עיקרי עוֹפֶרֶת 5 טיפים לקביעת פגישות המכבדות את זמנם של כולם

5 טיפים לקביעת פגישות המכבדות את זמנם של כולם

'יותר מדי פגישות' ו'יותר מדי זמן מבוזבז בישיבות לא יצרניות '. כאשר חברה נאבקת במעורבות עובדים נמוכה, תמיד תמצאו אחת מהתלונות הללו בראש הרשימה.

אלה נראים כמו תלונות על פגישות, אבל באמת, אלה הצהרות על הרגשת חוסר כבוד.

בן כמה מייק נאפולי

כשמישהו אומר שהם יותר מדי פגישות, הם אומרים שהאנשים שקוראים לפגישות האלה לא שמים לב לכל העבודות החשובות האחרות שעל הצלחת שלהם. העובד הולך למפגשים רבים יותר מכפי שעומס העבודה שלהם מאפשר, ומכריח אותם לגנוב זמן מהפסקות, חופשות ומשפחות כדי שיוכלו לבצע את העבודה שעליהם להשלים כדי לקבל את משכורתם.

כשמישהו מתלונן על בזבוז זמן בפגישות * לא פרודוקטיביות ', הם אומרים שמנהלת הפגישה לא כיבדה את הצוות מספיק כדי לתכנן פגישה יצרנית. מנהיג ממהר עשוי לטעון שהם פשוט לא הספיקו להרכיב תוכנית לפגישה, מה שמחמיר אותה מכיוון שעכשיו ברור מאוד שזמנו של המנהיג הוא יקר, אך מקובל לבזבז את כולם.

ארגונים בעלי ביצועים גבוהים מנהלים את הפגישות הנכונות עם האנשים הנכונים בזמן הנכון. הם מכבדים את הזמן שעובדים משקיעים בפגישות ומוודאים שהוא משמש לשימוש פרודוקטיבי.

התחלה וסיום בזמן חשובה, כמו גם חלוקת הזמן בפגישה בצורה הוגנת. יתרה מכך, חשוב יותר, מנהיגים מתחשבים פועלים לקביעת פגישות שממזערות הפרעה לעבודה אחרת ומונעים אי-נוחות של משתתפים מיותרים.

להלן חמש דרכים לבנות כבוד לאופן שבו אתה קובע פגישות.

1. קבע פגישות בזמני מעבר טבעיים כדי למזער את זמן החלפת המשימות.

תזמון יעיל משפר את המיקוד במהלך הפגישות, מקטין את עלויות החלפת המשימות ומגדיל את זמן המיקוד היצרני לעבודה אחרת. החלפת משימות היא הזמן שלוקח להפנות את תשומת לבך ממשימה אחת לאחרת ולהתמקד מחדש. עונש זמן החלפת המשימה יכול לנקז בכל מקום בין 10 עד 50 דקות נוספות מהיום.

הפגישות התקיימו הדבר הראשון בבוקר, ממש לפני הפסקת הצהריים, ובסופו של יום מתיישרות עם זמנים שבהם העבודה כבר מופרעת באופן טבעי. זה יוצר הפרעות רק אחת, ולא שתיים, להחלפת משימות לכל פגישה.

2. קבע פגישות עם זמן מספיק להכנה.

כדי לשמור על הזמן בפגישה פרודוקטיבי וממוקד, כולם יצטרכו להגיע מוכנים. הם יצטרכו זמן לבחון את סדר היום, לקרוא דוחות כלשהם ולשקול את השאלות שהם ישאלו.

פגישות המתוכננות לפחות יומיים מראש נותנות לאנשים זמן להגיע מוכנים.

כמה גבוה היה לארי הגמן

3. השאר זמן בין פגישות למעברים.

פגישות יצרניות מתחילות בזמן, מה שהופך לבלתי אפשרי כשאנשים חסרים את הזמן הדרוש לעזוב פגישה אחת ולהגיע לפגישה הבאה.

בימים עם פגישות מרובות, קביעת פגישות לסיומן לפחות 10 דקות לפני תחילת הפגישה הבאה מבטיחה לאנשים זמן לעבור בחינניות. זה מספיק זמן לעשות טיול מהיר לשירותים ולהשיב כמה הודעות דחופות, מה שעושה הבדל עצום ביכולת המיקוד של כולם.

4. חסום מלא או חצי יום כזמן 'ללא פגישות'.

אנשים בעלי ביצועים גבוהים חוסמים באופן קבוע את הזמן לעבודה שהם רוצים לעשות. המכונה חוסם זמן, תוכלו להכפיל את ההטבה הזו בכל הקבוצה עם זמן מיקוד ייעודי ללא פגישות.

זה מאפשר לכולם לדעת שהם יכולים לסמוך על מספר שעות רצופות לביצוע עבודות פרטניות בכל שבוע, מה שמקל על התכנון, הפחתת החרדה והגברת התפוקה. זה מפתח במיוחד עבור עובדי ידע שזקוקים לחסימות גדולות של זמן ללא הפרעה כדי לעשות את העבודה הטובה ביותר שלהם ו'להיכנס לזרם '.

לדוגמה, הצוות שלנו משאיר את יום שלישי ושישי ללא פגישות.

5. הפוך את הפגישות לאופציונליות.

לבסוף, הדרך הפשוטה ביותר לכבד את זמנם של כולם היא לכבד את שיקול דעתם לגבי אופן השימוש הטוב ביותר בזמן הזה. אם הצוות שלך מרגיש שיש יותר מדי פגישות, יידע אותו שהם יכולים לבטל את הסכמתם לכל פגישה שנמצאת מיותרת בעבודתם.

ואם הם מרגישים שפגישה אינה פרודוקטיבית, אמור 'את חוק שתי הרגליים'. זה עושה את זה בסדר לעזוב פגישה בשקט כשאתה מבין שזה לא שימוש טוב בזמנך.

אם הארגון שלך מתקשה להרחיק פגישות לא פרודוקטיביות מלוח השנה, יישום רק כמה מהטיפים הללו כמדיניות ישלח מסר חזק של כבוד. כשתעבוד לתזמן פגישות שמכבדות את הזמן של כולם, תרוויח מכך שיהיו עובדים יותר מאורסים ונאמנים שיעניקו את הזמן לעבוד בשבילך.