דוק או דוקקס? באיזה פורמט משרד להשתמש

'אני לא יכול לפתוח את המסמך ששלחת לי!'

זו הייתה תלונה תכופה מצד משתמשי Microsoft Office 2003 ותוכנות עיבוד תמלילים קודמות מאז השקת מיקרוסופט משרד 2007 , והציג את הפורמט .docx. 'בתחילת כל סמסטר אנו שוכרים מתמחים חדשים שהם סטודנטים במכללה', אומר מאט בראונל, עורך במשרד שובת יוזמה חברת שיווק ויחסי ציבור העוסקת בעיקר בדוברים, מחברים ויועצים ומשתמשת במיקרוסופט אופיס 2003. 'הם נוטים להיות בעלי מחשבים ניידים חדשים ויש להם את הגרסה האחרונה של אופיס, והם שולחים לנו קורות חיים שאיננו יכולים לפתוח. . '

היון-סוק האחד הוא שווי נקי

למרות שמיקרוסופט מציעה תוכנית המרה בחינם שמשתמשים יכולים להוריד מאתר האינטרנט שלה, כמו רבים ממשתמשי Office 2003, בראונל ועמיתיו לא היו להוטים להשתמש בפתרון זה. במקום זאת נאמר למתמחים לעתיד להגיש מחדש את קורות החיים שלהם כקבצי .doc. אך ל- Ictus היו פחות אפשרויות כאשר לקוחות שלחו קבצי .docx. וכפי שגילה בראונל, הבעיה לא הייתה מוגבלת למיקרוסופט וורד. היו קבצי .pptx חדשים עבור PowerPoint וקבצי .xlsx גם עבור Excel. 'לפני כמה ימים הקצתי פרויקט למתמחה כדי שהיא תייצר גיליון אלקטרוני,' אומר בראונל. ״זה הגיע כקובץ .xlsx. בשלב זה נכנעתי סוף סוף והורדתי את הממיר, אבל לא הייתי מאושר מזה. '

'שדרגתי ל Microsoft Office 2008 עבור Mac בשנת 2008 ', אומרת קימברלי הת'אווי, שותפה מנהלת בחברת יחסי ציבור האת'וויי . 'אבל מה היו הדברים האלה של' X '? זה היה כמעט כאילו לא היינו צריכים לטרוח לשדרג. ' לרוב לקוחות ההיי-טק יש את Office 2007, היא מציינת - אך הם מהווים רק כ -10% מעסקיה. 'לכל השאר, אתה באמת לא יודע למי יש את המשרד החדש ומי לא,' היא אומרת. 'אנחנו עובדים הרבה עם פרסומים אזוריים קטנים יותר, ואין להם את הגרסה החדשה ביותר של אופיס.' לקוח אחד, עורך דין, משתמש בגרסה ישנה יותר של WordPerfect ומציג מערך בעיות נוסף.

'אני לא רוצה שהסוכנות שלי תופיע מיושנת,' אומרת הת'אוויי. לדעתה, שליחת קבצי .doc למשתמשי Office 2007 מסתכנת בשליחת הודעה זו. 'אם אני רואה שמישהו משתמש ב- .docx, אני שולח קובץ .docx.' בספק, היא שולחת קובץ .doc כדי להביך מישהו המשתמש בגרסה הישנה יותר של Word. כדי לוודא שיש תמיד קבצים בפורמטים הדרושים, המדיניות עבור החברה שלה היא לשמור כל מסמך בשלושה פורמטים: .doc, .docx ו- .pdf.

'מאחת לשלוש פעמים בשבוע יש לנו בעיה כשמישהו שוכח ושולח קובץ .docx, ועלינו לשלוח שוב משהו במתכונת הישנה יותר', היא אומרת. 'זה מתסכל כמה זמן ואנרגיה מושקעים בעיצוב הטיפשי.'

מדוע מיקרוסופט הוסיפה את ה- x

למשתמשים כמו האת'ווי ובראונל, נראה שהפורמט החדש נועד לגרום לגירוי ולאלץ את המשתמשים לשדרג מוקדם יותר לתוכנה החדשה ביותר. 'אני חושב שהיה חוסר אמון בקרב המשתמשים שהוא בכלל לא תואם לאחור לגרסה הישנה,' אומר בראונל. 'הנחנו שזו בעיה שתתוקן. אם אפשר היה ליצור פורמט חדש זה, מדוע הם לא יכלו להפוך אותו לתואם לאחור? '

אך יצירת פורמט תואם לאחור עשויה הייתה להיות בלתי אפשרית, מכיוון שב- .docx, pptx ו- .xlsx, החברה ביצעה שינוי מהותי באופן יצירת הקבצים שלה. תבניות הקבצים החדשות מבוססות על Extensible Markup Language או XML, תקן מסמך מוכר.

