תקשורת מילולית

תקשורת בעל פה מתארת כל סוג של אינטראקציה שעושה שימוש במילים מדוברות, והיא חלק חיוני ואינטגרלי מהעולם העסקי, במיוחד בעידן המכונה עידן המידע. 'היכולת לתקשר בצורה אפקטיבית באמצעות דיבור כמו גם בכתיבה מוערכת מאוד ודורשת, בעסקים', כתבו הרטה א. מרפי, הרברט וו. הילדברנדט וג'יין תומאס בספרם. תקשורת עסקית יעילה . 'לדעת את התוכן של התחומים הפונקציונליים של העסק זה חשוב, אבל כדי לתת חיים לרעיונות האלה - בפגישות או במצגות יחיד - דורש הצגה יעילה בעל פה.' סוגי התקשורת בעל פה הנפוצים בארגון כוללים פגישות צוות, דיונים אישיים, מצגות, שיח טלפוני ושיחה לא רשמית. תקשורת בעל פה עם גורמים מחוץ לארגון עשויה להיות בצורה של פגישות פנים אל פנים, שיחות טלפון, נאומים, ועידות טלפוניות או ועידות וידאו.

כישורי ניהול שיחות הם חיוניים לבעלי עסקים קטנים ומנהלים שלעתים קרובות נושאים בנטל רב בתחומים כגון מצגות לקוחות / לקוחות, ראיונות עובדים וניהול פגישות. כדי שהתקשורת בעל פה תהיה יעילה, היא צריכה להיות ברורה, רלוונטית, טקטית בניסוחים ובטון, תמציתית ואינפורמטיבית. מצגות או שיחות הנושאות סימני היכר אלו יכולות להיות כלי רב ערך להבטחת בריאות העסק וצמיחתו. לעומת זאת, תקשורת עסקית לא ברורה, לא מדויקת או לא מתחשבת, עלולה לבזבז זמן יקר, להרחיק עובדים או לקוחות ולהשמיד רצון טוב כלפי ההנהלה או העסק הכללי.

מצגות בעל פה

המצגת הציבורית מוכרת בדרך כלל כחשובה ביותר בז'אנרים השונים של תקשורת עסקית בעל פה. כפי שנכון לכל סוגי תקשורת, הצעד הראשון בהכנת נאום או הערות פומביות הוא קביעת המטרה / מטרה המהותית של התקשורת. כפי שמציינים הילדברנדט, מרפי ותומאס, למצגות עסקיות יש נטייה לאחת משלוש מטרות כלליות: לשכנע, ליידע או להורות או לבדר. מתוך המטרה ייצאו הרעיונות העיקריים שייכללו במצגת. יש לחקור רעיונות אלה באופן יסודי ולהתאים אותם לצרכי הקהל.

לאחר מכן יש לארגן את הרעיונות כך שיכללו הקדמה, גוף עיקרי או טקסט וסיכום או מסקנה. או, כפי שנאמר האמרה הישנה על נאום נאומים, 'ספר להם מה אתה אומר להם, ספר להם ואמר להם מה אמרת להם.' ההקדמה צריכה לתפוס את עניין המאזין ולקבוע את נושא המשך המצגת. על הגוף העיקרי להתרכז בנקודות הדגש. המסקנה צריכה לחדש את נקודות המפתח ולסכם את המסר העל שמועבר.

כמה ילדים יש לקווין ג'יימס

עזרים חזותיים יכולים להיות מרכיב שימושי בחלק מהמצגות. בין אם הם מוקרנים ממחשב אישי, מוצגים בלוחות גיר, לוחות למחיקה יבשה או בעזרת עזרי חזות של טבלה, הם צריכים להיות משמעותיים, יצירתיים ומעניינים על מנת לעזור לדובר להעביר מסר. המפתח לשימוש מוצלח בעזרים חזותיים הוא שעליהם לתמוך בנושא המצגת, לסייע בהעברה שלה אך לעשות זאת מבלי לגרוע מכך שהם מרושלים, מסובכים או אפילו מבדרים מדי.

