עיקרי עוֹפֶרֶת כיצד לכתוב סיכום מנהלים משכנע

כיצד לכתוב סיכום מנהלים משכנע

פרט לתוכניות עסקיות, סיכומי ההנהלה הם ככל הנראה החשובים ביותר מכל המסמכים העסקיים. זה הוגן לומר שכמעט כל החלטה גדולה בכל חברה בכל גודל שהיא כללה סיכום מנהלים במהלך תהליך קבלת ההחלטות.

למרבה הצער, אנשים רבים סבורים שלא בסדר כי סיכום מנהלים הוא סיכום המסמך, כמו 'הערות צוק'. אה, לא.

מטרת סיכום ההנהלה היא להמליץ ​​על החלטה, ולא לספק מידע. המסמך הארוך יותר מספק הוכחה מפורטת עבור המלצה זו.

מבוסס באופן רופף על שיחות שקיימתי עם גורו הצעות טום סנט , כך כותבים סיכום מנהלים שישכנע מנהלים (או צוות מנהלים) לקבל החלטה:

1. תאר בעיה, צורך או מטרה.

מתחת למילים 'סיכום מוצלח' הסבירו במשפט אחד או שניים (לכל היותר) מדוע יש צורך בהחלטה. היה ספציפי וכלל מדידות ניתנות לכימות, במידת האפשר.

שגוי:

מסמך זה מתאר את פתרון ה- XYZ בפירוט. לפניכם סיכום תוכנו ...

ימין:

אנו חווים מחסור שנתי בהיקף שנתי של 10 מיליון דולר עקב הפסקות רשת טלקומוניקציה.

2. תאר את התוצאה הרצויה.

במשפט אחד או שניים (לכל היותר) מתארים מה יהיה שונה אם הבעיה תיפתר, הצורך יתמלא או המטרה תושג. אל תספק שום פירוט של הפתרון.

שגוי:

בפרק 1 אנו מתארים את קבלים השטף האנלוגיים המרובים התואמים לסטנדרטים ...

ימין:

על פי הערכותינו (ראה סעיף 1), הפחתה או ביטול של הפסקות אלה יגדילו את הרווחיות שלנו בשיעור של עד 20%.

3. תאר את הפתרון המוצע שלך.

תחת המילה 'הצעה', תארו בסדרת פסקאות קצרות את אלמנט הפיתרון שלכם לבעיה (כמו בשלב 1) שייצור את התוצאה הרצויה (כמו בשלב 2).

בכל פיסקה, עיין בסעיפים במסמך הגדול יותר שבו מתואר בפירוט אותו חלק בפתרון שלך. הפוך כל פסקה לפריכה וקריאה. הימנע מז'רגון, ביז-בלב והפשטות מיותרות. אם בכלל אפשרי, סידרו את הפסקאות לתכנית שלב אחר שלב.

שגוי:

מינוף התשתית הקיימת שלנו יוון את השקעות הטכנולוגיה הקודמות תוך אופטימיזציה של דרישות ההסבה. האמינות המשופרת תביא להתפוצצות הפרודוקטיביות הקריטית שלנו, וכך תיווצר יתרון תחרותי ממונטיזציה.

ימין:

כדי לטפל בבעיה שלעיל, אנו מציעים את הדברים הבאים:

1. לרכוש ולהתקין מערכת פיילוט. זה יאפשר לנו לבדוק את התוכנה החדשה מבלי לסכן את הפעילות השוטפת שלנו. הדרישות למערכת פיילוט זו מתוארות בסעיף 4.

[צעדים נוספים]

4. הסבר כיצד תתגבר על סיכונים.

כל החלטה עסקית שאינה משימה חשובה כרוכה ברמת סיכון כלשהי. לכן, תחת הכותרת 'סיכונים' תאר בקצרה את הסיכונים הללו ואת האופן שבו אתה מציע להתגבר עליהם (או מדוע הם אינם באמת סיכון).

שוב, שמור על פסקאות אלה. השתמש בשפה פשוטה. כמו בשלב הקודם, קשר כל פיסקה לקטע הרלוונטי במסמך הארוך יותר.

