סקר, אחרי סקר, אחרי הסקר מסכים - פגישות הן בזבוז זמן נורא וכולם שונאים אותן.
אבל אם כל נפש חיה במשרד שלך נאנחת כשנכנסת הזמנה לפגישה חדשה, מדוע אתה עדיין מבלה חלק נכבד משבועך בישיבה בחדרי ישיבות?
בן כמה ג'יימס סטרקס
חלק מהתשובה הוא ככל הנראה נוהלי פגישות לא יעילים. ניתן להקל על חלק מהבעיות על ידי למידה לנהל פגישה מהירה ופורה. אבל חלק מההתכנסויות הללו אינן ניתנות לתיקון ופשוט לא אמורות לקרות - לפחות בשבילך.
לא ניתן לתקן סוג אחר של פגישות עם לוגיסטיקה טובה יותר. הם פשוט צריכים להיפטר מלוח הזמנים שלך. שם נקלעת לסיבה גדולה נוספת להתמדה בפגישה עם נפיחות - קשה לומר להם לא. אם ההזמנה היא מהבוס שלך, אתה לא רוצה להעליב את תועלת ההתכנסות. הדבר תקף לגבי עמית ולקוחות יכולים להיות הקשים ביותר להרחיק את כולם.
אבל אל תתייאש, אפשר לצאת בנימוס מהפגישות בלי לפגוע באף אחד או להיראות עצלן. ב- HBR לאחרונה הציעה ליאן דייבי, מייסדת שותפה של 3COze הצעות ספציפיות המבוססות על נושאי פגישה נפוצים .
1. כשאתה לא מוכן לפגישה
לא בגלל שאתה עצלן, כמובן, אלא בגלל שהצוות לא הספיק לחקור, לחשוב, להכין וכו 'בנושאים עליהם יש לדון. במקרה זה, דייבי מציע לנסות לדחות את ההתכנסות באמצעות שפה כמו: 'זה נושא מעניין. בהתבסס על סדר העדיפויות של השנה הנוכחית שלנו, אני לא בטוח שאנחנו עדיין מוכנים לשיחה פורייה. האם ניתן יהיה לדחוף את הפגישה הזו לאחור ולתת לקבוצת העבודה להתקדם עוד קצת לפני שניפגש? '
2. כשצריך אנשים חסרים
לפעמים אתה יכול לזהות פגישה מבזבזת זמן במרחק של קילומטר משם. לדוגמה, כאשר כל הגורמים הרלוונטיים לצורך קבלת ההחלטה לא יהיו נוכחים, אתה יודע שבהחלט לא תצא עם פריטי פעולה בידיים.
הדגיש את הנושא בפני המזמין באומרו דבר כזה: 'אני מצפה לקבל החלטות בנושא זה. מההזמנה לפגישה זה לא נראה כאילו הייצור [או מי] מעורב. הייתי רוצה לחכות עד שמישהו מהפקה יהיה מוכן להצטרף. אחרת לא נוכל לקבל החלטות. '
3. כשאתה האדם הלא נכון לתרום
לפעמים הבעיה אינה דבר שטבוע בפגישה המתוכננת - זה אתה. אתה פשוט לא יודע מספיק או לא מעורב בנושא בצורה הנכונה לתרום בצורה מועילה. דייבי מציע את התסריט לדוגמה הזה למצבים הבאים: 'מחמיא לי שאתה מעוניין בקלט שלי. אני לא מאמין שאני הכי מוכשר בנושא זה. עשיתי קצת חפירות ונראה שלפט יש את ההקשר הדרוש. האם יהיה לך נוח להזמין את פאט ולא אותי? ' (מצטער, פט.)
לחלופין, אתה יכול לבעוט באחריות לטפל בכפוף או כלפי הבוס שלך. בפוסט השלם , דייבי מציע שפה מוצעת גם למקרים אלה.
4. כשהתזמון לא מאוד נוח
במקרים אחרים, הפגישה מסודרת היטב ותוכלו לתרום, אך עיתוי הפגישה פשוט מחריד עבור הפרודוקטיביות שלכם. אתה תקוע? לא, אומר דייבי, שמציע לך לבטל את הסכמתך אבל 'קח כמה דקות כדי לאסוף כמה פתקים ולתדרך את הכיסא או משתתף מתאים'.
בתגובה להזמנה היא מציעה את השפה המוצעת: 'זה הולך להיות דיון חשוב. אני לא מסוגל להשתתף, אבל אמצא קצת זמן לחלוק את מחשבותיי כדי שתוכל לכלול אותן בדיון. '
שווי נטו loretta devine 2015
5. כשרוב הפגישה אינה רלוונטית עבורך
מה דעתך כשרק אחד מתוך חמישה או עשרה פריטי סדר יום בפגישה הקרובה רלוונטי עבורך? לא סתם לשבת שם לסובב את האגודלים לאורך 80 אחוז מהדיון, מייעץ דייבי. במקום זאת, הבהיר כי תתחיל לצאת מוקדם על ידי מענה להזמנה דבר כזה: 'האם ניתן יהיה לכסות את הדיון על מיתוג מחדש כסעיף האג'נדה הראשון? אני לא יכול להישאר במשך כל הפגישה אבל אני מאוד רוצה לתרום לפגישה הזו. '
כמובן שאומרים לא לא רק קשה כשמדובר בפגישות. סביר להניח שתיתקל באותה בעיה של בקשות שלא הוגשו או שלא הועברו לא נכון גם בתחומים אחרים בחיי העבודה שלך. למרבה המזל, יש עצות טובות באותה מידה על הדרך המדויקת לומר יפה גם לשאלות במשרד משותף אחר.
