כיצד להתמודד עם פגישות שלא נגמרות בזמן

בעל טור Inc.com אליסון גרין עונה על שאלות בנושאי מקום עבודה וניהול - הכל איך להתמודד עם בוס מיקרו-ניהול איך לדבר עם מישהו בצוות שלך על ריח גוף .

הנה סיכום של תשובות לחמש שאלות מהקוראים.

1. כיצד להתמודד עם פגישות שאינן נגמרות בזמן

משהו שתמיד היה קצת מתסכל במשרד שלי אבל התחיל להחמיר: 90 אחוז מהפגישות שלנו עוברות את הזמן המתוכנן, לפעמים באופן משמעותי (30 דקות ומעלה). אם אכן יש לי פגישה אחרת או שאין שם אנשים ברמה גבוהה יותר, אני אסלח לעצמי בזמן הסיום שנקבע, אך לעתים קרובות אלה האנשים שגורמים לפגישה להימשך זמן רב. אין אדם אשם, אך ישנם כמה שתורמים במגוון דרכים: שחקני מפתח מופיעים לפגישות באיחור של 5-10 דקות, למנהיגי הפגישות אין סדר יום ברור, מישהו משחרר את הפגישה כדי לדבר על נושא אחר 'כל עוד כולנו בחדר' אנשים מתכננים סדר יום שארוך מכדי לעבור עם האנשים שם (יש לנו כמה שוחרי דעה ממושכים), או לפגישה יש סדר יום מעורפל כמו 'סיעור מוחות קבוצתי . '

כמה גבוה לילנד צ'פמן

מה יכול מישהו שאינו ברמה העליונה או מוביל את הפגישות לעשות על תרבות העבודה ההולכת ומוצצת יותר ויותר?

גרין מגיב:

אם אתה זוטר מאוד, כנראה שום דבר. זו תרבות הפגישות של משרדך.

אבל אם אתה לא זוטר ויש לך קצת עמידה, אתה בהחלט יכול לדבר. אתה יכול לנסות לדבר עם המנחים שהם העבריינים הנפוצים ביותר ולומר משהו כמו, 'שמתי לב לפגישות האלה עוברות באופן קבוע על הזמן המוקצב - האם אתה חושב שנוכל לנסות משהו אחר כדי שנתחיל ונגמר בזמן? אני מגלה שהוא מדמם לדברים שקבעתי להם מיד לאחר מכן. '

אבל אנשים קשישים שמופיעים באיחור של 5-10 דקות הם בדרך כלל הדרך שבה הדברים מתנהלים - לוחות הזמנים שלהם ארוזים לעיתים קרובות והם עשויים לשפוט נכון כי לסיים את כל מה שהם עושים עם תחילת הפגישה יש עדיפות גבוהה יותר מאשר להיות בזמן , עד כמה שזה יכול להיות מתסכל עבור האנשים שנותרו מחכים.

2. עמיתי לעבודה ממשיך לומר לי שהוא מתפלל עבורי

עמיתי לעבודה דתי שונה ממני. הוא כל הזמן אומר לי שארוחת הצהריים שלי חוטאת ושאני לא שייך לכנסייה, אני לא הולך לגן עדן. הלמעשה אמרתי לאחרים שאני לא נוצרי 'אמיתי'. אני לא רוצה להיכנס למה שאני מאמין או לדברים שאני עושה כדי לעבוד או להתפלל. הוא כל הזמן אומר לי שהוא מתפלל בשבילי. אני לא יודע מה לעשות.

גרין מגיב:

על מקום העבודה שלך חלה חובה חוקית למנוע מהבחור הזה להטריד אותך בנוגע לדת, אם אתה מדווח על כך. אז עשה שני דברים - ראשית, אם עדיין לא עשית זאת, אמור לו בבירור להפסיק. כמו ב 'בוב, אני לא רוצה לדון איתך בדת. בבקשה אל תמשיך להעלות את זה איתי. ' ואז, אם זה ימשיך אחרי זה, אמור למנהל שלך (או HR) מיד והשתמש במילים 'בוב מציק לי בגלל האמונות הדתיות שלי והמשיך אחרי שאמרתי לו להפסיק. אתה יכול בבקשה להבטיח שלא יעבור הטרדות דתיות נוספות? '

3. בוס, אז חבר, עכשיו שוב בוס

אני עובד בחברה שלי כבר שלוש שנים. לאחר שנתיים לקחתי תפקיד נוסף בחברה מהמחלקה שלי. זה לא היה קשור לבוס שלי (שאהבתי!) אלא לאופי המוגבל של העבודה. התפקיד החדש שלי התגלה כשיר נורא, ותוך שנה מצאתי תפקיד חדש נוסף באותה חברה. בראיון שלי הזהירו אותי שהתפקיד שיפקח עליי ישירות פנוי והם יעסיקו בהקדם האפשרי. ביום הראשון שלי הם שיתפו את החדשות שהם שכרו את הבוס שלי מהתפקיד הראשון שלי לתפקיד הפנוי!

