מערכות הצעת עובדים

המונח 'מערכות להצעת עובדים' מתייחס למגוון מאמצים שעסקים עושים כדי לשאוב ולעשות תשומות מעובדיהם בתקווה להשיג חיסכון בעלויות או שיפור איכות המוצר, יעילות מקום העבודה, שירות לקוחות או תנאי עבודה. מאמצים אלה נעים בין פשוט הצבת תיבות הצעות באזורים משותפים וכלה ביישום תוכניות רשמיות עם ועדות לבדיקת רעיונות ותגמולים לאלו שאומצו. הרעיונות שנוצרו יכולים לנוע בין שיפורים פשוטים בחיי העבודה באיכות החיים, כמו הכנסת מקרר לחדר הקפה, וכלה בסוגיות התייעלות גדולות יותר שיכולות לחסוך לחברה אלפי דולרים בשנה, כמו להחליף את כל הטלפונים הסלולריים של אנשי המכירות מחוזים בודדים לחוזה קבוצתי. עם ספק הנחות. 'תוכניות הצעה יוצרות מצב של win-win', כתבה קייט וולטר מגזין משאבי אנוש . 'יותר מעורבות ותשומות לעובדים ושיפור יעילות וחיסכון בעלויות למעסיקים.'

'חברות שמקימות מערכות הצעות יעילות מגלות שלעובדים יש רעיונות נהדרים שיכולים להוזיל עלויות, להגדיל את ההכנסות, לשפר את היעילות או לייצר איכות גבוהה יותר', אמר צ'רלס מרטין, מחבר הספר מערכות הצעות לעובדים: הגברת הפרודוקטיביות והרווחים . העובדים עובדים יחד טוב יותר כצוות ולעיתים קרובות מגישים רעיונות כצוות. והם מתחילים לחשוב יותר כמו מנהלים, מסתכלים מעבר לתחום עבודתם שלהם. '

יש חברות שמניחות שמכיוון שהן מטפחות מערכת יחסים פתוחה בין העובדים להנהלה, רעיונות לשיפורים יעלו בצורה לא פורמלית, ללא הנחיה מפורשת. אך מומחים מציינים כי מערכות הצעות פורמליות מעודדות את העובדים לחשוב באמת על עבודתם ורוצים להשתתף בתפעול החברה. מערכות הצעות פורמליות מודיעות לעובדים שרעיונותיהם מוערכים. מערכות כאלה עשויות אף להגביר את המוטיבציה ולטפח נאמנות ועבודת צוות בקרב העובדים. והיתרונות הללו מגיעים בנוסף להשפעה החיובית של מערכות הצעות לעובדים על השורה התחתונה של החברה. 'אין להכחיש שהמומחה האמיתי הוא האדם שעושה את העבודה; לכן, זה המקום הטוב ביותר להגיע אליו כאשר מחפשים שיפורים, 'אמר היועץ תומאס ג'נסן, נשיא המרכז לפיתוח מערכות הצעות, לסוזן וולס כפי שפורסם ב מגזין משאבי אנוש . 'מיליוני דולרים נחסכים על ידי האזנה לנכס הגדול ביותר של החברה - המשאב האנושי שלה.' וולס המשיך לדון במחקר של איגוד מעורבות העובדים (EIA) שחשף חיסכון של יותר מ -624 מיליון דולר בשנת 2003 ב -47 חברות בהן 450,000 איש השתתפו בתכניות.

אלמנטים של מערכת הצעה מוצלחת

'המטרה של מערכת הצעות מוצלחת היא להקיש את מאגר הרעיונות והחשיבה היצירתית של כל העובדים לשיפור תהליך העבודה והמוצרים', כתב רוברט פ. IIE פתרונות . 'לשם כך נדרשת הבנה נכונה של כולם בתהליך, תמיכה ניהולית במערכת, עידוד ותגמולים משמעותיים, ומבנה לוודא ששום דבר לא נופל דרך הסדקים.' ניתן לחלק את המרכיבים של מערכת הצעות עובדים מצליחה לארבעה תחומים עיקריים: תמיכה בהנהלה, מבנה התוכנית, נראות וקידום התוכנית והכרה ותגמולים.

