היית שם. הפרויקט הוא קריטי. אין כמעט זמן וההימור גבוה. הלחץ דולק. אין מקום לטעות. אם תבין את זה נכון, הכל שמח, ואתה הגיבור. אם אתה טועה, הטרגדיה מכה וכולם, כולל הלקוח שלך, הצוות שלך, וכנראה המשפחה שלך בבית יראו בך מפסיד.
ריצ'רד פיליפס, מנכ'ל שירותי הובלה פיילוטים, עובד תחת לחץ מסוג זה כל יום. החברה שלו מטפלת בלוגיסטיקה עבור תאגידים גדולים שצריכים לספק דברים, להקים אותם ולעבוד באזורים רבים בעולם ללא מעט שגיאות לטעות.
חברתו מתבקשת לעיתים קרובות לטפל בפעולות ייחודיות או מורכבות. 'בדרך כלל כשאנחנו מתבקשים לעשות משהו יוצא דופן, זה גם קריטי מבחינת הלקוח,' גילה פיליפס. 'המאמצים הראשונים שלנו תמיד חיים, והם מתרחשים בכבישים מהירים, במחסנים סואנים, במכשירי זפת בשדה התעופה ובמקומות מרוחקים ברחבי העולם.' הונם של אנשים ולעתים חייו יכול להיות על הקו. בדרך כלל לעשות דברים נכונים בפעם הראשונה.
פיליפס, חבר בארגון הנשיאים הצעירים (YPO), שיתף כמה טיפים נהדרים כיצד לוודא שאתה והצוות שלך לא יירכשו תחת לחץ כאשר המשימה קריטית.
1. שמרו על תרבות של אחריות.
הקפדה על ביצוע פרויקט נכון בפעם הראשונה ומטילה אחריות עצומה על המעורבים. אם הם לא מוכנים לקחת על עצמם אחריות זו, הרי שכישלון יכול להיות קרוב. ' כל עובד פיילוט יודע שהם אחראים לכל משלוח במערכת שלנו, אמר פיליפס. ' אין דבר כזה בעיה של מישהו אחר. '
2. שמרו על תרבות בעלות.
זה דבר טוב להיות אחראי, ולכמה אנשים יכול להיות חלק בפרויקט גדול. אבל מישהו צריך לתת דין וחשבון על ההצלחה הכללית. 'למרות שכל עובד אחראי לכל משלוח, כל משלוח שייך בעיקר לאדם אחד, או צוות אחד, שיודע שהוא צריך להיות יוזם בניהול התהליך אם אנחנו הולכים להצליח,' פיליפס פירט.
3. שמרו על תרבות אמת.
טעויות לעיתים קרובות בלתי נמנעות במצבים גבוהים. בלחץ כה גבוה, אנשים מסוימים עשויים להרגיש מוכרחים להימנע מלספר את כל האמת כאשר משהו לא בסדר, ולו רק כדי להציל את עבודתם. פיליפס מוודא שאנשיו מעודדים להיות דוברי אמת ולא משנה התוצאה. 'כל עובד פיילוט יודע שלהצביע על בעיה פוטנציאלית זה תמיד דבר טוב,' הוא טען. 'גם אם החדשות רעות.'
4. למד את הפרויקט בהרחבה.
בהימור גבוה, במשימה מורכבת, כל פרט שהוחמצ עלול להוביל לאסון. 'דע לחלוטין את כל מה שאתה יכול לגבי לקוחות ומה אתה עושה למענם לפני שתתחיל. דע את צרכי הלקוחות. דע את פעולותיהם, ' הוסיף פיליפס. ' מבחינתנו זה אומר שאנחנו לא רק יודעים שמשלוח הוא קריטי. אנחנו יודעים למה. האם זה שברירי? באיזה אופן הוא שביר? דע את הספקים. באיזו תדירות הם מאחרים? איך הם אוהבים לאסוף את החומרים שלהם? בדוק את מזג האוויר. דע את גובה דלתות המזח. וודא ששער המעלית תקין. בדוק שוב את מזג האוויר. דע את שעות הפעילות של כל מתקן בו אתה עשוי לאסוף או להוריד משא. דע את שמו של המאבטח לאחר שעות הצהריים. האם יש לו חיית מחמד? דע את שם חיית המחמד. הכי חשוב, דע בדיוק למה אתה מסוגל ומה אתה הולך לעשות. לעתים קרובות תוכל לצבור ניסיון ללא סיכון אם תלמד כל מה שאתה יכול על העולם בו אתה פועל. '
5. דע מתי להגיד 'לא' ללקוח.
