ג'ף בזוס אסר לאחרונה על פאוור-פוינט לפגישות באמזון, והתעקש כי פגישות במקום זאת יתחילו בכך שהמשתתפים יקראו בשקט מסמך העתק קשיח המכיל את המידע הדרוש לדון בנושא.
זה לא מפתיע, בהתחשב במחקר מדעי משמעותי שהשימוש ב- PowerPoint מפחית את האינטליגנציה הארגונית. עם זאת, החלפת PowerPoint ב'מסמכי תדרוך '(כפי שעשה בזוס) אינה רק מדע טוב; זה גם מהלך פיננסי חכם להפליא, משלוש הסיבות הבאות:
- זה חוסך זמן. PowerPoint מתקשר במהירות שהמגיש מדבר; מסמך תדרוך מתקשר במהירות שקהל הקהל קורא. מצגת שתארך שעה (ללא הפרעות או דיונים) מתמצה בחמש דקות בלבד.
- זה חוסך זמן. מכיוון שמסמך תדרוך מספק את המידע החשוב בתחילת הפגישה, כולם ממש 'באותו עמוד' והדיון קצר יותר ולעניין. יתר על כן, מכיוון שמצגת זקוקה למגיש, אחת צריך השתתף בפגישה כדי לקבל את המידע. בעזרת מסמך תדרוך, אנשים הזקוקים רק למידע (אך אינם צריכים להשתתף) יכולים פשוט לקרוא את המסמך ולדלג על הפגישה.
- זה חוסך זמן. מסמך תדרוך מבטל את שלושת בזבוזי הזמן הגרועים ביותר ב- PowerPoint: א) הם לא יכולים להצמיד את הג'לו הזה לקיר, ב) אני לא הכנתי אז אני -מצגות-מצגות-שקופיות-סטנדרטיות שלי; וגרוע מכל, ג) 'בשביל-אהבת-האל-אתה-בבקשה-תגיע לנקודה הארורה?' מצגות.
הזכרתי שזה חוסך זמן? טוב, כי כפי שכבר ציינתי בעבר, המנהל הממוצע מבלה כ- 50 אחוז מזמנו בפגישות (שליש מהן חסרות תועלת לחלוטין). זהו ניקוז פרודוקטיביות עצום, מעבר ליכולתו הידועה לשמצה של PowerPoint להפחית את האינטליגנציה הארגונית.
אז בואו נעשה את המספרים. מכיוון שמסמכי תדרוך הם (לפחות) חסכוניים פי שניים מזו של PowerPoint ונוטים לחסל את הפגישות הכי חסרות תועלת, על ידי החלפת PowerPoint במסמכי תדרוך, בזוס הגדיל למעשה את תפוקת הניהול ברחבי החברה על ידי לפחות 25 אחוז.
אני חוקר וכותב על טכנולוגיה משרדית וטכניקת ניהול כבר למעלה מ -20 שנה. יש מעט טכנולוגיות או טכניקות כלשהן, שכאשר הן מיושמות, יש השפעה חיובית דרמטית על הפרודוקטיביות.
אבל זה לא הכל. איסור PowerPoint לטובת מסמכי תדרוך עלה לבזוס ולאמזון בדיוק 0.00 דולר. לכל המטרות המעשיות, זהו החזר השקעה של, ובכן, אינסוף.
די חכם, אה?
