דוא'ל הוא המטבע של תקשורת עסקית בעולם של ימינו. ולמרות שיש מסכים וחוטים בין השולחים למקלטים, עדיין חשוב לשמור על אדיבות וכללי נימוס. להשתולל הלאה או להקליד ביטויים לא רלוונטיים הוא גרוע באותה מידה כמו שפירה מילולית של קשקוש מול לקוחות או מנהלים. שיפור כישורי התקשורת שלך בצורה זו חיוני אם ברצונך להצליח בעסקים.
למעלה ממאה מיליארד מיילים נשלחים מדי יום, והזמן הממוצע של קריאת כל אחד מהם הוא 15-20 שניות. שמור את זה קצר, במיוחד מכיוון ש -65 אחוז מכל הדוא'ל נפתח תחילה על גבי מסך נייד קטן יותר. אחת הדרכים להבטיח את קבלת ההודעה שלך - ושהמוניטין שלך לא נפגע תוך כדי - היא לבטל את 10 הביטויים חסרי המשמעות האלה מהאימיילים שלך באופן מיידי.
1. 'אנא שימו לב ...'
ביטוי זה משמש לעתים קרובות משום שהוא נשמע מקצועי, אך הוא תמיד מיותר. במקום זאת, היה ישיר ותמציתי. אם אתה לוקח את הזמן לכתוב דוא'ל, הנמען כבר יודע שכוונתך היא להודיע לו על משהו. לומר להם שאתה הולך לעשות זאת מעליב באופן לא מודע את האינטליגנציה שלהם.
2. 'אנא אל תהססו לפנות אלי ...'
כשאתה משתמש בביטוי זה אתה שוב מצהיר את המובן מאליו. אנשים יצור איתך קשר אם הם מעוניינים במה ששלחת, או אם יש להם שאלה בנוגע להודעה שלך. מכיוון שהם יכולים לממש את חופש הדיבור הדיגיטלי בעצמם, הם לא צריכים שתזמין אותם או תיתן להם גישה להגיב.
3. 'אני פשוט ...'
לאחרונה אלן לינס, מייסדת חברת Karmahacks, פרעה כמה נוצות כאשר קראה לשימוש יתר של נשים במילה 'סתם' בתקשורת מקצועית. בפוסט ב- LinkedIn, Leanse טוענת נגד המילה - שלטענתה נשים משתמשות בתדירות גבוהה פי שלושה עד ארבעה מגברים - ואומרת:
התחלתי לשים לב ש'סתם 'לא היה מנומס: זה היה מסר עדין של כפיפות, של כבוד. לפעמים זה היה מבטל את עצמו. לפעמים אפילו כפול. כשהתחלתי באמת להקשיב, הבנתי שההכתה מביטוי כמעט תמיד מבהירה ומחזקת את המסר.
בין אם אתה מסכים עם מסקנותיה ובין אם לאו (וכמה קולות בולטים אחרים אינם מסכימים), הדיון שלה ב'סתם 'כמילה' ילד ', על פי מודל ניתוח הטרנסקשן, שפרסם אריק ברן, ראוי לחקירה. בינתיים התרחק מביטוי זה ובחר במקום שפה סופית יותר.
4. 'אני חושב ...'
שולחים כוללים לעתים קרובות את 'אני חושב ...' כדי למזער את המכה הפוטנציאלית של דחייה עתידית, אך בשימוש בביטוי זה אתה אומר לנמען שאתה לא בטוח בעצמך. בכל פעם שאתה מתקשר - באימיילים או בחיים האמיתיים - עליך להראות בטוח עם המסר שלך. אם לא, אתה מסתכן בכך שהמקבל יתעלם מדעתך ויתקדם עם רעיון אחר. גילוי ביטחון במקום העבודה הוא מפתח להצלחה.
5. 'סגור אנא מצא ...' או 'מצורף אנא מצא ...'
