי אנו אחראים כעת לביצועים של אחרים. איכות הביצועים שלנו קשורה ישירות לביצועים של אלה שאנו מנהלים.
4: קבע פגישות סטטוס קבועות עם העובדים האחראים כעת למשימות אלה כדי להבטיח שהן אינן מעל הראש ויכולות לבצע.
מיקור חוץ מושכל
אם אין לך עובדים שאליהם אתה יכול להאציל, מיקור חוץ הוא דרך נהדרת לנקות את הצלחת שלך מכל מה שאתה לא צריך לעשות. במיוחד בסביבה המקוונת של היום, הממוקדת בפלטפורמה, שבה הכל נע במהירות, בעלי עסקים חייבים לפנות למומחים מתמחים בכדי לשמור על קשר.
כלל אצבע טוב למיקור חוץ הוא שכל דבר שאינו קשור לכשירות הליבה שלך צריך להיות במיקור חוץ. אלא אם כן אתה יכול בהחלט להצדיק משאב במשרה מלאה לתפקיד מסוים, עדיף למיקור חוץ למומחים המתמקדים בדיסציפלינה מסוימת במשרה מלאה, להישאר מעודכן בכישורים ובטכנולוגיות הדרושים ואוהב לעשות את העבודה.
האזורים שבהם זה חל הם:
- ניהול פיננסי / הנהלת חשבונות / הנהלת חשבונות
- ניהול מדיה חברתית, עם מומחיות ספציפית לפלטפורמה
- ניהול IT
- פיתוח ותחזוקת אתרים
- ניהול משאבי אנוש
ביסודו של דבר, כל פונקציות שאתה בהחלט חייב לנהל את העסק שלך אך אינן קשורות למיומנותך הן מועמדות מצוינות למיקור חוץ. הזמן הטוב ביותר משמש אתכם לבניית האסטרטגיה שלכם, להיפגש עם לקוחות פוטנציאליים, לבנות קשרים עם העובדים והלקוחות שלכם, לפתח את הכישורים שלכם שתואמים את יכולת הליבה שלכם ולהקים את עצמכם כרשות מובילה בענף שלכם.
בחר בזהירות
לא חסרות חברות בעלות מוניטין לכאורה לניהול המשימות הקריטיות שלך. כוח העבודה המותנה / במיקור חוץ ממשיך לצמוח במהירות. למרות שמגמות אלה מספקות אפשרויות רבות יותר, הן גם מספקות הזדמנות רבה יותר לבינוניות או לעבודה בעייתית. אם אתה בוחר במיקור חוץ, היה סלקטיבי. בדקו הפניות, התחילו לאט עם פרויקט קטן, והישארו מאורסים עד שבן הזוג יוכיח את עצמו. ודא שיש לך סעיף סיום שמשחרר אותך ממעורבות לא מוצלחת.
ניקוי המשימות שלדעתך 'רעים נחוצים' מלוח השנה שלך לא רק יפנה את הזמן היקר שלך, אלא יניב תוצאות טובות יותר ויהפוך אותך לאדם מאושר יותר. האם זה לא שווה את הזמן שלוקח להאציל ולהעביר למיקור חוץ? בהצלחה!
בן כמה קולין אודונוהו