למעשה, המעבר ל- .docx, .pptx ו- .xlsx הם חלק ממהלך לסטנדרט פתוח יותר של עיצוב קבצים עבור מיקרוסופט, מה שמאפשר למפתחים ליצור בקלות רבה יותר יישומים שיכולים לגשת לנתונים בתוך מסמכי Word (להעברה אל דף אינטרנט, למשל), וגם כדי להקל על תוכנות עיבוד תמלילים אחרות בפתיחת מסמכי Word. יש הטוענים שמיקרוסופט עשתה את המהלך להתחרות בקבצי Open Document Format (.odf), פורמט קוד פתוח שהוא פופולרי, במיוחד מחוץ לארצות הברית. 'התוכנה שלנו תומכת בקבצי .odf ו- .docx וגם בקבצי .pdf', מגיב גריי נולטון, מנהל מוצר קבוצה של Office למפתחים במיקרוסופט. 'המהלך שעשינו הוא להיות יותר פתוחים ושקופים יותר.'

מה היה השווי הנקי של חוסה פרננדז

ולקבצים מבוססי XML יש יתרונות אחרים לדבריו. ראשית, הם דחוסים יותר מקבצי .doc. 'מסמך Word המשתמש בפורמט .docx יכול להיות חצי או שלושה רבעים מהגודל שהוא יהיה כקובץ .doc,' הוא אומר. 'זה חוסך מקום בכונן הקשיח ורוחב הפס. כמו כן, אם ניסית לפתוח קובץ פגום בפורמט .doc, Word פשוט לא יכול היה לפתוח אותו. הרבה נתונים אבדו בדרך זו. כאשר אתה פותח קובץ .docx פגום, הוא עדיין ייפתח ותוכל לראות ולהשתמש בכל החלקים שאינם פגומים. '

דן גוקין, מחבר הספר Microsoft Word עבור Dummies (שמגיע גם בגרסאות 2003 וגם 2007) מסכים שלמרות שהוא מתסכל משתמשים רבים, הפורמט החדש מביא יתרונות ראויים. 'אתה לא יכול להיצמד לתבניות קבצים ישנות לנצח,' הוא אומר. והוא מוסיף, 'מכיוון שהוא כל כך גמיש ומשדרג, אני חושב שהם ייצמדו לפורמט .docx לעוד הרבה זמן.'

התמודדות עם .doc ו- .docx

אם .docx כאן כדי להישאר, אך לרוב המשתמשים עדיין קיימת Word 2003, מה הדרך הטובה ביותר לנהל התנגשויות בפורמט קובץ? להלן מספר אסטרטגיות שעשויות לעזור, תלוי באיזו גרסת Word אתה משתמש.

אם אתה משתמש ב- Word 2003:

•הורד את הממיר.הדרך הפשוטה ביותר להתמודד עם .docx וקבצים אחרים מבוססי XML היא להוריד את חינמי של מיקרוסופט מֵמִיר . לאחר התקנתו, Office 2003 יפתח קבצי .doc, .xlsx ו- .pptx, עם הפסקה של מספר שניות להמרה.
•השתמש במסמכים של גוגל. מסמכים של גוגל יפתח קובץ .docx דרך הממשק המקוון שלו. זה בחינם, אם כי עליך ליצור חשבון Google.
•נסה את Office פתוח.הגרסה הנוכחית של משרד פתוח יכול לפתוח קבצי .docx וזה בחינם.
•המתן עם קניית Office 2007.עם יציאתו של Office 2010 המתוכנן לקיץ הקרוב, השקעה ב- Office 2007 אינה הגיונית בשלב זה. מצד שני, אם אתה סקרן, אתה יכול להוריד חינם גירסת בטא של אופיס 2010 לשחק איתו.

אם אתה משתמש ב- Word 2007:

•הגדר את .doc כפורמט ברירת המחדל שלך.'הפורמט החדש יותר הוא בעל ערך, ואני חושב שכולם צריכים לעבור אליו בסופו של דבר,' אומר גוקין. 'אבל לעת עתה, עליך להגדיר את Office 2007 כך שישמור קבצים בפורמט .doc כברירת מחדל. אנשים עם הגרסה החדשה יותר של Word יכולים לפתוח את הפורמט הישן - ואולי אפילו לא מבחינים בהבדל. '