עיקרי משאבי אנוש מה לכלול במדריך לעובדים

מה לכלול במדריך לעובדים

מדריכי עובדים , מדריכי מדיניות ופרוצדורות, מדריכי עובדים - איך שלא תרצו לקרוא להם - נחשבים לרוב לרע הכרחי הן על ידי העובדים והן על ידי המעסיקים. הם בדרך כלל מייצרים חרדה מצד העובדים, במיוחד אם הם לא ברורים, כתובים היטב וספציפיים לעסק ואם הם מתמקדים בעיקר בשליליות - במילים אחרות, רק מה לא לעשות. מעסיקים, בינתיים, בדרך כלל בוחנים את המדריכים הללו במונחים של אופן הכיסוי של ... הנכסים שלהם ... במקרה של תביעות אפשריות.

יש, עם זאת, דרך טובה יותר.

מומחים טוענים כי עסקים קטנים ובינוניים יכולים לעצב מדריכים לעובדים המגנים עליהם מפני התדיינות ולהקל על אנשי הצוות על ידי איות במונחים חיוביים על מדיניות החברה. על מנת לקבל מדריך מדיניות יעיל, על המעסיק להקדיש זמן לזהות מה חשוב לעסק, הן בשמירה על העובדים מעודכנים ושמחים, כמו גם בהגשמת היעדים העסקיים של החברה. 'זה יכול לשמש חוברת משחק ולפרט את כללי המשחק לעובדים לגבי הצפוי להם', אומרת ננסי קופר, יו'ר קבוצת העבודה והתעסוקה של גארווי שוברט באר , משרד עורכי דין הממוקם בפורטלנד, אורגון.

'הערך הוא שעובדים יכולים להבין מה מצופה מהם ולמה הם יכולים לצפות מהחברה', מוסיף פול רוזון, מנכ'ל עולם בעבודה , עמותת משאבי אנוש עולמית המתמקדת בתמורה, תגמולים, חיי עבודה ותמורה כוללת משולבת. 'זה כולל כיצד מגיעים להחלטות שכר, כיצד הם מדורגים לפי ביצועיהם, כיצד החברה מתייחסת לדברים כמו חופשת מחלה והטבות אחרות, כיצד החברה רואה את תוכניות חיי העבודה ואיך יטופלו בסכסוך.' כל הסוגיות המפורטות בספר ידני יכול לפנות עובד לעבוד במיטבו, הוא מוסיף, ללא דאגות כי מעסיק יתייחס אליהם באופן לא הוגן.

אבל השטן נמצא בפרטים, כמו שאומרים. ההצלחה של מדריך לעובדים תלויה במה שאתה כולל ואיך אתה מנסח מדיניות. הכלל הראשון לכתיבת ספר פליירים מנצח הוא שעליו להיכתב בצורה ברורה ומובנת, ולשקף את תרבות העסק. מדיניות מסוימת צריכה להיות בספר הידני על פי חוק. המשמעות היא שעליך לקחת את הזמן ללמוד על דרישות מקומיות ומדיניות, כמו גם דרישות פדרליות, אומר קופר. מדיניות אחרת צריכה להיות בספר הידני כדי להגן על המעסיק. 'לא משנה הסיבה מאחורי המדיניות, יש לאכוף את הכל בצורה עקבית,' היא מוסיפה.

הערת עורך: מחפשים מיקור חוץ של משאבי אנוש לחברה שלכם? אם אתה מעוניין במידע שיעזור לך לבחור את המתאים לך, השתמש בשאלון שלמטה כדי שהשותף שלנו, BuyerZone, יספק לך מידע בחינם:

המדריך הבא יפרט מה עליכם לכלול על פי החוק, סעיפים שלדעת מומחים משפטיים שכל ספר מדריכים לעובדים צריך לכלול, ואז הוראות אופציונאליות אחרות שתרצו לכלול בספר ידני לעובדים בכדי לגרום לו לעבוד עבורכם ועובדיכם.

מה לכלול במדריך לעובדים: הוראות המדריך הנדרשות על פי חוק

לפני שיורדים לכתוב מדריך לעובדים, מנהיגים עסקיים צריכים להבין מה עליהם לכלול בחוק. זה עשוי גם לקבוע כיצד אתה מחליט להקים את ספר היד לעובדים.