היה לי קשר מקצועי טוב מאוד עם הבוס שלי לשעבר כשעבדתי אצלה, אבל כשעזבתי, התיידדנו זה עם זה בפייסבוק וסחרנו בטקסטים לא פורמליים באופן די קבוע מאז שעזבתי. שנינו הרפינו את המסננים המקצועיים שלנו, כיוון שאף אחד מאיתנו לא חשב שנעבוד אי פעם שוב. עכשיו כשאנחנו, אני רוצה לשבת ולדון אם להתיידד אחד עם השני, וכיצד לחזור למערכת היחסים המקצועית שהייתה לנו בעבר, אבל אני חושש שזה יישמע לי מגעיל, וזה אולי משהו שצריך לבוא ממנה? האם עלי לתת לה את ההזדמנות להעלות זאת תחילה, או פשוט לשחרר את זה ולראות אם מערכת היחסים שלנו מסתדרת מעצמה ללא שיחה שעלולה להיות מביכה?

גרין מגיב:

היא דרדרה בוטון בחופשה

הייתי מחכה לראות מה קורה. אם היו לך יחסים מקצועיים כשעבדתם יחד בעבר, סביר להניח שהיא מבינה גבולות מקצועיים וששניכם תעשה קצת משיכה טבעית וזה יסתדר מעצמו. אתה הָיָה יָכוֹל אמור, 'היי, עכשיו כשאנחנו עובדים יחד, אני מתנתק בפייסבוק רק כדי שנחזור ליותר יחסי בוס / עובד' - אבל אני לא יודע שאתה צריך אפילו לעשות את זה נכון רָחוֹק. הייתי נוטה רק לחכות ולראות איך זה מסתדר. (מצד שני, אם הוא לא מטפל בעצמו, זה יותר מביך כשאתה צריך להעלות את זה כמה שבועות, אז יש את הטענה לומר את זה עכשיו.)

4. האם עדכון פרופיל הלינקדאין שלך גורם להיראות כאילו אתה מחפש עבודה?

לאחרונה, עמית לעבודה היה בתהליך מעבר לחברה מסיבות שונות. הוא הביע בפני הבעלים שהוא רוצה לקחת קצת זמן כדי להבין את הדברים לפני שמצא עבודה חדשה, אך הבעלים שם לב שהוא מוסיף קשרים בלינקדאין ופירש שכמו כן עובד זה חייב לחפש עבודה באופן פעיל.

האם יש לך רושם כללי כשאתה מעדכן את LinkedIn שלך שזה אומר שאתה מחפש עבודה חדשה או אפילו פסיבית? הבעלים הוסיף אותי כחיבור ולאחרונה קיבלתי קידום ורציתי לשנות את התפקיד ואת האחריות שלי, אבל לא רוצה שהוא יחשוב שזה אומר שאני מחפש משהו חדש. האם עלי פשוט להתאפק בעדכון מכיוון שאני באמת לא מחפש לעזוב בקרוב? אני תוהה אם הפרשנות שלו הייתה ספציפית למצב של העמית לעבודה או שהוא יקפוץ למסקנות גם עם העדכונים שלי.

גרין מגיב:

נכון שאם יש פרץ של פעילות פתאומית בפרופיל הלינקדאין שלך כשבעבר היה מעט מאוד, יש מנהלים שאכן תוהים אם אתה מחפש עבודה. רוב הזמן זו הנחה מטופשת מכיוון שאנשים משתמשים בלינקדאין לכל מיני דברים מעבר לחיפוש עבודה - יצירת קשרים עם אנשי קשר למיקומם הנוכחי, חיפוש של עמיתים ותיקים וכו '.

