טריק פשוט זה יביא את נקודתך בדוא'ל עסקי (או הודעת צ'אט)

בעולם שרץ מדיה דיגיטלית באותה מידה כמו בחיים האמיתיים, כולנו צריכים ללמוד לחשוב יותר כמו סופרים.

גם אם אתה נכנס למשרד כל יום, אתה כנראה מבלה את רוב זמנך בשיחה עם עמיתים, לקוחות או לקוחות באמצעות דואר אלקטרוני . או יותר ויותר באמצעות טקסטים או אפליקציות העברת הודעות. אם אתה עובד מהבית או מנהל עסק משלך, אתה יכול ללכת ימים שלמים בלי לדבר בקול רם עם אדם אחר. אין שיפוט; גם אני הייתי שם.

בן כמה בילי דין

פירוש הדבר, ללא קשר למידת הסלידה מאנגלית בתיכון או קומפוזיציה במכללה, אתה סופר. אל תצפה לבוא אחרי עבודתי בקרוב - אני אלחם בך על זה - אבל אתה צריך לקחת את המיומנות ברצינות ולהבין קצת איך להעביר מסר באמצעות המילה הכתובה.

המפתח לתקשורת כתובה שרוב האנשים שוכחים

רובנו כותבים תקשורת עסקית עם מטרתנו: המידע שאנחנו צריכים לשתף או מה שאנחנו רוצים שהנמען יעשה עבורנו. המסר הולך לאיבוד לעתים קרובות מכיוון שאנו שוכחים אלמנט בסיסי אחד בכל כתיבה: הקהל.

הבנת הקהל שלך חיונית לכתיבת משהו הגיוני בעיניהם - ולכן, מעביר אותם לכל פעולה או הבנה שתרצה להשיג. נכון בין אם אתה כותב ספר להמונים או הודעת צ'אט לעמית אחד.

תוכלו לבזבז זמן רב באי הבנות אם לא תחילה תקדישו להבין את האדם מהצד השני של המסר שלכם. בהשאלה מהאופן שבו מפתחי תוכנה מתכננים פרויקטים על ידי עבודה ראשונה להבנת משתמש הקצה שלהם, אני מגדיר קהל באמצעות מה שאני מכנה '. סיפור הקורא . '

זו דרך פשוטה לתאר במהירות מי הם, מה הם יודעים, איך הם חושבים, מה הם רוצים ולמה הם רוצים את זה. אתה צריך לדעת את הדברים האלה אם אתה רוצה שהמסר שלך ינחת טוב, בין אם אתה משתף חדשות עם מדיניות חדשה עם הצוות שלך או רק נותן להם הוראות למסיבת החג.

כדי ליצור סיפור קורא, מלא את החסר בהצהרה זו: בתור [סוג של אדם], הם רוצים [מטרה כלשהי] כך ש [סיבה כלשהי].

כיצד ליצור מסר להשגת המטרות של כולם

הנה דוגמה שאני מתמודד איתה מדי יום ב'הפני האגרן '. אני מנהל צוות מערכת שמתממשק עם צוות המכירות שלנו. מטבע הדברים אנו מדברים בשפות שונות ויש לנו מטרות מתחרות לכאורה. סיפור קורא על צוות המכירות שלנו עשוי להיראות כך:

שווי נקי של מרג'ורי ברידג'ס-וודס

כפי ש נציגי מכירות מנוסים, הם רוצים להנחית לקוחות בעלי שכר גבוה ולתת להם את מה שהם צריכים אז זה הם יכולים להרוויח הכנסות עבור החברה ולשמור על לקוחות מרוצים.

כשאני משוחח עם נציג מכירות האם מפרסם מתאים לנו, אוכל לדבר רק על מטרת הצוות שלי לכתוב תוכן מרתק:

היי, המוצר הזה משעמם, והשפה שהם ביקשו מטעה, ואני לא יכול לכתוב באופן אתי משהו שממליץ לקוראים שלנו.

לחלופין, יכולתי לשקול את מטרותיו ומניעיו של נציג המכירות ולכתוב איתם בראש:

אהבה שאתה מסתכל על חברות עם תקציבים בגודל כזה; זה באמת יכול לפתוח הזדמנויות עבורנו! היסטורית, הקוראים שלנו לא הגיבו טוב למוצר מסוג זה, ולכן אני חושש שלא נצליח לספק את הקהל שהלקוח מחפש. מה לדעתך הם הצעדים הבאים הטובים ביותר שלנו?

ספוילר: למדתי לעשות את זה האחרון, וזה יעיל יותר להשגת המטרות של שתי הקבוצות. לעומת זאת, צוות המכירות שלנו מבין את המוטיבציות העריכות שלנו, והם מדברים אלינו מתוך מחשבה.

שווי נקי של sandra diaz-twine

זה מתאים גם לז'רגון. אל תעמיס על נמען הודעה מלאת מילות מפתח, ראשי תיבות או שפה ספציפית לתעשייה אם אתה יודע שהם לא צפויים לולאה. זה רק יגרום להם להרגיש טיפשים או להוביל לבלבול אתה צריך להשקיע זמן כדי להתסבך.

במקום זאת, קח שנייה להגדיר אותם עם סיפור קורא לפני שתירה את הדוא'ל או הטקסט שלך כדי להבין מה הם עושים ולא יודעים.