תורת הארגון

ארגון, על פי הגדרתו הבסיסית ביותר, הוא אסיפה של אנשים העובדים יחד להשגת יעדים משותפים באמצעות חלוקת עבודה. ארגון מספק אמצעי לשימוש בכוחות פרטניים בתוך קבוצה כדי להשיג יותר ממה שניתן להשיג על ידי המאמצים המצרפיים של חברי הקבוצה העובדים באופן אינדיבידואלי. ארגונים עסקיים נוצרים בכדי לספק סחורות או שירותים לצרכנים באופן שיוכלו לממש רווח בסיום העסקה. לאורך השנים התלבטו אנליסטים עסקיים, כלכלנים וחוקרים אקדמיים בכמה תיאוריות שמנסות להסביר את הדינמיקה של ארגונים עסקיים, כולל הדרכים בהן הם מקבלים החלטות, מחלקים כוח ושליטה, פותרים סכסוכים ומקדמים או מתנגדים לשינוי ארגוני. כפי שג'פרי פפר סיכם ב הוראות חדשות לתיאוריית הארגון , מחקרי תיאוריה ארגונית מספקים 'התמקדות בין תחומית בא) השפעתם של ארגונים חברתיים על התנהגותם ועמדותם של אנשים בתוכם, ב) השפעות מאפייני הפרט והפעולה על הארגון,' ג) הביצועים, ההצלחה וההישרדות. של ארגונים, ד) ההשפעות ההדדיות של סביבות, לרבות סביבת משאבים ומשימה, סביבות פוליטיות ותרבותיות על ארגונים ולהיפך, וכן ה) דאגות הן לאפיסטמולוגיה והן למתודולוגיה העומדות בבסיס המחקר בכל אחד מהנושאים הללו. '

מבין התיאוריות הארגוניות השונות שנחקרו בתחום זה, תיאוריית המערכות הפתוחות התגלתה כידועה ביותר, אך גם לאחרים יש תומכיהם. ואכן, חלק מחוקרי התיאוריה הארגונית מעלים מיזוג של תיאוריות שונות וטוענים כי מיזם יאמץ אסטרטגיות ארגוניות שונות בתגובה לשינויים בנסיבות התחרותיות, העיצוב המבני והחוויות שלו.

רקע כללי

תאוריית הארגון המודרנית נעוצה במושגים שפותחו בראשית המהפכה התעשייתית בסוף המאה ה -19 ובתחילת המאה העשרים. חשוב היה באותה תקופה מחקריו של הסוציולוג הגרמני מקס וובר (1864—1920). וובר האמין כי ביורוקרטיות, המאוישות ביורוקרטים, מייצגות את הצורה הארגונית האידיאלית. וובר ביסס את הביורוקרטיה המודלית שלו על סמכות חוקית ומוחלטת, הגיון וסדר. במבנה הארגוני האידיאלי של וובר, האחריות לעובדים מוגדרת בבירור וההתנהגות נשלטת היטב על ידי כללים, מדיניות ונהלים.

תיאוריות הארגונים של וובר, כמו אחרים בתקופה, שיקפו יחס לא אישי כלפי האנשים בארגון. ואכן, כוח העבודה, על חולשותו וחסרונותיו האישיים, נחשב לפגיעה פוטנציאלית ביעילותה של כל מערכת. למרות שתיאוריותיו נחשבות כיום מכניסטיות ומיושנות, עמדותיו של וובר על הביורוקרטיה סיפקו תובנה חשובה בתפיסות העידן של יעילות תהליכים, חלוקת עבודה וסמכות.

תורם חשוב נוסף לתורת הארגונים בתחילת המאה העשרים היה אנרי פייול. הוא זוכה בזיהוי תכנון אסטרטגי, גיוס עובדים, מוטיבציה לעובדים והכוונת עובדים (באמצעות מדיניות ונהלים) כפונקציות ניהוליות חשובות ביצירת והזנת ארגון מצליח.

התיאוריות של וובר ופאיול מצאו יישום רחב בתחילת אמצע המאה העשרים, בין השאר בגלל השפעתו של פרדריק וו. טיילור (1856—1915). בספר משנת 1911 שכותרתו עקרונות הניהול המדעי , טיילור התווה את התיאוריות שלו ובסופו של דבר יישם אותן על רצפות המפעל האמריקאיות. הוא זוכה לסייע בהגדרת תפקיד ההכשרה, תמריצי שכר, בחירת עובדים וסטנדרטים בעבודה בביצועי הארגון.