זה אולי נראה מינורי, אבל שום דבר לא באמת יכול להיות כלול בדוא'ל. ניתן לצרף קבצים, אך לא ניתן להציב דבר בפועל בדוא'ל. בשימוש באחד מהביטויים הללו, הכותב נמנע משימוש בכינוי 'אני', אך הוא גורם למשפט להישמע ארכאי. פשוט הודיעו לקורא 'צירפתי ...'
6. 'אני מקווה שלומך ...'
ביטוי זה נכתב בדרך כלל בשתי הזדמנויות. במקרה אחד, הוא מופיע ממש לפני שאתה מכה את הנמען במשהו לא רצוי. האחר הוא כאשר אתה מעוניין לקיים יחסים קרובים עם מישהו או עניין אמיתי כשאין כזה. אם אתה באמת מעוניין ברווחתו של מישהו, דבר על כך ישירות במקום להשתמש בביטוי מילוי זה.
7. 'חשבתי שאושיט יד ...'
אני לא יודע מה איתך, אבל הביטוי הזה גורם לי לדמיין פעוט שתופס משהו מחוץ להישג ידו מרסנות מושב בטיחות. זה גם נראה ביישן מאוד ומציג חוסר ביטחון. במקום זאת פשוט כתוב את המסר או השאלה שלך והיה ישיר. במקום לומר 'חשבתי שאושיט יד', אמור 'הייתי רוצה לפנק אותך בארוחת צהריים כדי לדון ברעיון העסקי שלי.' מכות מסביב לאף אחד חסרות טובות. במקום זאת, הבהיר את כוונתך למקבל לראותו.
8. 'האם אוכל לבחור את המוח שלך?'
זה בעצם אומר למי שאתה שולח הודעה שאתה רוצה לקחת את הזמן שלו בלי להציע תמורה שום דבר בעל ערך. במקום זאת, הקפידו לשתף את הנמען בתובנה מעניינת או מועילה, והודיעו לאותו אדם שאתם רוצים רחוב דו-כיווני של שיתוף פעולה בין שניכם בעתיד.
בת כמה אמבר ליו
כשאני מסדר את ההתקשרויות עם הדיבור, גיליתי שהגישה הבוטה הזו עובדת בצורה הטובה ביותר - מה שהביא ל -52 אחוזי הצלחה בהשגת הודעת מעקב, בהשוואה לשיעור תגובה של 20-27 אחוזים בשיטות האחרות שניסיתי.
9. 'למי זה יכול לדאוג ...'
ישנם כמה תרחישים שבהם הביטוי הזה מתאים, אך הם מעטים. אם אתה יודע למי ההודעה שלך נוגעת, פנה ישירות לאותו אדם במקום להסתתר מאחורי מבוא זה. שימוש בביטוי שלעיל במקום לתת שם לאדם גורם לך להיראות לא בטוח ובעל פורמאליות מיותרת. לחץ על כפתור המחיקה לפני שאתה שולח דוא'ל שכולל את המילים האלה.
10. 'בכבוד רב ...'
בעבר ביטוי זה היה קיצור פופולרי של סגירות מושפעות יותר, אך בתקשורת הדוא'ל של ימינו הוא נשמע פורמלי מאוד ולא כנה. באופן כללי, אתה יכול לסגור דוא'ל עם 'פשוט תודה' או פשוט שמך. 'לחיים' היא אפשרות מהנה נוספת שמעבירה משאלות טובות מבלי להיתפס מחניקות או תקועות. בימים אלה, כולנו מבינים מתי הסתיימה הודעה. אין צורך להתאמץ מאוד עם סגירה רשמית.
עלו אל הצלחת וכתבו אימייל טוב יותר. עמיתייך יעריכו את קוצר ההודעות שלך, ותקבל מענה טוב יותר כאשר בקשותיך יהיו ברורות יותר. אין צורך במילוי ומילוי בדוא'ל. פשוט תגיד למה אתה מתכוון. התוצאות ידברו בעד עצמן.
אילו ביטויים הכי מעצבנים אותך במייל? שתף את מפלגות הדוא'ל הגדולות ביותר שלך בתגובות למטה.