הצעד הראשון הוא היכרות עם חוקי התעסוקה הפדרליים, הממלכתיים והמקומיים שעליכם לעמוד בהם - חלקם אף נדרשים להתפרסם בספר העבודה של עובדי החברה. משרד העבודה האמריקני מפרט מידע למעסיקים על חוקים פדרליים המשפיעים על נושאי מקום העבודה באתר האינטרנט שלו www.dol.gov . אם העסק שלך פועל ביותר ממדינה אחת, ייתכן שיש לך סיבות חוקיות לכתיבת ספרי ידיים שונים לעובדים בכל מדינה. 'לכל מדינה יש חוקי העסקה ייחודיים,' אומר קופר. 'רבים מהחוקים ברמת המדינה אומרים שאתה צריך שיהיה במדריך.'

השווי הנקי של בוס העוגה

נושאים אחרים עשויים להשפיע גם על האופן שבו אתה ניגש לספר היד לעובדים. לדוגמא, אם יש לך יחידות עסקיות שונות, כגון מתקן ייצור ומתקן מכירה ומחקר, ייתכן שתרצה שמדריך הליבה יהיה זהה לכל קבוצת עובדים, אך ייתכן שתרצה לכלול מדיניות ספציפית ליחידות עסקיות ספציפיות. , למשל, אם ביחידה עסקית אחת יש איגוד או עובדים בשכר לפי שעה, אומר קופר.

לאחר שתקבע כיצד תפנה לספר היד לעובדים, עליך לקבוע אילו מדיניות עליך לכלול על פי החוק. חברות מסוימות מציעות תוכנה או תבניות שיכולות להוות התחלה טובה להנחות אותך בתהליך. אך המדיניות עשויה להשתנות ממדינה למדינה. אם אינך בטוח איזו מדיניות נדרשת על פי החוק, עליך לפנות לארגוני משאבי אנוש או לעורך הדין שלך. במחלקות עבודה ממלכתיות רבות יש גם רשימות באתרי האינטרנט שלהן עבור מעסיקים בנוגע לחוקים שעליהם לקיים כאשר הם עוסקים במדינה ואלה יכולים להועיל בקביעת מה לכלול בספר העובדים.

המדיניות שעליך לכלול בספר העובדים על פי חוק עשויה לכלול את הדברים הבאים:

  • מדיניות חופשות רפואיות במשפחה . החוק לחופשת רפואה משפחתית של הממשלה הפדרלית מחייב כי מעסיקים בסדר גודל מסוים חייבים לספק לעובדים חופשה ללא תשלום עד 12 שבועות בכל תקופת 12 חודשים ללידתו או לטיפולו של ילד, כדי לטפל בבן משפחה מיידי עם מצב בריאותי קשה. , או אם לעובד מצב בריאותי חמור. למדינות רבות קיימת מדיניות משלהן גם לגבי חופשה משפחתית ללא תשלום.
  • מדיניות תעסוקה ושוויון לאפליה שווה . משרד העבודה האמריקני דורש מעסקים רבים לפרסם מידע הקובע כי העסק עוקב אחר חוקים לאפלייה ושוויון הזדמנויות בעבודה בשכירות וקידום מכירות.
  • מדיניות תגמול לעובדים . מדינות רבות דורשות להודיע ​​לעובדים על מדיניות התגמול של העובד בכתב.

בין שאר החוקים שעשויים לדרוש הכללה בספרי היד לעובדים, יש מדיניות בנושא התאמת מוגבלות, מדיניות חופשה צבאית, מדיניות בנושא לינה בהנקה ומדיניות עזיבת נפגעי עבירה.

לחפור עמוק יותר: כיצד להרכיב מדריך לעובדים

מה לכלול במדריך לעובדים: סעיפים שכל מדריך לעובדים צריך לכלול

ישנם כמה ויתורים כלליים שעל כל מדריך לעובדים להיות.