החוקרים החלו לאמץ השקפה פחות מכנית של ארגונים ולשים לב יותר להשפעות אנושיות בשנות השלושים. התפתחות זו הונעה מכמה מחקרים ששופכים אור על תפקוד הגשמת האדם בארגונים. הידוע שבהם היה ככל הנראה מחקרי עוזרד. מחקרים אלה, שנערכו בעיקר בהנחיית חוקר אוניברסיטת הרווארד, אלטון מאיו, נערכו באמצע שנות העשרים והשלושים במפעל של חברת החשמל המערבית המכונה עבודות הרדוף. החברה רצתה לקבוע עד כמה תנאי העבודה השפיעו על התפוקה.

באופן מפתיע, המחקרים לא הצליחו להראות שום קשר חיובי משמעותי בין תנאי מקום העבודה לפריון. במחקר אחד, למשל, תפוקת העובדים עלתה מדרגה כאשר התאורה הוגברה, אך היא גם עלתה כאשר התאורה פחתה. תוצאות המחקרים הראו שכוחות מולדים של התנהגות אנושית עשויים להשפיע על ארגונים יותר מאשר מערכות תמריצים מכניסטיות. מורשת מחקרי העוזרד ומאמצי מחקר ארגוניים אחרים באותה תקופה הייתה דגש על החשיבות של אינטראקציה פרטנית וקבוצתית, כישורי ניהול הומניסטיים ויחסים חברתיים במקום העבודה.

ההתמקדות בהשפעות אנושיות בארגונים באה לידי ביטוי בצורה ניכרת ביותר על ידי שילוב 'היררכיית הצרכים האנושיים' של אברהם מאסלו בתורת הארגון. התיאוריות של מאסלו הכניסו שתי השלכות חשובות לתיאוריית הארגון. הראשון היה שלאנשים יש צרכים שונים ולכן הם צריכים להיות מונעים על ידי תמריצים שונים להשגת יעדים ארגוניים. השנייה בתיאוריות של מאסלו קבעה כי צרכיהם של אנשים משתנים לאורך זמן, כלומר ככל שמתמלאים צרכיהם של אנשים הנמצאים בהיררכיה, צצים חדשים. הנחות אלו הובילו להכרה, למשל, כי עובדי פס הרכבה יכולים להיות פרודוקטיביים יותר אם ייענו יותר מצרכיהם האישיים, ואילו תיאוריות העבר הצביעו על כך שתמורה כספית הייתה המניע היחיד, או העיקרי.

דאגלס מקגרגור עמד בניגוד לתיאוריית הארגון שעלתה באמצע המאה העשרים לדעות קודמות. בשנות החמישים, מקגרגור הציע לתיאוריה X ולתיאוריה Y הידועים שלהם כדי להסביר את ההבדלים. תיאוריה X הקיפה את התפיסה הישנה של עובדים, שקבעה כי עובדים מעדיפים להיות מכוונים, רוצים להימנע מאחריות, והוקירו ביטחון כלכלי מעל לכל דבר אחר.

מקגרגור האמין שארגונים שאימצו את תיאוריה Y היו בדרך כלל פרודוקטיביים יותר. תיאוריה זו קבעה כי בני אדם יכולים ללמוד לקבל ולבקש אחריות; לרוב האנשים יש יכולת דמיונית ופתרון בעיות גבוהה; עובדים מסוגלים לכוון עצמי יעיל; וכי מימוש עצמי הוא בין התגמולים החשובים ביותר שארגונים יכולים לספק לעובדיהם.

תיאוריה של מערכות פתוחות

תיאוריות מסורתיות ראו בארגונים מערכות סגורות שהיו אוטונומיות ומבודדות מהעולם החיצון. אולם בשנות השישים צצו אידיאולוגיות הוליסטיות והומניסטיות יותר. מתוך הכרה כי התיאוריה המסורתית לא הצליחה לקחת בחשבון השפעות סביבתיות רבות שהשפיעו על יעילות הארגונים, רוב התיאורטיקנים והחוקרים אימצו השקפה של מערכות פתוחות על ארגונים.

המונח 'מערכות פתוחות' שיקף את האמונה החדשה שהכל הארגונים הם ייחודיים - בין השאר בגלל הסביבה הייחודית בה הם פועלים - וכי עליהם להיות מובנים כך שיוכלו להתאים לבעיות והזדמנויות ייחודיות. לדוגמא, מחקר בשנות השישים הצביע על כך שארגונים ביורוקרטיים מסורתיים בדרך כלל לא הצליחו בסביבות בהן טכנולוגיות או שווקים השתנו במהירות. הם גם לא הצליחו להבין את החשיבות של השפעות תרבות אזוריות במוטיבציה של עובדים.

