עובדים בארה'ב מוציאים, בממוצע, כ רבע של שבוע העבודה בסירוק מאות מיילים .
למרות העובדה שאנחנו דבוקים בכפתורי התשובה שלנו, מאמנת הקריירה ברברה פאצ'ר אומרת שהרבה אנשי מקצוע עדיין לא יודעים להשתמש במייל בצורה נכונה.
בגלל נפח ההודעות העצום שאנו קוראים וכותבים, אנו עשויים להיות נוטים יותר לעשות טעויות מביכות, ולטעויות אלה עשויות להיות השלכות חמורות.
פאצ'ר מתארת את יסודות נימוסי הדוא'ל המודרניים בספרה ' יסודות הנימוס העסקי . ' דיברנו איתה ושלפנו את הכללים הכי חיוניים שאתה צריך לדעת.
ויויאן ג'יאנג ורייצ'ל שוגר תרמו לגרסאות קודמות של מאמר זה.
1. כלול שורת נושא ברורה וישירה
דוגמאות לשורת נושא טובה כוללות 'תאריך הפגישה השתנה', 'שאלה מהירה לגבי המצגת שלך' או 'הצעות להצעה'.
'אנשים מחליטים לעתים קרובות אם לפתוח דוא'ל על בסיס שורת הנושא,' אומר פאצ'ר. 'בחר אחד שיאפשר לקוראים לדעת שאתה מטפל בחששותיהם או בבעיות העסקיות שלהם.'
2. השתמש בכתובת דוא'ל מקצועית
אם אתה עובד בחברה, עליך להשתמש בכתובת הדוא'ל של החברה שלך. אבל אם אתה משתמש בחשבון דוא'ל אישי - בין אם אתה עצמאי ובין אם אתה פשוט אוהב להשתמש בו מדי פעם להתכתבויות הקשורות לעבודה - עליך להיזהר בבחירת הכתובת הזו, אומר פאצ'ר.
תמיד צריכה להיות לך כתובת דוא'ל שמעבירה את שמך כדי שהנמען יידע בדיוק מי שולח את הדוא'ל. לעולם אל תשתמש בכתובות דוא'ל (אולי שאריות מימי בית הספר שלך) שאינן מתאימות לשימוש במקום העבודה, כגון 'babygirl @ ...' או 'beerlover @ ...' - לא משנה כמה אתה אוהב לחלוט קר.
3. תחשוב פעמיים לפני שתלחץ על 'השב הכל'
אף אחד לא רוצה לקרוא מיילים של 20 אנשים שאין להם שום קשר אליהם. התעלמות מהודעות דוא'ל יכולה להיות קשה, כאשר אנשים רבים מקבלים התראות על הודעות חדשות בסמארטפונים שלהם או מסיחים הודעות קופצות על מסכי המחשב שלהם. הימנע מללחוץ על 'השב הכל' אלא אם כן אתה באמת חושב שכולם ברשימה צריכים לקבל את הדוא'ל, אומר פאצ'ר.
4. כלול חסימת חתימה
לְסַפֵּק הקורא שלך עם מידע אודותיך, מציע פאצ'ר. 'באופן כללי, זה יציין את שמך המלא, הכותרת, שם החברה ופרטי הקשר שלך, כולל מספר טלפון. אתה יכול להוסיף לעצמך קצת פרסום, אך אל תעבור על המידה באומרות או יצירות אמנות. '
השתמש באותה גופן, גודל סוג וצבע כמו שאר הדוא'ל, לדבריה.
5. השתמשו בברכות מקצועיות
אל תשתמש בביטויים נינוחים ודיבורים כמו 'היי חברים', 'יו' או 'היי אנשים'.
'האופי הרגוע של כתבינו לא אמור להשפיע על ההצדעה בדוא'ל,' היא אומרת. ' היי היא הצדעה מאוד לא רשמית ובדרך כלל אין להשתמש בה במקום העבודה. וגם לִי גם לא בסדר. להשתמש היי אוֹ שלום במקום זאת. '
היא גם ממליצה לא לקצר את שמו של מישהו. אמור 'היי מייקל', אלא אם כן אתה בטוח שהוא מעדיף להיקרא 'מייק'.