תמיכה ניהולית

המרכיב הראשון של מערכת הצעות עובדים מצליחה הוא להדגים קנייה מההנהלה העליונה. על המנהלים לגלות התלהבות ומחויבות כלפי התוכנית אם היא אמורה לייצר את התוצאות הרצויות. בעל עסק קטן יכול להתחיל לחלוק את החזון שלו כלפי החברה עם העובדים. עובדים שמבינים את המשימה הכוללת של החברה נוטים יותר להגיש רעיונות בעלי ערך שיעזרו לחברה להשיג את יעדיה. השלב הבא יכול להיות לוודא שמנהלי הקו תומכים במערכת ההצעות ולא מרגישים מאוימים ממנה. חשוב גם למנהלים להעלות את הנושא לעיתים קרובות בפגישות ולשלב את התוצאות החיוביות של הצעות עובדים בדוחות התקדמות תקופתיים. יש לעודד את המנהלים גם להגיש הצעות בעצמם, אם כי בדרך כלל אין לקבל תגמול על רעיונות הנמצאים תחת אחריותם התכנון האסטרטגית הרגילה.

מבנה התוכנית

המרכיב הבא של מערכת הצעות עובדים מצליחה הוא מבנה. מומחים ממליצים להטיל אחריות על פיתוח ויישום התוכנית אצל מנהל יחיד. אדם זה צריך להתחיל בבחירת ועד עובדים - מכל חלקי הארגון ומייצג קבוצות דמוגרפיות שונות - כדי לסייע בניהול שלבים שונים. על מנהל המערכת וועד העובדים לפתח כללים ברורים להנחיית מאמצי העובדים במתן הצעות. תוכניות הצעה נוטות להצליח יותר כאשר עובדים מעודדים להציע הצעות סבירות בפרמטרים של ניסיון העבודה שלהם. 'המטרה האמיתית היא לייצר כמה שיותר רעיונות, ועם הזמן לשפר את איכות ההצעות באמצעות משוב ועידוד,' ציין בל. חשוב לפתח הצהרת מדיניות ברורה המכסה את כל ההיבטים של תוכנית ההצעות ולוודא שגם המנהלים וגם העובדים מבינים אותה. אם עובדים רואים את התהליך כפתוח ומעל, זה יעזור לבטל כל חשד לאופן בו רעיונות נבדקים ומתוגמלים.

colin cowherd אשת אן רפתן

נראות התוכנית

אלמנט חשוב נוסף בתוכניות להצעות עובדים מצליחות הוא הנראות. אחרי הכל, לא ניתן לצפות מהעובדים שישתתפו בתוכנית אם לא מודעים לה. מומחים ממליצים לפתוח תוכניות הצעה באופן פומבי ביותר, עם הכרזות, עלוני מידע, מסיבות וכו '. על העובדים לבוא עם הרעיון כי בכוונת ההנהלה להתייחס באופן מלא לכל ההצעות והתוכניות לפעול על פי הטובים ביותר בזמן. יש לפרסם ולקדם גם את מערכת ההצעות עצמה. דוגמאות למערכות אפשריות כוללות את תיבת ההצעות המוכרת עם טפסים כתובים; לוח המודעות המיושן לפרסום רעיונות ותוצאות; קו טלפון חינם חינם שיאפשר לעובדים להתקשר בהצעות; או מערכות מתוחכמות יותר המבוססות על דואר אלקטרוני או פרסום באתר אינטרנט ייעודי. לאחר שהמערכת הוצגה, חשוב לעקוב אחר פעילויות קידום מכירות שוטפות על מנת לשמור על עניין העובדים.

הכרה ותגמולים

מרכיב חיוני נוסף במערכות הצעות עובדים מצליחות הוא הכרה במשתתפים ומתן תגמולים לרעיונות טובים. עובדים נוטים יותר להשתתף בתוכנית הצעות אם הרעיונות שהם מגישים זוכים לתגובות מהירות ומתחשבות מההנהלה. מומחים ממליצים לקבוע לוח זמנים בו יוכר קבלת רעיון (החל מ -24 שעות עם מערכות אלקטרוניות ועד שבוע עם מערכות מסורתיות יותר). לאחר מכן יש להודיע ​​לעובדים תוך 30 יום האם יאומצו רעיונותיהם או לא. גם במקרים בהם לא נעשה שימוש ברעיון יש להודות לעובד שהגיש אותו על השתתפותו בתכנית. זה עשוי להיות מועיל להעניק תגמול קטן ומוחשי לעובדים שמגישים רעיון למערכת ההצעות לראשונה, כמו חולצת טריקו, עט או מטריה.