אך עדכון הפרופיל שלך לאחר קידום מכירות הוא דבר נורמלי מאוד, ולכן לא הייתי דואג לעשות זאת. יש גם דרך לבטל התראות שיוצאו כאשר עדכנת את הפרופיל שלך, כך שהדרך היחידה שמישהו יבחין אם הוא עוקב באופן פעיל אחר הפרופיל שלך.

אם אתה מודאג, עם זאת, תוכל לומר לבעלים, 'אגב, אם אתה שם לב שעדכן את הלינקדאין שלי, זה בגלל הקידום. לא רציתי שתפרש לא נכון! ' זה יכול להיות חכם להוסיף, 'למרות שאני משחק עם זה מדי פעם רק בשביל הכיף - אז בבקשה אל תקרא לעולם שום דבר לשינויים שם.'

5. המראיינת כעסה שהתקשרתי כל כך הרבה פעמים בזמן שהיא הייתה חולה

היה לי ראיון ביום חמישי שעבר, שהלך טוב. אמרו לי שאשמע מהמנהל ביום שני. התקשרתי אליה ביום שני בסביבות 17:30. למעקב ולהודות לה, ואמרו לה שיש לה ראיון נוסף שנקבע ליום שלישי, ואני אשמע ממנה ביום שלישי. יום שלישי בערב הגיע ולא התקשר. התקשרתי למשרד בשעה 18:30. ונאמר לה שהיא עזבה להיום. התקשרתי פעמיים ביום רביעי, נאמר לי שהיא עדיין לא, השארתי הודעה נוספת. ביום חמישי התקשרתי שוב בסביבות הצהריים ואמרו לי שהיא נכנסת אבל פקידת הקבלה לא הייתה בטוחה מתי. חיכיתי עד 17:40. והתקשרתי חזרה להראות שאני מאוד מעוניין, ואז אמרו לי סוף סוף שהיא הייתה חולה ביומיים האחרונים.

המנהל התקשר אלי מהבית והשאיר הודעה קולית באומרו, 'פקיד הקבלה שלי אמר לך היום ארבע פעמים שאני בחולה. אני לא יודע כמה פעמים צריך לומר לך את זה. בשלב זה אני לא מסוגל להציע לך תפקיד איתנו. ' הבעיה שלי היא שמעולם לא אמרו לי שהיא הייתה חולה עד שיחת הטלפון האחרונה שלי. איך אוכל לגשת לזה כדי ליידע אותה שמסרו לה מידע מוטעה ולא נאמר לי שהיא חולה? לא הייתי ממשיך להתקשר למעקב אם הייתי יודע.

מקסימום לוקס שירים שהוא הפיק

גרין מגיב:

ובכן, העניין הוא שגם אם היא לא הייתה חולה, זה היה יותר מדי מגע. התקשרת אליה ביום שני כשלא שמעת כלום באותו יום - בסדר, קצת תוקפני מכיוון שהם בקושי עברו את ציר הזמן שנתנו לך את הנקודה הזו, אבל בסדר. אבל אז המשכת להתקשר. זה בסדר להתקשר פעם אחת ולהשאיר הודעה. ואז אם לא תשמע בחזרה אחרי כמה ימים - לא יום אחד, אלא כמה - אתה יכול לנסות פעם אחרונה. אבל זה באמת הסכום המקסימלי שאתה יכול לעשות את זה בלי להיראות דוחק מדי.

ישנן כל מיני סיבות לכך שמישהו עלול לקחת יותר זמן מהמתוכנן לחזור אליך - הוא עלול להיות חולה או להתמודד עם מצב חירום משפחתי, או להתמודד עם מצב חירום בעבודה, או סתם להתמודד עם סדרי עדיפויות גבוהים יותר. להמשיך להתקשר שוב ושוב לא מראה שאתה מאוד מעוניין; זה אומר, 'אני חושב שהדבר שאני רוצה ממך חשוב יותר מכל דבר אחר שאתה מתמודד איתו כרגע.'

אתה בהחלט יכול לשלוח למנהל דוא'ל (אל תתקשר שוב) באומרו, 'אני כל כך מצטער - לא ידעתי שאתה חולה או שלא הייתי ממשיך לנסות ליצור איתך קשר. אני ממש מתנצל, ומקווה שאתה מרגיש טוב יותר עכשיו. ' אבל זה רק להשאיר את זה במקום טוב יותר; זה לא עשוי לשנות את החלטתה. אני מצטער.

רוצה להגיש שאלה משלך? שלח אותו אל alison@askamanager.org .