ניתן לתאר השפעות סביבתיות המשפיעות על מערכות פתוחות כספציפיות או כלליות. הסביבה הספציפית מתייחסת לרשת הספקים, המפיצים, הגורמים הממשלתיים והמתחרים עמה מתקשר עסק עסקי. הסביבה הכללית כוללת ארבע השפעות הנובעות מהאזור הגיאוגרפי בו פועל הארגון. אלו הם:

ערכים תרבותיים, המעצבים השקפות על אתיקה וקובעים את החשיבות היחסית של סוגיות שונות.
תנאים כלכליים הכוללים תנודות כלכליות, מיתון, אבטלה אזורית וגורמים אזוריים רבים אחרים המשפיעים על יכולתה של החברה לצמוח ולשגשג. השפעות כלכליות עשויות גם להכתיב חלקית את תפקיד הארגון בכלכלה.
סביבה משפטית / פוליטית, המסייעת למעשה להקצות כוח בתוך חברה ולאכוף חוקים. המערכות המשפטיות והפוליטיות בהן פועלת מערכת פתוחה יכולות למלא תפקיד מפתח בקביעת היציבות והביטחון הארוך של עתיד הארגון. מערכות אלו אחראיות על יצירת סביבה פורייה לקהילה העסקית, אך הן גם אחראיות להבטיח - באמצעות תקנות הנוגעות לתפעול ומיסוי - כי מענה לצרכי הקהילה הגדולה יותר.

איכות החינוך, שהיא גורם חשוב בטכנולוגיה עילית ובתעשיות אחרות הדורשות כוח עבודה משכיל. עסקים יוכלו למלא תפקידים טובים יותר אם הם פועלים באזורים גיאוגרפיים הכוללים מערכת חינוך חזקה.

תיאוריית המערכות הפתוחות מניחה גם כי כל הארגונים הגדולים מורכבים מתתי מערכות מרובות, שכל אחת מהן מקבלת תשומות מתתי מערכות אחרות והופכת אותן לתפוקות לשימוש בתתי מערכות אחרות. תת המערכות אינן מיוצגות בהכרח על ידי מחלקות בארגון, אלא עשויות להידמות לדפוסי פעילות.

הבחנה חשובה בין תיאוריית מערכות פתוחות לבין תיאוריות ארגון מסורתיות יותר היא שהראשונה מניחה היררכיה של תת-מערכת, כלומר לא כל תת-מערכות חיוניות באותה מידה. יתר על כן, כשל בתת-מערכת אחת לא בהכרח יסכל את המערכת כולה. לעומת זאת, תיאוריות מכניסטיות מסורתיות מרמזות שלתקלה בכל חלק במערכת תהיה השפעה מתישה לא פחות.

מאפיינים ארגוניים בסיסיים

ארגונים שונים מאוד בגודל, בתפקוד ובאיפור. אף על פי כן, פעולותיהם של כמעט כל הארגונים - מהתאגיד הרב-לאומי ועד מעדנייה שנפתחה לאחרונה - מבוססות על חלוקת עבודה; מבנה קבלת החלטות; וכללים ומדיניות. מידת הפורמליות בה ניגשים להיבטים אלה של העסק משתנה מאוד בעולם העסקי, אך מאפיינים אלה טבועים בכל מפעל עסקי המשתמש בכישרונות של יותר מאדם אחד.

ארגונים מתרגלים חלוקת עבודה הן אנכית והן אופקית. חלוקה אנכית כוללת שלוש רמות בסיסיות - עליון, אמצעי ותחתון. התפקיד הראשי של מנהלים בכירים או בכירים הוא בדרך כלל לתכנן אסטרטגיה ארוכת טווח ולפקח על מנהלי הביניים. מנהלים בינוניים בדרך כלל מנחים את הפעילות השוטפת של הארגון ומנהלים אסטרטגיה ברמה העליונה. מנהלים ועובדים ברמה נמוכה מממשים אסטרטגיה ומבצעים את המשימות הספציפיות הדרושות כדי לשמור על הארגון פעיל.

ארגונים גם מחלקים את העבודה בצורה אופקית על ידי הגדרת קבוצות משימות או מחלקות, והקצאת עובדים בעלי כישורים מתאימים לקבוצות אלה. יחידות קו ממלאות את הפונקציות הבסיסיות של העסק, ואילו יחידות צוות תומכות ביחידות קו בעלות מומחיות ושירותים. באופן כללי, יחידות הקו מתמקדות באספקה, ייצור והפצה, ואילו יחידות צוות עוסקות בעיקר בפעולות פנימיות ובקרות או מאמצי יחסי ציבור.