6. השתמש בסימני קריאה במשורה
אם אתה בוחר להשתמש בסימן קריאה, השתמש רק בכדי להעביר התרגשות, אומר פאצ'ר.
״אנשים לפעמים נסחפים ושמים מספר סימני קריאה בסוף המשפטים. התוצאה יכולה להיראות רגשית או בוסרית מדי ', היא כותבת. 'יש להשתמש במשורה בנקודות קריאה במשורה.'
7. היו זהירים בהומור
הומור יכול ללכת לאיבוד בקלות בתרגום ללא הטון הנכון או הבעות הפנים. בהחלפה מקצועית עדיף להשאיר הומור מחוץ לאימיילים אלא אם כן אתה מכיר היטב את הנמען. כמו כן, משהו שנראה לכם מצחיק אולי לא יצחיק מישהו אחר.
פאצ'ר אומר: 'משהו שנתפס כמצחיק כשמדברים עלול להיתקל אחרת מאוד כשכותבים אותו. כשאתה בספק, עזוב את זה. '
8. דע שאנשים מתרבויות שונות מדברים וכותבים אחרת
תקשורת לא נכונה יכולה להתרחש בקלות בגלל הבדלים תרבותיים , במיוחד בצורת הכתיבה כשאיננו יכולים לראות את שפת הגוף של זה. התאם את המסר שלך לרקע התרבותי של המקלט או עד כמה אתה מכיר אותם.
כלל טוב שיש לזכור, אומר פאצ'ר, הוא שתרבויות בהקשר גבוה (יפניות, ערביות או סיניות) רוצות להכיר אותך לפני שעושות איתך עסקים. לכן, זה יכול להיות מקובל שמקורבים עסקיים ממדינות אלה יהיו אישיים יותר בכתביהם. מצד שני, אנשים מתרבויות בהקשר נמוך (גרמני, אמריקאי או סקנדינבי) מעדיפים להגיע לעניין במהירות רבה.
9. השב להודעות הדוא'ל שלך - גם אם הדוא'ל לא היה מיועד עבורך
קשה לענות לכל הודעת דואר אלקטרוני שנשלחה אליך אי פעם, אך עליך לנסות, אומר פאצ'ר. זה כולל כאשר הדוא'ל נשלח אליך בטעות, במיוחד אם השולח מצפה לתשובה. תשובה אינה הכרחית אך משמשת כללי נימוס טובים בדוא'ל, במיוחד אם אדם זה עובד באותה חברה או תעשייה כמוך.
הנה תשובה לדוגמא: 'אני יודע שאתה מאוד עסוק, אבל אני לא חושב שהתכוונת לשלוח לי את הדוא'ל הזה. ורציתי להודיע לך כדי שתוכל לשלוח אותו לאדם הנכון. '
10. הוסף את כתובת הדוא'ל אחרונה
'אתה לא רוצה לשלוח דוא'ל בטעות לפני שתסיים לכתוב את ההודעה,' אומר פאצ'ר. 'גם כאשר אתה עונה להודעה, זהירות טובה למחוק את כתובת הנמען ולהכניס אותה רק כאשר אתה בטוח שההודעה מוכנה לשליחה.'
11. הגה הגהה על כל הודעה
מקבלי הדוא'ל שלך לא יבחינו בשגיאות שלך. 'ובהתאם למקבל, אתה עשוי להישפט אם אתה מייצר אותם,' אומר פאצ'ר.
שווי נקי של ננסי מקאון 2015
אל תסמוך על בדיקת איות. קרא וקרא מחדש את הדוא'ל שלך כמה פעמים, רצוי בקול רם לפני שתשלח אותו.
'מפקח אחד התכוון לכתוב' מצטער על אי הנוחות ', אומר פאצ'ר. 'אבל הוא הסתמך על בדיקת האיות שלו ובסופו של דבר כתב 'מצטער על בריחת השתן'.'
