ג'ף בזוס יודע כיצד לנהל פגישה. הנה איך הוא עושה את זה

פגישות גרועות: כולנו חווינו אותם. בין אם זה תכנון לקוי, יותר מדי דיבורים או חוסר הכנה, פגישות גרועות מבזבזות זמן וכסף יקרים.

אך מייסד ומנכ'ל אמזון ג'ף בזוס אולי פיצח את הקוד להפיכת פגישות ליותר פרודוקטיביות. באמצעות המכתב השנתי שלו לבעלי המניות, כמו גם א ראיון אחרון, בזוס נתן קצת תובנה לגבי מה אֲמָזוֹנָה מפגש עם תרבות נראה כמו.

הכל מסתכם במעקב אחר שלושה כללים פשוטים.

צוותי 'שני פיצות'.

'אנו מנסים ליצור צוותים שאינם גדולים ממה שניתן להאכיל על ידי שתי פיצות,' אמר בזוס. 'אנחנו קוראים לזה ששני הצוותים של שתי פיצות יפסקו.'

אם היית אי פעם בפגישה עם יותר מדי אנשים, אתה יכול להבין את החוכמה בכך. ככל שהצוות גדול יותר, מספר הדעות גדול יותר - וקשה יותר להגיע למסקנות ולקבל החלטות. ואם כמה מאותם אנשים רבים פשוט אוהבים לשמוע את קול הקול שלהם, הפגישות שלך בטח מציצות זמן.

אבל עם הכלל של צוות שתי פיצות, אתה מקבל את האיזון של השגת נקודות מבט ורעיונות מגוונים, תוך שמירה על זריזות וניהול.

אין PowerPoint.

'אין שימוש ב- PowerPoints בתוך אמזון,' מצהיר בזוס בגאווה. מישהו לפגישה הכין תזכיר בן שש עמודים ... בעל מבנה סיפור. יש בו משפטים אמיתיים ומשפטי נושא, ופעלים ושמות עצם - זה לא רק נקודות. '

במכתבו האחרון לבעלי המניות, בזוס מפרט את העבודה העוסקת במזכרים אלה, שלדבריו עשויה להימשך עד שבוע ומעלה לכתוב ולחדד:

'התזכירים הגדולים נכתבים ושוכתבו מחדש, משותפים עם עמיתים שמתבקשים לשפר את העבודה, מוקצים לכמה ימים ואז נערכים שוב בראש רענן. פשוט אי אפשר לעשות אותם תוך יום-יומיים. '

כמו שלי עמדה כרמין גאלו הצביעה לאחרונה, תזכירים כמו אלה הם רעיון נהדר מכיוון שהמוח שלנו מעבד סיפורים טובים הרבה יותר טוב מאשר נתונים קשים. תזכירים נרטיביים כאלה נותנים למחברים הזדמנות לתקשר באופן מלא את המחשבות העומדות מאחורי רעיונותיהם, ולתת למשתתפי הפגישה אפשרות להבין טוב יותר מושגים מלאים.

כמובן, כל זה לא אומר כלום אם משתתפי הפגישה לא מתכוננים, וזה מה שהופך את הכלל השלישי לטוב מכולם.

התחל בשקט.

'קראנו את התזכירים האלה בשקט במהלך הפגישה', אומר בזוס. ״זה כמו אולם לימוד. כולם יושבים סביב השולחן ואנחנו קוראים בשקט, בדרך כלל כחצי שעה, זמן רב שלוקח לנו לקרוא את המסמך. ואז נדון בזה. '

אתה יכול לדמיין מדוע זה כל כך מועיל. כמה פעמים הגעת לפגישה חשובה שבה, למרות הכוונות הטובות ביותר שלך, אתה פשוט לא מוכן כמו שהיית רוצה להיות?

'בדיוק כמו ילדי תיכון, המנהלים יעברו את דרכם בפגישה כאילו הם קראו את התזכיר', אומר בזוס. ״כי אנחנו עסוקים. וכך, עליכם לפשט את הזמן לקריאת התזכיר - ולשם כך נועדה חצי השעה הראשונה של הפגישה. ואז כולם קראו את התזכיר, הם לא רק מעמידים פנים שקראו את התזכיר. '

לבזוס יש בעבר העלה את השימוש בזה שיטה כי זה מבטיח תשומת לב בלתי מחולקת מצד כולם שם. בנוסף, זה עוזר להכין טוב יותר את אלה שמובילים דיונים כאלה - בגלל המיומנות והמחשבה הממוקדת הדרושה כדי להרכיב את התזכירים הללו מלכתחילה. 'קשה לכתוב יותר משפטים מלאים', מסביר המייסד המפורסם. 'אין שום דרך לכתוב תזכיר בן שש עמודים, בנוי סיפור, ולא תהיה לו חשיבה ברורה.'

להוציא אותו לפועל.

השתמשתי בשיטה זו בפגישות שלי, ואני יכול לערוב ליעילותה. כמנחה הפגישות, אתה יכול להיות בטוח שכולם מתחילים בבסיס איתן וכולם באותו דף. (מצטער, לא יכולתי להתאפק.)

אבל יותר מכל, אתה נותן לאנשים שלך את מה שהם צריכים כדי לעשות את העבודה הטובה ביותר שלהם:

זְמַן.