כמאמן מנהיגות, אחד הדברים העיקריים עליהם אני עובד עם מנהיגים הוא הפרודוקטיביות שלהם. זו בעיה נפוצה בארגונים רבים, במיוחד בחברות בעלות צמיחה גבוהה. הצמיחה המהירה של העסק וקצב השינויים מותירים מנהלים רבים המתאמצים להישאר מסודרים וממוקדים, מה שמביא לתוצאות אישיות חסרות מחסור.
המפתח לכל מערכת פריון הוא להתמקד בערך ולא במאמץ. מנהלים שמתמקדים בבדיקת כמה שיותר דברים מרשימות המטלות שלהם ככל האפשר בכל יום מבלי לחשוב מה הם מכניסים לרשימות אלו, יעשו הרבה מאוד דברים, אך לעיתים קרובות לא ישיגו תוצאות משמעותיות. מנהלים השוקלים מהן הפעולות החשובות ביותר וההשפעה הגבוהה ביותר, ייצרו ערך לטווח הארוך ויצליחו במיוחד.
האם ג'יל מארי ג'ונס נשואה
אחד ההרגלים הטובים ביותר שיעזרו לך במרדף זה הוא לפתח תהליך תכנון שבועי אישי. על ידי כך שתקדיש את הזמן לתכנון השבוע שלך, תוכל לזהות את השימוש הטוב ביותר בזמנך ובאנרגיה שלך ולארגן את עצמך להצלחה. כך אני מתכנן את השבוע שלי ביום ראשון בלילה כך שאוכל לעלות על הקרקע פועל בבוקר יום שני בביטחון.
1. בצע מטאטא מחשבות.
הדבר הראשון שאני עושה בכל פעם שאני חושב על התמונה הרחבה יותר ומנסה לתכנן הוא שאני מטאטא את המוח כדי לנקות את מחשבותיי. תהליך זה עובר על רשימת הנחיות בקטגוריות שונות, ומחפש דברים שאני מנסה לזכור והתחייבויות שקיבלתי (מה שמכנים מדענים עומס קוגניטיבי ), ומוציא אותם על הנייר. זה מוציא את הסחות הדעת מהראש שלי כדי שאוכל להתמקד טוב יותר בעבודה בהישג יד.
2. עיין בשבוע הבא.
הצעד הבא שלי הוא לבדוק את לוח הזמנים של השבוע הקרוב. אני ממליץ להשתמש באסטרטגיית לוח שנה הגנתי, המשפרת את הפרודוקטיביות שלך על ידי ארגון לוח הזמנים שלך בנתחי זמן גדולים עם משימות מקובצות לפי חשיבות ודחיפות. זה יקל על ארגון וניהול העבודה שלך.
בן כמה ג'ורדן קרייג
אם התוכנית שלי לא מסודרת היטב, אני מבקש שינויים כדי לפנות זמן רציף ביומן שלי כדי ליצור זמן ממוקד וכדי לייעל נסיעות ולוגיסטיקה. זה הזמן לזהות עבודות הכנה או ביקורות שאני צריך לעשות במשך השבוע.
3. צפו לחופשה של שלושה עד חמישה שבועות.
ברגע שיש לי את השבוע בשליטה, אני מסתכל קדימה עוד שלושה עד חמישה שבועות אחר כל מה שדורש ממני לבצע כל סוג של פעולה בשבעת הימים הבאים. אני מחפש דברים כמו סידורי נסיעה, עבודת פרויקטים גדולה יותר ופיתוח יצירתי. פעולה זו מונעת הפתעות שיוצרות תרגילי אש עבורי או עבור הצוות שלי.
4. התבוננו בשבוע האחרון.
ברגע שיש לי אחיזה טובה בעתיד, אני מסתכל אחורה על השבוע-שבועיים האחרונים ורואה אם יש פריטים פתוחים או פעולות מאירועים קודמים שאולי פספסתי. אני מחפש הזדמנויות לכתוב הערות תודה מהירות ולאשר פעולות ותוכניות שיוצאות מפגישות קודמות. אקדיש זמן זה גם לבחון מה עבר טוב ומה לא, וכיצד אוכל לשפר את לוח הזמנים והתכנון שלי בהמשך.
5. בדקו את יעדיכם לטווח הארוך יותר.
בשלב הבא אני בודק את היעדים הרבעוניים שלי ואת תוצאות המפתח. בהתבסס על המקום שבו אני רוצה להיות בסוף הרבעון, אני בודק איפה אני צריך להתקדם ולהגדיר משימות לשבוע הקרוב. אני אגיע גם לאנשים שאיתם אני צריך לתאם או לשתף פעולה כדי לקבוע זמן או לקבוע פגישות.
6. מיין לפי דחיפות והשפעה.
ברגע שיש לי לרשום את המשימות והתזכורות שלי, אני מתחיל למיין ולארגן. אפרסם הערות על המורכבות והגודל ואז אמיין אותם לפי שני קריטריונים עיקריים. הראשונה היא דחיפות, עד כמה המשימה קריטית השבוע. בעיקרון, אם אדחוף אותו לשבוע הבא, האם זה יגרום לבעיות לי או לאחרים? הקריטריון השני הוא ההשפעה, שהיא כמה ערך משימה זו יוצרת עבורי בטווח הקצר והארוך.
אם עשיתי את הדברים נכון, לוח הזמנים שלי יהיה מובנה ויהיה לי תוכנית לאופן שבו השבוע יתפתח. יהיו לי מספר חסימות זמן לעבודה ממוקדת, בקיבוץ משימות דומות כך שאוכל להישאר באותה חשיבה ולמזער את החלפת המשימות.
שווי נטו של קומיקאי לארי מילר
כמובן שהחיים קורים, וביום שני בבוקר משהו בלתי צפוי יכול לעלות ואני אצטרך לתכנן הכל מחדש. וזה בסדר.
ערך התכנון אינו שתוכנית תבוצע בצורה מושלמת. זה שכשזה לא יקרה, תבין מה עומד בראשך, מה סדרי העדיפויות שלך ואיך אתה רוצה לארגן מחדש דברים כדי להישאר בתוכנית.