12. בדוק שוב שבחרת את הנמען הנכון
פאצ'ר אומר לשים לב בזהירות בעת הקלדת שם מפנקס הכתובות בשורת 'אל' של הדוא'ל. 'קל לבחור את השם הלא נכון, שיכול להיות מביך עבורך ועבור האדם שמקבל את הדוא'ל בטעות. '
13. שמור על הגופנים שלך קלאסיים
ל- Purple Comic Sans יש זמן ומקום (אולי?), אך לצורך התכתבויות עסקיות, שמרו על גופנים, צבעים וגדלים קלאסיים.
הכלל הקרדינלי: האימיילים שלך צריכים להיות קלים לאנשים אחרים לקריאה.
'באופן כללי, עדיף להשתמש בסוג של 10 או 12 נקודות ובגופן קל לקריאה כמו Arial, Calibri או Times New Roman', ממליץ פאצ'ר. באשר לצבע, שחור הוא הבחירה הבטוחה ביותר.
14. אל תקצר את שם הנמענים אלא אם ביקשו ממך
' שמי ברברה. אני לא אוהבת לקבל הודעות דוא'ל המכונות 'היי ברב', היא אומרת ל- Business Insider. 'הדבר נכון גם לשימוש בכינויים. אל תקרא לי ברבי! '
אלא אם כן האדם אמר לך שהוא מעדיף כינוי, אל תיקח על עצמך להשתמש בכזה. יתכן שאתה פשוט מנסה להיות ידידותי או לא רשמי, אבל זה לא הולם ויכול להיכנס מתחת לעור הנמען.
15. ודא שאתה מאיית נכון את שם הנמענים
'אם אתה פוגע במישהו בברכה, ייתכן שהאדם לא יקרא עוד,' היא אומרת.
היה מכבד ואיית נכון את שם הנמען. ״אנשים רבים נעלבים אם שמם לא נכון. בדוק אם האיות הנכון נמצא בחסימת החתימה של האדם. אתה יכול גם לבדוק את כתובת הדוא'ל שלהם. לעתים קרובות, שמות המשפחה והמשפחה של אנשים נמצאים בכתובות שלהם. '
אם אתה שולח דוא'ל ללקוח פוטנציאלי, הם עשויים להניח שאתה מקדיש תשומת לב מועטה לפרטים, או שאתה עסוק או מוסחת מכדי לזכות בשמו, וזה לא המסר שאתה רוצה לשלוח.
16. עקוב אחר הטון שלך
בדיוק כמו שבדיחות הולכות לאיבוד בתרגום, קל לטעות בטון בלי ההקשר שתקבל מרמזים קוליים והבעות פנים. לפיכך, קל לצאת לפתאומיות יותר שאולי התכוונת. התכוונת ל'ישירה '; הם קראו 'כועסים ועצורים'.
כדי למנוע אי הבנות, פאצ'ר ממליץ לך לקרוא את ההודעה שלך בקול רם לפני שתלחץ בשליחה. 'אם זה נשמע לך קשה, זה יישמע קשה לקורא,' היא אומרת.
לקבלת התוצאות הטובות ביותר, הימנע משימוש במילים שליליות באופן חד משמעי ('כישלון', 'לא נכון' או 'מוזנח'), ואמר תמיד 'בבקשה' ו'תודה '.
17. שום דבר אינו חסוי - אז כתוב בהתאם
זכרו תמיד את מה שככל הנראה שכח מנהל ה- CIA לשעבר דייוויד פטראוס, מזהיר פאצ'ר: כֹּל הודעה אלקטרונית משאירה עקבות.
'קו מנחה בסיסי הוא להניח שאחרים יראו את מה שאתה כותב', היא אומרת, 'אז אל תכתוב שום דבר שלא היית רוצה שכולם יראו.' פרשנות ליברלית יותר: אל תכתוב שום דבר שיהיה לך הורס או פוגע באחרים. אחרי הכל, קל להפליא לשלוח דוא'ל ועדיף להיות בטוחים מאשר להצטער.
זֶה כַּתָבָה הופיע לראשונה ב Insider Insider .