פול ג'וניור עדיין נשוי
  • לא חוזה . חשוב לציין כי המדריך הוא בדיוק זה - ספר ידני - ואינו מבטיח שום הבטחה לגבי המשך העסקה. קופר ממליץ על הנוסח הבא: 'מדריך זה אינו חוזה, מפורש או משתמע, ואינו מבטיח העסקה למשך פרק זמן מסוים. למרות שאנו מקווים שיחסי העבודה שלנו יהיו ארוכי טווח, החברה או אתה יכולים לסיים את הקשר בכל עת, עם או בלי הודעה מוקדמת, עם או בלי סיבה, במידה המותרת על פי החוק. '
  • ספר ידני מנצח מסמכי מדיניות קודמים . על המדריך להבהיר כי זו המילה האולטימטיבית על מדיניות החברה. קופר מציע לך להשתמש בשפה הבאה: 'מדריך עובדים זה מחליף ומחליף את כל המדיניות והנהלים הקודמים, כולל, אך לא מוגבל, לכל התזכירים או המדיניות הכתובה שייתכן שהונפקו בנושאים המכוסים בספר זה.'
  • המדיניות בספר הידני עשויה להשתנות . חשוב להשאיר מקום קטן להתנועע מכיוון שהזמנים משתנים, נושאים חדשים עולים, וייתכן שתצטרך לבצע תיקונים. כך קופר מציע לך לנסח הוראה זו: 'המדיניות הכלולה בספר ידני זה הינה הנחיות בלבד וכפופות לשינויים ככל שהחברה רואה לנכון ונחוץ. מעת לעת אתה עשוי לקבל הודעה על מדיניות, נהלים, הטבות או תוכניות חדשות או ששונו. '
  • דף אישור עובדים . על מנת להגן על העסק שלך, ולוודא שעובדיך מודעים לכך שהחברה שלך מצייתת לחוקים אלה, חשוב לכלול דף אישור שהעובד חותם עליו ומחזיר. על ההכרה לקבוע כי העובד מבין שבאחריותם לקרוא ולמלא אחר המדיניות. 'אתה רוצה שניתן יהיה להסיר את דף ההודאה מהמדריך,' אומר קופר. 'ברגע שהוא נחתם, הוא צריך להיכנס לתיק כוח האדם של העובד.'

לחפור עמוק יותר: כלים: אישור על קבלת מדריך לעובדים

מה לכלול בספר עובדים

לפני שאתה כותב את מדריך העובדים שלך, כדאי שתקדיש זמן כדי לקבוע מה חשוב לך כעסק. אכפת לך מאיך העובדים שלך מופיעים כשהם בעבודה? האם אתה רוצה שיימנעו מהודעות טקסט בזמן העבודה? אכפת לך שהם יעשו בלוגים על החברה? אם הנושא חשוב לך ויש לך ציפיות להתנהגות העובדים, עליך להתייחס אליו במדיניות.

נושאים חשובים יכולים להיות דברים כמו היכולת של העובד להשתמש בטלפונים סלולריים בעבודה או בנהיגה; התמודדות עם הדרך המתאימה (או הדרך הלא הולמת) בה עובדים דנים במעסיק בחדרי צ'ט או בבלוגים לאחר שעות העבודה; או אפילו את היכולת של המעסיק לטפל בבעיות שנוצרו על ידי האופן שבו העובדים משתמשים במחשבים, בדואר האלקטרוני ובדואר הקולי שלהם, 'אומר קופר. 'אחד הדברים החשובים ביותר שיש לזכור הוא כי ספר היד שלך צריך לשקף את הדרך בה אתה עושה עסקים. אם אתה כותב מדיניות, היה מוכן לאכוף את המדיניות - בין אם מדובר במדיניות שקובעת גבולות או במדיניות התומכת במדיניות. אתה צריך שהספר הידני שלך יהיה ביטוי אמיתי של העסק שלך. '

אתה גם צריך להחליט באיזה צליל אתה רוצה שספר היד שלך ייקח. ספרי יד רבים נכתבים מנקודת המבט השלילית של 'לא יהיה'. חלק מהמדריכים היעילים ביותר, לעומת זאת, הם אלה שנכתבו מנקודת מבט חיובית. 'בטוח שעובדים צריכים לדעת איזו התנהגות תגרום לבעיות, כגון היעדרויות מוגזמות, אך המדיניות לא חייבת להיכתב תוך התמקדות בעונש', אומר קופר.

