האם יש לך רשימת מטלות? כמובן - רובנו כן. אבל מה עם רשימת אסור לעשות? מתברר שזה חשוב לא פחות, על פי מומחי פרודוקטיביות.
מהי בעצם רשימת אסור לעשות? זו לא רשימה של הרגלים רעים שאתה נחוש לשבור או התנהגות שלילית שאתה רוצה להימנע ממנה. זו רשימה של משימות שאולי אתה חושב שעליך לבצע, או אולי תרצה לעשות, או שאולי תתבקש לעשות זאת על ידי מישהו אחר. אך מכיוון שמשימות אלה אינן מקדמות אותך לאף אחת מהיעדים הגדולים שלך, אינן מאכילות את נפשך ואינן נחוצות לך לעשות, עדיף לך שלא לבצע אותן. יש להשאיר אותם מבוטלים או להאציל אותם למישהו אחר.
האנשים המצליחים ביותר שאני מכיר אומרים שקריירות נהדרות נוצרות ממה שאתה אומר לא. זה הגיוני מכיוון שזמן ואנרגיה הם משאב מוגבל עבור כל אחד מאיתנו וכיצד אנו בוחרים להוציא את המשאב היקר הזה חשוב מאוד. יועץ ניהולי ומאמן בכיר כותב בתוך ה סקירת עסקים של הרווארד :
ברגע שאתה מקבל שיש לך יותר לעשות מאשר זמן לעשות הכל, זה למעשה מושג משחרר. מימוש זה מכריח אותך להכיר בכך שיש פריטים בעדיפות נמוכה יותר שסביר להניח שלעולם לא תשלים. מחק את אותם דברים שאינם חיוניים, הוסף אותם לרשימת המטלות שלך והתחייב להרפות אותם. זה ימנע ממך לבזבז זמן יקר ולהעריך מחדש כל הזמן אם אתה יכול להגיע אליהם שעשוי להיות מושקע יותר בהשלמת העבודה שלך.
שווי נקי של אדי ג'ורדן בכדורסל
רשימת אי-משימות תביא לך בהירות ושלווה מכיוון שיהיו פחות בושה וחרדה מפני דברים שאתה חושב שאתה צריך לעשות, או גרוע מכך, אמרת למישהו אחר שתעשה, אך מתקשים להגיע אליהם. זה גם יביא לשקיפות רבה יותר וישפר את מערכות היחסים שלך עם הקולגות והלקוחות שלך מכיוון שאתה כבר לא תבטיח הבטחות שאתה לא יכול לקיים.
זה אולי נשמע לא אינטואיטיבי - אתה כבר עסוק מספיק - אבל הקדש מעט זמן, חצי שעה לפחות, ליצירת רשימת המטלות שלך. התפוקה שתצבור תהיה שווה את זה. כך תוכלו להתחיל:
1. הרכיבו רשימת מועמדים כללית לרשימת המטלות שלכם.
אם אתה עוקב אחר האופן שבו אתה מבלה את הזמן (שכדאי מאוד לעשות), עיין ברשומות שלך כדי לראות על אילו משימות אתה מבלה כל יום. בדוק את לוח השנה שלך ואת כל ההערות שיש לך שישפכו אור על אופן ההוצאות שלך בזמן. כל מה שאתה מבלה בו שאינו תואם ישירות עם היעדים והחזון שלך לטווח הארוך בהחלט צריך להיות מועמד. כך גם על פריטים שנמצאים ברשימת המטלות שלך זמן רב, מנדנדים עליך, אך טרם הספקת לבצע. דברים שאנשים אחרים מבקשים ממך לעשות צריכים להיכנס לרשימת המועמדים הפוטנציאליים, אלא אם כן הם יקדמו אותך לעבר היעדים שלך. ולסיום, כל משימה שגורמת ללב שלך לשקוע רק כדי לחשוב עליה צריכה להיות מועמדת לרשימת המטלות שלך.
2. שאל את עצמך כמה שאלות.
ברגע שיש לך את המועמדים הפוטנציאליים שלך לרשימת המטלות, אתגר את כל אחד מהם בכמה שאלות. ראשית שאל, 'האם משימה זו תעזור לי להגשים את מטרותיי ולתרום לחזון ההצלחה שלי?' אם התשובה היא לא, עקוב אחר השאלה: 'האם אני או מישהו אחר יסבול מתוצאות שליליות משמעותיות אם משימה זו לא תסתיים?' 'האם משימה זו דחופה או חשובה?' אם גם התשובה לשתי השאלות האחרונות הללו היא לא, משימה זו צריכה להיכנס לרשימת המטלות שלך.
אם משהו נראה דחוף או חשוב או שיכול להיות לו השלכות שליליות אם הוא יבוטל, שאל את עצמך את זה: 'האם אני צריך להיות זה שיעשה את המשימה הזו? או שאוכל לתת אותו למישהו אחר על ידי האצלתו או מיקור חוץ? ' אם יש דרך לתת משימה זו למישהו אחר, היא צריכה להיכנס לרשימת המטלות שלך.
3. הכן כמה תשובות.
כל העניין של רשימת המטלות הוא כך שתהיו מוכנים ותוכלו לומר במהירות לא למשימות שאינן תואמות את יעדיכם לטווח הארוך ואינן צריכות להיעשות על ידכם. כאשר משימות חדשות מתווספות לרשימת המטלות שלך, כדאי להיות מוכן עם כמה תשובות מהירות למקרה שמישהו (כולל עצמך) יבקש ממך לעשות משהו שאינו מתאים למשימה שלך.
מאמן החיים בלייז קוס מציע למעשה מכין טקסט של boilerplate שתוכל לתפוס במהירות ולשחרר לדוא'ל אם אתה רוצה לדחות בנימוס בקשה שתעשה משהו. ייתכן שתרצה גם לכתוב סקריפטים שבהם אתה יכול להשתמש באופן אישי או בטלפון ולהעלות כמה דברים שאתה צריך להיות מוכן לספר לעצמך בכל פעם שמשימה לא חיונית מרימה את ראשה המכוער.
4. חזור על הפעולה.
כשאתה מוזמן לקחת על עצמך משימות חדשות, או כשאתה מעלה רעיונות חדשים שאתה מעוניין להמשיך בהם, בדוק כל אחד מהם מול השאלות שלמעלה. האם הוא עומד בקריטריונים המחמירים מאוד שיש להציב ברשימת המטלות שלך, או שהוא שייך לרשימת המטלות שלך? היו ערניים לגבי הגנת הזמן והאנרגיה שלכם והשתמשו בפלטה או בתסריט שלכם בכדי לדחות משימות לפי הצורך.
בדוק את רשימת המטלות שלך מעת לעת - לפחות פעם ברבעון, מציע קוס. כשתתמקד בזה, כדאי לך להוסיף פריטים נוספים לרשימה. מי יודע? אולי מתישהו רשימת המטלות שלך תהיה ארוכה יותר מרשימת המטלות שלך.