מבני קבלת החלטות, המאפיין הבסיסי הארגוני השני, משמשים לארגון הסמכות. מבנים אלה משתנים ממבצע לפעולה במידת הריכוזיות והביזור שלהם. מבני החלטות מרכזיים מכונים ארגונים 'גבוהים' מכיוון שהחלטות חשובות נובעות בדרך כלל מרמה גבוהה ומועברות במספר ערוצים עד שהן מגיעות לקצה התחתון של ההיררכיה. לעומת זאת, ארגונים שטוחים, בעלי מבני קבלת החלטות מבוזרים, מעסיקים רק כמה רמות היררכיות. ארגונים כאלה מונחים בדרך כלל על ידי פילוסופיית ניהול המופעלת בצורה טובה כלפי סוג כלשהו של העצמת עובדים ואוטונומיה אישית.

מערכת פורמלית של כללים ומדיניות היא המאפיין הארגוני הסטנדרטי השלישי. כללים, מדיניות ונהלים משמשים תבניות להכוונה ניהולית בכל מגזרי הייצור וההתנהגות הארגוניים. הם עשויים לתעד את האמצעים היעילים ביותר לביצוע משימה או לספק סטנדרטים לתגמול עובדים. כללים מעוצבים מספקים למנהלים יותר זמן להשקיע בבעיות והזדמנויות אחרות ומסייעים להבטיח שתתי מערכות שונות של הארגון פועלות יחד. כללים שלא נתפסו או מיושמים בצורה גרועה, כמובן, יכולים למעשה להשפיע לרעה על המאמצים העסקיים לייצר סחורות או שירותים בצורה רווחית או מספקת.

לפיכך, ניתן לסווג ארגונים כבלתי פורמליים או רשמיים, בהתאם למידת הפורמליזציה של הכללים במבנים שלהם. החוקרים קבעו בארגונים רשמיים, כי ההנהלה קבעה כי יחסים לא אישיים יחסית בין אנשים לחברה שעבורה הם עובדים נתפסים כסביבה הטובה ביותר להשגת יעדים ארגוניים. לכפופים פחות השפעה על התהליך בו הם משתתפים, כאשר חובותיהם מוגדרות בצורה ברורה יותר.

האנה גיבסון קני ווין שפרד

לעומת זאת, ארגונים בלתי פורמליים נוטים פחות לאמץ או לדבוק בקוד משמעותי של כללים או מדיניות כתובים. במקום זאת, אנשים נוטים יותר לאמץ דפוסי התנהגות המושפעים ממספר גורמים חברתיים ואישיים. שינויים בארגון הם לעתים קרובות פחות תוצאה של תכתיב סמכותי ולעיתים קרובות תוצאה של הסכם קיבוצי על ידי חברים. ארגונים בלתי רשמיים נוטים להיות גמישים יותר ותגובתיים יותר להשפעות מבחוץ. אך יש מבקרים הטוענים כי הסדרים כאלה עשויים גם להפחית את יכולתם של מנהלים בכירים לחולל שינוי מהיר.

תיאוריה ארגונית בשנות השמונים והתשעים

בשנות השמונים כמה תיאוריות מערכת ארגוניות חדשות קיבלו תשומת לב משמעותית. אלה כללו תיאוריה Z, שילוב של שיטות ניהול אמריקאיות ויפניות. תיאוריה זו הייתה גלויה לעין, בין השאר בגלל השיפור המתוקשר של יפן - וקשיי הייצור של ארצות הברית - במהלך אותו עשור. התעוררו גם תיאוריות אחרות, או עיבודים של תיאוריות קיימות, שרוב הצופים ראו בהן כמעידים על הסביבה המשתנה תדיר בתוך העסקים והתעשייה.

חקר הארגונים ומבני הניהול והייצור והפילוסופיות שלהם המשיך לשגשג לאורך שנות התשעים. ואכן, הבנה של עקרונות ארגוניים שונים ממשיכה להיראות חיונית להצלחתם של כל מיני ארגונים - מסוכנויות ממשלתיות ועד עסקים - בכל הצורות והגדלים, מקונגלומרטים ועד עסקים קטנים. המחקר נמשך ולמרות שהאקדמאים רחוקים מתיאוריה אחת של פיתוח ארגון כל התחייבות אקדמית רצינית מוסיפה לבסיס הידע בנושא. השינויים בדרכי התקשורת שלנו ואחרים שחוללים על ידי התקדמות הטכנולוגיה, ככל הנראה ייצרו הזדמנויות רבות יותר ללימודים. כאשר החברות שלנו משתנות, כך לעשות את הדרכים בהן הארגונים שלנו פועלים.