להלן הנחיות לאילו קטעים ייתכן שתרצה לכלול בספר העובדים:

1. היסטוריית החברה . אמנם זה לא נדרש, אך קטע קצר הדן בהיסטוריה של החברה ובמשימה שלה יכול לסייע בהגדרת הטון של מדריך לעובדים. רוזון אומר כי סעיף זה יכול לכלול דיונים על הצהרת ייעוד של החברה, מה הסיבה להיות, מי הלקוחות שלה, מה המיקום שלה בשוק וכו '. אולי אתה מדבר על המייסד כדי להבין את ההיסטוריה של החברה. או תרבות, 'אומר רוזון. 'אתה יכול להוסיף דיון על צוות המנהיגות כך שאנשים ירגישו שהם יודעים למי הם עובדים בסופו של דבר.' קופר מזהיר שלא להבטיח שום סעיף בסעיף זה, כמו למשל להבטיח לשלם לעובדים את הדולר העליון בתחום שלך, שעשוי להיות קשה לקיים אם החברה נקלעה לתקופות קשות כלכליות.

2. מדיניות פסק זמן בתשלום . סעיף זה מפרט את מדיניות החופשות של החברה, כגון אופן הרווחת זמן החופשה וכיצד לתזמן חופש. כמו כן, עליה לפרט באילו חגים החברה צופה, כולל באילו חגים החברה סוגרת, ואם החברה היא מסעדה או עסק אחר שנשאר פתוח בחגים, כיצד יפוצה העובדים בגין עבודת החג. ייתכן שתרצה להתייחס גם לחופשת מחלה, חופשה רפואית משפחתית וסוגים אחרים של חופשה, כגון חופשת אישות צבאית.

3. התנהגות עובדים . תחת כותרת זו, תוכלו לדון במדיניות הנוכחות, הפסקות הארוחה ותקופות המנוחה, והציפיות הכלליות להתנהלות העובדים. זה יכול לכלול קביעת מדיניות נגד אפליית הטרדה של עובדים, איסור על עישון, מדיניות שימוש בסמים, אופן השימוש בעובדים באינטרנט או בדואר אלקטרוני וקוד לבוש - אם יש לך האחרון. ייתכן שתרצה להתייחס לאופן שבו עובדים צריכים להתמודד עם פתרון סכסוכים. הפוך את החלק הזה לכללי מאוד באופיו. 'אל תפרט יותר מדי,' אומר קופר. 'זה טבע אנושי לרצות רשימת כביסה של כל הדברים המקובלים, אבל זה הטבע האנושי שגם אתה תשכח משהו.'

4. תשלום ומבצעים . איות את אמצעי התשלום שלך ויידע את העובדים אם ישולמו להם כל שבוע או כל שבועיים או כל דבר אחר. זה המקום בו אתה מציין את מדיניות השעות הנוספות שלך, מגדיר את שעות העבודה ודן במבנה ציון השכר שלך כך שאנשים יידעו היכן הם משתלבים בהיררכיה, אומר רוזון. 'הדבר האחרון שאתה רוצה לעשות כשאתה מעסיק מישהו הוא להפתיע אותו מתי תלוש המשכורת שלו,' אומר רוזון. 'אתה רוצה להודיע ​​לאנשים באיזו תדירות יקבלו תשלום וכיצד יקבלו תשלום, האם אתה מציע הפקדה ישירה וכמה תקופות תשלום יש בשנה.' אתה יכול גם לדבר על סוגי חבילות הפיצוי שאתה מציע, כולל האם עובדים זכאים לבונוסים או אופציות ואיך עובד תהליך הערכת הביצועים. קופר מזהיר שאם אתה מאיית מדיניות חברה לקידום, עליך לזכור שהחברה ומנהליה צריכים לרכוש מדיניות זו. 'שם רוב החברות טועות,' היא אומרת. 'הם מבטיחים יותר מדי והם לא מקיימים את המדיניות שלהם.'

5. יתרונות . בחלק זה, ספק לעובדים סקירה כללית על היתרונות שאתה מציע מבחינת שירותי בריאות, שיניים, ראייה, ביטוח חיים וכו ', אך אל תדון בפוליסות ספציפיות עם חברות ספציפיות. 'היתרונות שלך עשויים להשתנות לעתים קרובות - כנראה בתדירות גבוהה יותר ממה שספר המדריך עושה,' מציין קופר. האם לדבר על מי זכאי, בין אם רק לעובדים במשרה מלאה ובין אם אם מוצעת לעובדים במשרה חלקית חבילת הטבות מקובלת, התייחס גם לכך. ציין את הקריטריונים לזכאות, מתי אתה יכול להירשם להטבות, ומה הם אירועי החיים הקריטיים שבמהלכם אתה יכול לשנות הטבות - כגון נישואין או לידת ילד.

