עצם הפעלת אפליקציית הדוא'ל שלך גורמת לכתפיים שלך להתפס. וההתרגשות לקראת אותה חופשה מתקרבת נובעת מהמחשבה להתקבל בברכה הביתה על ידי אלפי מיילים שלא נענו.
אם קריאה ותגובה להודעות דוא'ל מותירות אתכם מותשים ומדוכאים, הגיע הזמן תשיג את תיבת הדואר הנכנס שלך .
זה לא עובד
אם אתה כמו רוב האנשים, לחץ על הודעות ספציפיות כדי לראות מה קורה. לפעמים אתה עונה. לפעמים אתה מסמן משהו כנקרא. הודעות אחרות שקראתם נסגרות, אולי 'מככבות' אותן בכוונה לחזור אליהן בהמשך.
זה לא עובד מכיוון שכמעט אף פעם לא יוצא לך לחזור אליהם. בינתיים מגיעים אימיילים חדשים שדוחפים את המבוגרים עמוק יותר ברשימה ... ומתרחקים מהתודעה שלך.
כאשר תיבת הדואר הנכנס שלך מסתבכת ונתקעת מלאה, כך גם דעתך. וכל אותם הודעות דוא'ל לא מטופלות מנדנדות לכם בראש כמו חרב הדמוקלס.
לא פלא שאי אפשר להתמקד. לא פלא שהמסרים נופלים דרך הסדקים. לא פלא שאתה לחוץ.
שנה את הדרך בה אתה חושב על תיבת הדואר הנכנס שלך
לשתי שינויי פרדיגמה פשוטים יכולה להיות השפעה טקטונית על תיבת הדואר הנכנס שלך:
שינוי פרדיגמה מספר 1: דוא'ל לא אמור להישאר בתיבת הדואר הנכנס שלך.
חשוב על תיבת הדואר הנכנס שלך כאל דלפק המטבח שלך ועל תיבת דואר נכנס מלאה במסרים חדשים כשקית מצרכים גדולה. לא היית משאיר את המצרכים האלה על השיש, נכון?
לא, היית מכניסה את המתכלים למקרר, את השימורים בארון, את הסוכר והקמח במזווה. קלטת את הרעיון.
אז למה אתה משאיר את כל אותם מיילים בתיבת הדואר הנכנס שלך? שים אותם משם!
שינוי פרדיגמה מס '2. עדיף לחפש מאשר למיין.
פעם היית צריך למיין כל דוא'ל למבנה תיקיות מורכב כלשהו. אבל הימים האלה חלפו מזמן.
הדרך הטובה ביותר 'להרחיק' דוא'ל בימינו היא, ברגע שהתמודדת עם זה, העבר אותו לארכיון.
בן כמה ג'ייק וובר יוטיובר
עכשיו, אל דאגה, ההודעה לא נעלמה. תוכל למצוא אותו מתי שתרצה באמצעות פונקציית החיפוש של אפליקציית הדוא'ל.
העבירו את משמרות הפרדיגמה הללו לעבודה
כיצד מיישמים את הפרדיגמות היסודיות הללו? אני אוהב לשאול מסגרת שחברי ארי מייזל מתאר בספרו, פחות עשייה, יותר חיים .
בכל פעם שאתה יושב לבדוק את הודעות הדוא'ל שלך, אתה צריך לעשות משהו לגבי כל דוא'ל.
כהערה צדדית, כבה את הודעות הדוא'ל שלך ואל תבדוק אם יש הודעות דוא'ל חדשות כל חמש דקות. חסום, אמור 30 דקות בכל פעם ובדוק את הדוא'ל רק 2-3 פעמים ביום.
כעת כאשר אתה מסתכל על דוא'ל חדש, בצע מיד אחת מהפעולות הבאות:
תתמודד עם זה
אם זה ייקח רק 1-3 דקות, המשך להגיב לדוא'ל. ואז ארכיב אותו.
למחוק את זה
אם אין פעולה שתנקוט בהודעת הדוא'ל, היפטר ממנה על ידי העברה לארכיון. למעשה, אתה 'מוחק' את הדוא'ל מתיבת הדואר הנכנס שלך, אך עדיין תוכל למצוא אותו בהמשך אם תצטרך.
דחו את זה
כעת, אם אתה צריך להשיב להודעת דוא'ל, אך אינך יכול לעשות זאת ברגע המדויק הזה, תוכל לדחות אותה באחת מכמה דרכים:
- העבר אותו לתיקיית מטלות
- הוסף את הדוא'ל למשימות Gmail (או לתכונה דומה באפליקציית הדוא'ל שלך)
- שלח אותו בדוא'ל לחשבון Asana שלך, כדי להפוך אותו למשימה
- השתמש ב- Boomerang, תוסף בחינם, כדי לשלוח לך את הדוא'ל בחזרה בתאריך עתידי
על ידי ביצוע השלבים שלעיל, הודעות הדוא'ל שלך יפסיקו להצטבר בתיבת הדואר הנכנס שלך.
לאן ללכת מכאן
מעתה, פעל לפי כל פיסת הדוא'ל כדי להסיר אותה מתיבת הדואר הנכנס שלך: התמודד איתה, מחק אותה (העבר אותה לארכיון) או דחה אותה. לא משנה מה שתעשה עם הודעות הדוא'ל החדשות שלך, אל תתן להם לשבת בתיבת הדואר הנכנס שלך!
ומה עם צבר המיילים בתיבת הדואר הנכנס שלך?
בחר סף או תקופה שבה אימיילים בגיל מסוים פשוט אינם חשובים יותר. לדוגמה, קח את כל הודעות הדוא'ל מעל גיל שישה שבועות (או כל סף שתבחר), סמן אותם כנקראו, וארכיב אותם.
להודעות האימייל שנותרו, הרחק אותן אחת ולתמיד.
זה עשוי לארוך מספר שעות, אבל לפני שאתה יודע את זה, השגת את תיבת דואר נכנס אפס.
תיבת הדואר הנכנס שלך - כמו גם המוח שלך - הפכו לא מסודרות. אתה יכול לנשום בקלות עכשיו וליהנות מדוא'ל שוב.
