עבור חלק מהיזמים פגישות שוות ערך להתעמלות, הן לא מהנות אבל אתה יודע שהן נחוצות. לפעמים פגישות מהירות וענייניות ופעמים אחרות הן לוקחות חלק ניכר מהיום שלך. אבל לא משנה כמה זמן הפגישה תימשך, מה שהכי חשוב זה מה יוצא לך מזה.
יש לך מועדים לעמוד, טונות של משימות להשלים וצוות שלם לניהול. זמן הוא כסף ואם לא מטפלים בו נכון, פגישות יכולות לאכול הרבה שעות יקרות. כדי לעזור לך להפיק את המרב מישיבות הצוותים, אתה ועובדיך יכולים לעקוב אחר המדריך בן חמשת השלבים. תבחין במהירות שאתה והצוות שלך יוביל פגישות יצרניות יותר, לעתים קרובות יותר.
האם ירדן נייט עדיין נשוי
1. לפתח ולהפיץ סדר יום.
הכנת סדר יום לפגישות מאפשרת לך להגדיר תוכנית משחק יציבה. אתה יכול לרשום את כל הפריטים החשובים שאתה מעוניין לדון בהם ואת היעדים שאתה רוצה לעמוד בסוף הפגישה. הפוך את זה לתמציתי ואפילו הכנס את מילוי החסר לדברים שתרצה לדעת.
בחלק האחורי של סדר היום תוכלו להכין רשימה של ריקים ממוספרים עבור פעולות פעולה. זה מאפשר למשתתפי הפגישה לכתוב את כל מה שהם צריכים לפעול בעקבות הפגישה, וזה שומר על הכל במקום אחד.
לאחר סיום סדר היום, שלח אותו לצוות שלך. הם יוכלו לראות בדיוק מה אתה רוצה לדון, אילו שאלות עשויות להיות לך ואיזה סוג של רעיונות או חששות הם עשויים להעלות. סדר יום עוזר לכולם להרגיש מסודרים למה לצפות ומה צפוי להם במהלך הפגישה.
2. תכנן סביב סדר היום.
סדר היום הוא פשוט רשימה של נקודות דיון. חשוב שכולם יבדקו את סדר היום לפני הפגישה כדי להכין רשימה של שאלות, תשובות או עצות לצד כל פריט. זה ישמור על כולם בנושא, וידון בכל מה שצריך לדון לפני שעוברים לפריט הבא על סדר היום.
בסוף כל נושא שאלו את כולם, 'האם למישהו יש שאלות לפני שנמשיך הלאה?' זה הסיכוי להעלות שאלות נוספות בזמן שהמידע עדיין טרי בראש של כולם.
3. היכנס 'חשוך' לפני כל פגישה.
עודד את הצוות שלך לקחת את האג'נדה שלהם איתם ולחושך, או להתרחק מהסיחות דעת כדי להתמקד בהבאת עדכונים ורעיונות חדשים לשולחן. לדוגמא, כאשר אתה מחליט לערוך פגישת סיעור מוחות, בקש מכולם להקדיש 10-15 דקות של סיעור מוחות זמן קצר לפני הפגישה כדי להכין רשימת רעיונות לדיון. הם יכולים אפילו להוסיף את רעיונותיהם והערותיהם לעותק סדר היום שלהם כמדריך לעיון מהיר.
זה יאפשר לך ולצוות שלך לקפוץ היישר לפגישה ולעבור סביב השולחן כדי לדון ברעיונות כשהם בראש מעייניך. במקום לחכות פרקי זמן ארוכים עד שהאדם הבא ידבר, כולם יהיו מוכנים לדבר דרך רעיונות ויהיה לך סיכוי גדול בהרבה להחליט על דרך הפעולה הטובה ביותר באותו יום. האנרגיה בחדר תהיה מדבקת ותשמח לראות עד כמה פגישות אלה יכולות להניב יותר.
4. בטל הסחות דעת מבחוץ.
מפגשים נוצרים כדי להקדיש זמן מסוים לדיון בעניינים חשובים. כבד את הזמן הזה על ידי לא להביא איתך שום הסחות דעת מבחוץ, כמו הטלפון או המחשב הנייד שלך. אחרת, עמיתים עשויים לחשוב שזה גס רוח או לא מכבד לראות אותך מקליד או בודק כל הזמן את הטלפון שלך.
עם זאת, מכיוון שאנשים מסוימים עשויים להזדקק למכשיר אלקטרוני כדי לרשום הערות או לשמור על הדוא'ל, הקפד לשמור אותו במצב שקט, כך שלא יישמעו התראות רמות. כמו כן, אם אתה מביא מכשירים אלקטרוניים, אמור לכולם בתחילת הפגישה שתשתמש בו כדי לרשום הערות. על ידי אי הבאת מכשירים או אזהרה לאנשים מבעוד מועד מדוע אתה מביא מכשיר, ימנע מהקולגות לתהות אם אתה שם לב.
5. סיים פגישות על ידי חזרה על מסירות מפתח.
כמוביל הפגישה, הקפד להשתמש בחמש הדקות האחרונות של כל פגישה כדי לסכם במהירות את המפתח. זה עוזר להפוך את פיסות המידע החשובות ביותר לברורות. חזרה על מה שכולם צפויים לעשות או להציג בפגישה הבאה היא דרך נהדרת לסכם פגישה ולהשאיר את כולם במשימה.
הוצאת ערך מפגישות צריכה להיות בראש סדר העדיפויות, ואין לך פגישות לדברים שאתה יכול לדון בהם במהירות בטלפון או בדוא'ל. וודא שהפגישות שלך מוגדרות לנושאי דיון חשובים ולפרודוקטיביות גבוהה. בקש מהצוות שלך לעזור לך להשתמש בפעם בצורה חכמה לעבודה משותפת ולעבור בפרויקטים בצורה חלקה.