לאחר שהמצגת אורגנה ונבחרו העזרים החזותיים, על הדובר לחזור על המצגת בקול רם ולתקן לפי הצורך בכדי להתאים למגבלות הזמן, ולהבטיח כיסוי יסודי של הנקודות העיקריות. זה עשוי לעזור לתרגל מול מראה או מול חבר כדי להשיג ביטחון. מצגת טובה בעל פה תכלול ביטויי מעבר שיעזרו למאזינים לעבור בחומר, ולא תהיה ארוכה מדי או טכנית. כמו כן, חשוב שהדובר יצפה מראש שאלות שיש לקהל וייכלל את המידע הזה במצגת או יהיה מוכן להתייחס אליהן בפגישת שאלות ותשובות בסוף המצגת. מצגת מקצועית ואדיבה היא מפתח נוסף לתקשורת אפקטיבית, בין אם התפאורה היא כנס, אירוע, ארוחת צהריים או נסיגה הנהלתית. 'תדע שכשאתה מדבר באירוע עסקי, אתה מייצג את החברה שלך ואת המשרד שלך באותה חברה,' אמר סטיב קיי ב IIE פתרונות . 'השתמש באירוע כהזדמנות לקידום רצון טוב. הימנע מתלונות, ביקורת או מחלוקת. אלה ירחיקו את הקהל וישמידו את האמינות שלכם במהירות. במקום זאת, דבר על מה שהקהל רוצה לשמוע. שבחו את המארח שלכם, כבדו את האירוע והחמיאו למשתתפים. הקרינו הצלחה ואופטימיות. '

ניתן להעביר מצגות בעל פה באופן מקיף (מתוך מתווה או הערות); על ידי קריאה מכתב יד; או מהזיכרון. הגישה הרחבה מתוארת לעיתים קרובות כשיטה המאפשרת לדובר ליצור קשר עין ולפתח קשר עם הקהל ובו זמנית להעביר מידע רלוונטי. קריאה מכתב יד משמשת לעתים קרובות יותר לתקשורת ארוכה ו / או מפורטת המכסה שטח רב. שינון, בינתיים, משמש בדרך כלל רק לדיונים קצרים ו / או בלתי פורמליים.

מסירת מצגות אפקטיביות בעל פה מחייבת את הדובר לשקול את גובה הצליל, הקצב והנפח שלו. חשוב לשלב שינויים בגובה הצליל כדי להוסיף דגש ולהימנע ממונוטוניות. כדאי גם לשנות את קצב הדיבור ולשלב הפסקות כדי לאפשר למאזין לשקף אלמנטים ספציפיים של המסר הכללי. מציאת הנפח המתאים חיונית להצלחת המצגת. לבסוף, הדוברים צריכים להיזהר מלהוסיף מילים או צלילים זרים - כמו 'אממ', 'אתה יודע' או 'בסדר' - בין מילים למשפטים במצגת.

אלמנטים לא מילוליים כמו יציבה, מחוות והבעות פנים הם גם גורמים חשובים בפיתוח מיומנויות תקשורת טובות בפה. 'המראה החיצוני שלך משקף את מצב הרוח הפנימי שלך', אישרו הילדברנדט, מרפי ותומאס. לפיכך יציבה טובה מעידה על תנוחות וביטחון; אל תעמוד בתשומת לב נוקשה ולא באגביות מרושלת שמוטפת מעל הדוכן, אלא זקף עם משקלך באופן מפוזר באותה מידה על כל רגל. ' תנועה כלשהי עשויה להועיל בכדי לתפוס את תשומת הלב של המאזינים או להגביר את הדגש, אך יש להימנע מהתזוזות או הקצב המתמיד. כמו כן, ניתן להשתמש בתנועות ידיים וזרועות כדי להצביע, לתאר או להדגיש, אך יש לגוון אותן, לתזמן בקפידה ולהתאים אותן לקהל. לסיום, דוברים טובים צריכים ליצור קשר עין תכוף עם הקהל, לתת להבעת הפנים שלהם להראות את התעניינותם ברעיונות שהם מציגים ולהתלבש בצורה המתאימה לאירוע.

בעלי עסקים קטנים משקפים את האוכלוסייה הכללית בכך שההתלהבות שלהם מדברים בציבור משתנה במידה ניכרת בין פרט לאדם. יש יזמים שנהנים מאור הזרקורים ומשגשגים במסגרות הקוראות להצגות פומביות (רשמיות או בלתי פורמליות). אחרים מיומנים פחות בדיבור בציבור ונמנעים מלהימצא במצבים כאלה. אך יועצים עסקיים קוראים ליזמים להתייחס למצגות פומביות ולמיומנויות תקשורת בעל פה ככלי שעלול להיות בעל ערך רב בצמיחה העסקית. 'אתה יכול לשקול להעסיק מאמן מצגות או להשתתף בסדנה בנושא מצגות עסקיות', יעץ קיי. 'שירותים אלה יכולים להראות לך כיצד למקסם את ההשפעה שלך בזמן הדיבור. למעשה, לימוד מיומנויות כאלה משמש כהשקעה ארוכת טווח בעתידך כמנהיג אפקטיבי. '