לאחר שכל המידע יורכב לספר ידני לעובדים, דאגו לווטרינר למסמך לפני הפצתו לעובדים. אם בכלל אפשרי, עורך דין צריך להיות מעורב בהכנת המדריך. 'אם מעסיק מנסה לחסוך כסף', אומר קופר, 'המינימום שעליו לעשות הוא לבחון את זה על ידי עורך דין לאחר ההרכבה.' סקירה זו, היא מוסיפה, רק עשויה לעזור לעסק שלך להימנע מתביעות עתידיות הקשורות להתנהגות עובדים שמוגדרת - או אינה - מוגדרת בספר היד לעובדים.

לחפור עמוק יותר: האם אתה זקוק למדיניות מדיה חברתית?

תאריך לידה של איאן סומרהלדר

מה לכלול במדריך לעובדים: קישורים מומלצים

החברה לניהול משאבי אנוש
http://www.shrm.org
SHRM היא העמותה הגדולה בעולם המוקדשת לניהול משאבי אנוש, המייצגת יותר מ -250,000 חברים ביותר מ -140 מדינות.

משרד העבודה האמריקני
http://www.dol.gov
מדריכים לחוקי עבודה פדרליים באתר משרד העבודה יכולים לעזור לך לוודא שאתה מכסה את היסודות בספר העבודה שלך.

מדריך לעסקים קטנים
http://www.osha.gov/Publications/smallbusiness/small-business.html
מדריך מינהל הבטיחות והבריאות בעבודה של משרד העבודה לעסקים קטנים יכול לסייע למעסיקים לספק מקום עבודה בטוח ובריא לעובדיהם.

מדריך חינם למודל
http://www.smallbusinessnotes.com
Smallbusinessnotes.com מציע מדריך למודל בחינם. מדריך המדיניות השלם של מכון אלכסנדר המילטון ($ 100) הוא תקליטור עם מדיניות הניתנת לעריכה עם הנחיות מדינה אחר מדינה. And Policies Now היא תוכנית מפוארת (hrtools.com; 199 דולר) המשתמשת באשף שאלות ותשובות כדי לעזור לך להתאים אישית מדריך.

עולם בעבודה
http://www.worldatwork.org
עמותת משאבי אנוש עולמית זו מתמקדת בתמורה, הטבות, חיי עבודה ותגמולים משולבים הכוללים סיוע לארגונים למשוך, להניע ולשמר כוח אדם מוכשר.

הערת עורך: מחפשים מיקור חוץ של משאבי אנוש לחברה שלכם? אם אתה מעוניין במידע שיעזור לך לבחור את המתאים לך, השתמש בשאלון שלמטה כדי שהשותף שלנו, BuyerZone, יספק לך מידע בחינם:

גילוי עריכה: Inc כותב על מוצרים ושירותים במאמר זה ובמאמרים אחרים. מאמרים אלה אינם תלויים בעריכה - כלומר עורכי וכתבים חוקרים וכותבים על מוצרים אלה ללא כל השפעה של מחלקות שיווק ומכירות כלשהן. במילים אחרות, אף אחד לא אומר לעיתונאים או העורכים שלנו מה לכתוב או לכלול במאמר מידע חיובי או שלילי מסוים על מוצרים או שירותים אלה. תוכן המאמר נתון לחלוטין לשיקול דעתו של הכתב והעורך. עם זאת תבחין כי לעיתים אנו כוללים קישורים למוצרים ושירותים אלה במאמרים. כאשר הקוראים לוחצים על קישורים אלה וקונים מוצרים או שירותים אלה, Inc עשוי לקבל פיצוי. מודל פרסום מבוסס מסחר אלקטרוני זה - כמו כל מודעה אחרת בדפי המאמר שלנו - אינו משפיע על כיסוי העריכה שלנו. כתבים ועורכים לא מוסיפים קישורים אלה, והם גם לא ינהלו אותם. מודל פרסום זה, כמו אחרים שאתה רואה ב- Inc, תומך בעיתונות העצמאית שאתה מוצא באתר זה.