כדי להבטיח הצלחה של מערכת הצעות, חשוב גם לפרסם את ההצעות בהן נעשה שימוש והשפעתן החיובית על החברה. אחת הדרכים לעשות זאת עשויה להיות לערוך ארוחת ערב שנתית המכבדת את האנשים שהציעו הצעות במהלך השנה. חברות רבות גם מקימות מערכות תגמול לרעיונות עובדים המביאות לחיסכון בעלויות או לשיפור בתהליך. לדוגמא, חברות מסוימות מפיצות חלק קטן מכלל החיסכון שמספקת מערכת ההצעות לעובדים כחלק מתוכניות חלוקת הרווחים השנתיות שלהן. מומחים מודים בכך שיכול להיות מסובך לפתח מערכת תגמולים הולמת המכירה בתרומות עובדים יקרות מבלי ליצור קנאה וטינה בקרב העובדים העמיתים. יש המציעים כי מטלה זו תועבר בצורה הטובה ביותר לוועדת ייעוץ לעובדים. המפתח הוא הערכת רעיונות על בסיס גורמים כמו חדשנות וכושר המצאה, כמו גם ערך כספי בעת הקמת תגמולים.

הסיבות הנפוצות נכשלות במערכות ההצעה

'בחלק מהחברות עובדים שולחים מבול של רעיונות שימושיים להנהלה העליונה. באחרים החלקים של קופסאות ההצעה מצופים באבק ', כתב תורם נקבה מנהלת . 'מה ההבדל? לא איכות העובדים אלא איכות המנהיגות שהם מקבלים '. ישנן מספר סיבות לכך שמערכות הצעות עשויות שלא לייצר תגובה חיובית בקרב העובדים. במאמרו עבור IIE פתרונות , בל תיאר כמה בעיות נפוצות שחוות חברות ביישום וניהול מערכות הצעות.

לדוגמא, עובדים עשויים לחוש בחוסר רצון להציע הצעות אם הם מאמינים שההנהלה לא באמת מעוניינת ברעיונות שלהם. אם החברה מוציאה רק הזמנה פושרת להצעות או יוצרת אווירה שעלולה להיתפס כמפחידה, סביר להניח שהצעות עובדים לא יגיעו. ככל הנראה החברה תיתקל בבעיות דומות בהשגת הצעות אם ההנהלה לא הייתה ברורה מי מוזמן להשתתף בתוכנית או מציבה יותר מדי כללים מחמירים לגבי ההשתתפות.

בעיות נפוצות אחרות במערכות הצעות עובדים כוללות את תגובת ההנהלה להצעות. סביר להניח שהעובדים לא ישתתפו בתוכנית אם הם חווים תגובה איטית, או ללא תגובה, להצעותיהם. מערכת הצעות תיכשל גם אם אין הסבר ברור לקבלה או לדחייה של הצעות, או אם העובדים תופסים כי ההנהלה מבצעת שיפוטים מוטים לגבי אילו הצעות לאשר. לבסוף, מערכות הצעות נוטות ליצור בעיות עבור ארגון כאשר התגמולים המוצעים לרעיונות טובים אינם עקביים או בלתי צפויים.

בִּיבּלִיוֹגְרָפִיָה

בל, רוברט פ '' בניית מערכת הצעות יעילה. ' IIE פתרונות . פברואר 1997.

צ'נסקי, וויין ס 'תסמונת תיבת ההצעות.' חנות מכונות מודרנית . פברואר 2006.

דמפסי, מרי. 'כוח ההצעות.' עסקי דטרויט של קריין . 6 במרץ 1995.

מרטין, צ'רלס. מערכות הצעות לעובדים: הגברת הפרודוקטיביות והרווחים . פרסומים פריכים, 1997.

'החזרת תיבת ההצעות.' שבוע התעשייה . 19 בינואר 1998.

בן כמה ג'ו קוי

'שש דרכים להשיג רעיונות מעולים מהעובדים.' נקבה מנהלת . מרץ-אפריל 1996.

אולפלדר, סטיב. 'מעבר לתיבת ההצעות: כיצד מנהלים בחברות המקומות הטובים ביותר מעודדים זרימה חופשית של רעיונות, הצעות וחידושים.' עולם המחשב . 27 ביוני 2005.

וולטר, קייט. 'רעיונות לעובדים מרוויחים כסף.' מגזין משאבי אנוש . אפריל 1996.

וולס, סוזן ג'יי 'מרעיונות לתוצאות.' מגזין משאבי אנוש . פברואר 2005.