שגוי:

הפתרון המוצע הוא אגנוסטי של ספקים ומשתלב בארכיטקטורות מערכת מרובות באמצעות סקריפטים מותאמים אישית מוכנים לביצוע ...

ימין:

כדי להמיר את כל מחלקת שירות הלקוחות, נצטרך להכשיר מחדש את אנשי השירות שלנו, מה שעלול להפחית את זמן התגובה של המחלקה. עם זאת, אנו מתכננים לצמצם אפשרות זו על ידי כתיבת מדריך הדרכה מותאם אישית.

5. בקש את ההחלטה שאתה רוצה לקבל.

תחת הכותרת 'המלצה' תארו בכמה שפחות מילים את ההחלטה שתרצו שהמנהלים יקבלו. תהיה ספציפי.

אם ההחלטה כוללת כסף כולל את הסכום. אם יש סיבות שההחלטה חייבת להתקבל עד זמן מסוים, צף אותן.

שגוי:

הדאגה המתמשכת שלנו מפני הפסקות במערכת הטלפון ממשיכה להשפיע על החברה שלנו ולכן יש לטפל בה במהירות.

ימין:

כדי להשלים את הפרויקט עד סוף שנת הכספים הנוכחית מבלי לשבש את הפעילות הנוכחית, עלינו לאשר הגדלה של 2 מיליון דולר בתקציב ה- IT של הרבעון הבא.

דוגמאות לסיכומי מנהלים

להלן שתי סיכומי ההנהלה שתוארו לעיל כפי שהופיעו בפועל. כדי שלא תחשוב שהדוגמה הראשונה אטומה מלאכותית, אני מבטיח לך שראיתי באופן גרוע יותר. הרבה יותר גרוע.

שגוי:

תקציר מנהלים

מסמך זה מתאר את פתרון ה- XYZ בפירוט. לפניכם סיכום תוכנו:

בפרק 1 אנו מתארים את קבלים השטף האנלוגיים המרובים התואמים לסטנדרטים ...

[סיכומי פרקים נוספים]

מינוף התשתית הקיימת שלנו יוון את השקעות הטכנולוגיה הקודמות תוך אופטימיזציה של דרישות ההסבה. האמינות המשופרת תביא להתפוצצות הפרודוקטיביות הקריטית שלנו, וכך תיווצר יתרון תחרותי ממונטיזציה. הפתרון המוצע הוא אגנוסטי של ספקים ומשתלב בארכיטקטורות מערכת מרובות באמצעות סקריפטים מותאמים אישית לביצוע.

הדאגה המתמשכת שלנו מפני הפסקות במערכת הטלפון ממשיכה להשפיע על החברה שלנו ולכן יש לטפל בה במהירות.

ימין:

תקציר מנהלים

אנו חווים מחסור שנתי בהיקף שנתי של 10 מיליון דולר עקב הפסקות רשת טלקומוניקציה.

על פי הערכותינו (ראה סעיף 1), הפחתה או ביטול של הפסקות אלה יגדילו את הרווחיות שלנו בשיעור של עד 20%.

הצעה

כדי לטפל בבעיה הנ'ל, אנו מציעים את הדברים הבאים:

  1. לרכוש ולהתקין מערכת פיילוט. זה יאפשר לנו לבדוק את התוכנה החדשה מבלי לסכן את הפעילות השוטפת שלנו. הדרישות למערכת פיילוט זו מתוארות בסעיף 4.

[צעדים נוספים]

סיכונים

  1. אפשרות לזמן תגובה נמוך יותר . בשלב 3 של התוכנית לעיל, נצטרך להכשיר מחדש את אנשי השירות שלנו, מה שעלול להפחית באופן זמני את זמן התגובה הממוצע של המחלקה. עם זאת, אנו מתכננים לצמצם אפשרות זו על ידי כתיבת מדריך הדרכה מותאם אישית.

[סיכונים נוספים]

המלצה

בן כמה לואיס האוס

כדי להשלים את הפרויקט עד סוף שנת הכספים הנוכחית מבלי לשבש את הפעילות הנוכחית, עלינו לאשר הגדלה של 2 מיליון דולר בתקציב ה- IT של הרבעון הבא.

ברצינות, איזה משני סיכומי ההנהלה שלדעתך עשוי להוביל להחלטה הטובה ביותר?