כיצד לקבל תשובות קצרות יותר מעובד ארוך רוח

הערת העורך: טור הטור של Inc.com, אליסון גרין, עונה על שאלות בנושאי מקום עבודה וניהול - הכל איך להתמודד עם בוס מיקרו-ניהול איך לדבר עם מישהו בצוות שלך על ריח גוף.

קורא כותב:

יש לי עובד שמפורט ביותר בכל המובנים. זה יכול להיות נהדר במקרים מסוימים, אבל בכל פעם שהיא מדברת (בפגישה או רק אחד על אחד) היא מאוד ארוכת רוח. היא בדרך כלל תגיד את אותו הדבר בשלוש דרכים שונות, ואז תסכם. המיילים והפרויקטים הכתובים שלה הם רומנים.

אני מגלה שהיא לגמרי לא מודעת לנושא; לעתים קרובות לפני פגישה כשכולנו מסכימים להיות קצרים, אני אעשה את שלי (בתקווה להיות דוגמה) אבל היא לא מבינה את זה.

כמה גבוה ג'ים קנטורה

הדאגה העיקרית שלי היא שאנשים באמת מכוונים אותה כשהיא ממשיכה לדבר. אני רוצה שהיא תצליח, ולכן אני באמת רוצה לתת לה את המשוב והכלים שהיא צריכה. אני מבין שכך היא, ואני לא בטוח שניתן לשנות את זה. יש לך איזו עצה?

תשובות ירוקות:

אתה צודק לחלוטין שההרגל הזה יעכב אותה בצורה מקצועית; ככל שהיא הולכת במעלה הסולם וככל שהיא תהיה מול מנהלים בדרגים גבוהים יותר, יהיה לה חשוב יותר לזקק מסר עד ליסודותיו ולהעביר אותו במהירות ובקצרה.

בהנחה ששאר עבודתה טובה - ולכן כדאי להשקיע לזמן קצר על מנת לעזור לה להשתפר בתחום זה - הנה מה שאני מציע:

1. שב איתה ואמר שאתה רוצה לנהל איתה שיחה רצינית על הרגל עבודה. הסבירו כי העברת מידע בצורה תמציתית יותר אינה רק העדפת סגנון; זה צורך עסקי וזה משהו שאתה צריך שהיא תעבוד עליו באופן פעיל. אמור לה שאתה מודאג מכך שזה ישפיע עליה באופן מקצועי וימשיך לעשות זאת, ושהעבודה שלה טובה וראוי שאנשים ישימו לב לזה, אבל הם לא ימצאו אם היא לא תמצא דרך לתקשר. בקצרה יותר.

2. תן לה הנחיות ספציפיות. זה לא מספיק רק לומר 'לשמור על דברים קצרים יותר', מכיוון שמד הכיול שלה כבוי. היא לא יכולה לדעת מתי משהו ארוך מדי. אז אתה צריך לאיית את זה. לדוגמא, אתה יכול להגיד לה ששום תזכיר לא צריך להיות ארוך יותר מעמוד אחד ושכל אחד מהם צריך להיות כתוב בעיקר בנקודות תבליט, דוא'ל לא צריך להיות יותר משלוש פסקאות קצרות, והמצגות לא צריכות להיות יותר מ- X דקות; עליה להתבונן כמה זמן אחרים מדברים בפגישות ולא מדברים יותר מכך בעצמה.

3. לאמן אותה באופן פעיל קדימה. לדוגמא, כשאתה מקצה לה פרויקט כתוב, תן לה מספר עמודים מקסימאלי כבר בהתחלה. אם היא חוששת שהיא לא תוכל לכלול את כל המידע שהיא חושבת שצריך לכלול, דברו איתה על כך. כשאתה שומע מה שהיא חוששת שלא ישתלב, הסביר מדוע חשוב להכניס את X אבל Y לא. הסבירו שמקבלי החלטות ברמה גבוהה במיוחד לא רוצה כל המידע. הם רוצים מסקנות והסכמות ברמה גבוהה, ולהיות מסוגלים לסמוך על זה שמגובים במחשבה ובמחקר לפני שזה הגיע אליהם כדי שלא יצטרכו להשקיע את זמנם בחלק זה. יש אנשים שבאמת לא מבינים את זה, והם מרגישים שעבודתם לא תהיה אמינה או תיראה שלמה אם הם לא כוללים את כל הפרטים הרלוונטיים בנושא.

4. אל תסמכו עליה שהיא קולטת רמזים , כמו שביקשתם בתחילת הפגישה שכולם יהיו קצרים או יהיו קצרים בעצמכם כדוגמה. זה לא עובד, אז תצטרך להיות מפורש יותר. במקום זאת, אתה יכול לומר בפגישה, 'ג'יין, האם תוכל לתת לנו סקירה של דקה על X?' או כשזה רק שניכם, 'זה יותר ממה שאני צריך; אני סומך עליכם שתסקרו את הפרטים מבלי שאצטרך להיות בלופ. מהם החלקים שאתה זקוק להם לקלט שלי? '

5. ולבסוף, דאגו לתת לה משוב בדרך בין אם זה 'ההתחלה של המצגת שלך בשיחה הייתה נהדרת, אבל אני חושב שהתחלת לאבד אנשים כשדיברת על הפרטים כיצד התוכנה החדשה תעבוד' או 'תזכיר זה הוא דוגמה מצוינת להוציא לפועל את מה דיברנו עליהם, ואני אוהב איך העברת את כל המידע ברמה הגבוהה בצורה קלה לגלישה. '

אם אתה מוכן להשקיע קצת זמן לעשות זאת, אתה אמור לראות שינוי אמיתי בחודשים הקרובים או לא. אם לא, חוסר שיפור עשוי לגרום לכך שהיא מקבלת פחות או אין הזדמנויות להציג בפני ההנהלה הבכירה, או שהיא לעולם לא תהיה הבחירה הראשונה שלך בפרויקטים בעלי פרופיל גבוה יותר, או שהיא משפיעה על יכולתה להתקדם אִרגוּן. או אולי זה רק אומר שתצטרך להמשיך ולשלוח אליה פרויקטים עם הוראות לקצר אותם.

יהיו ההשלכות הסבירות אשר יהיו, דבר איתה עליהן במפורש כדי שתהיה ברור מה הפשרה שהיא עושה. אבל עם כמה חודשים של אימון ממוקד בנושא זה, אני חושב שיש לך סיכוי טוב לעזור לה להשתפר משמעותית.

רוצה להגיש שאלה משלך? שלח אותו אל alison@askamanager.org .