זה נהדר להיות גיבור כל הזמן, אלא אם כן אתה לא יכול. 'אם קיים סיכון משמעותי לכישלון, הלקוח שלך יודה לך על כך שאמרת זאת,' המליץ על פיליפס. 'תקבל אמינות, תשפר את יחסי הלקוחות, וחשוב מכך, תשרת אותם כראוי.'
6. התחל בקטן לגהץ את הקינקים.
כאשר יש לך פעולה גדולה שצריכה להיות מושלמת מחוץ לשער, עליך ליצור מגרש בדיקה משלך. 'אנחנו יודעים שתמיד יש השלכות לכישלון, אבל אם נוכל לנסות תוכנית בערים אחת או שתיים, ואז לעצור וללמוד את הלקחים שלנו לפני הפעלת תוכנית ברחבי העולם, אנחנו יכולים לחסוך לעצמנו הרבה כאבי ראש' שיתף פיליפס.
7. תקשר כל הזמן עם חברי הצוות שלך.
הידע חסר תועלת בתרחיש קבוצתי אלא אם כן הוא משותף. השארת מישהו מחוץ לתקשורת עלול להוביל לטעויות בלתי צפויות כאשר הלחץ מתגבר. 'דבר עם עמיתיך לעובדים וכשהם מדברים איתך, הקשב,' קבע פיליפס. 'יש מעט מאוד בעיות שיכולות להתעורר שלא ניתן לפתור אם אתה יודע עליהן.'
איזה גזע הוא ריי וויליאם ג'ונסון
8. שמור על הצדדים החיצוניים.
כולם בתוך הצוות שלך ומחוצה להם צריכים לעבוד בסינכרון כדי לבצע פרויקטים קריטיים. אל תשאיר את הסיכוי שהקבוצות החיצוניות שלך ידעו מה קורה. 'הישאר בקשר עם כל ספק וידע כיצד הם מתכננים לבצע את חלקם של הפעולה,' העיר פיליפס. הוא גם מדגיש את הצורך לנהל את ציפיות הלקוחות בדרך. 'הישאר בקשר עם הלקוח והעדכן אותם לגבי הנעשה. עשו זאת גם כאשר הדברים מתנהלים בדיוק כמתוכנן. כן זה משעמם. בעולמי משעמם שווה הצלחה '.
9. ערכו תוכנית מגירה ... לכל דבר.
פיליפס חייב הרבה מההצלחה שלו ליכולות התכנון של הצוות שלו. על ידי חשיבה מראש על כל מצבי פיתרון ופתרון אפשריים הם חוסכים זמן ולחץ כאשר הדברים אכן משתבשים, גם אם זה תרחיש שלא ציפו להם. 'דע בדיוק כיצד תגיב אם הספק יאחר, אם המטוס מתקשה מכנית, אם יש סופת שלג במערב התיכון,' הצביע פיליפס. 'שלוש לפנות בוקר זה בדרך כלל זמן רע לנסות להיות יצירתי. אז עשה לפתור את הבעיות החדשניות שלך מראש. '
10. צור צוות שרוצה להצליח.
הצלחה בפרויקטים קריטיים למשימה מתרחשת כשכולם משחקים בשמחה יחד. העובדים, הספקים והלקוחות שלכם צריכים להיות אמונים ורצון שהפרויקט יהיה ראוי ובר השגה. שמרו עליהם כיחידים ותמכו בהם כצוות כך שתוכלו יחד לעשות ניסים. 'כששלוש הקבוצות הללו פועלות כקהילה אחת, הבעיות נדירות, ויש מעט מאוד שאי אפשר לתקן,' סיכם פיליפס.
בכל שבוע קווין בוחן סיפורים בלעדיים בתוך העיר (YPO), ארגון עמית לעמית בכיר בעולם לבכירים, זכאי בגיל 45 ומטה.
